Découvrez comment évaluer l’utilisation, communiquer les modifications et résoudre les problèmes potentiels de stockage dans Google Workspace, avant qu’il n’y ait un problème.

Logos dessinés de l'icône de stockage Google Drive et Drive (à gauche), avec une grande boîte (remplie de rouge vif) avec un lettrage en bloc blanc avec le mot

Image: Andy Wolber / TechRepublic

Lorsque vous atteignez votre limite de stockage Google Workspace, votre capacité à stocker plus de choses s’arrête – Google Drive ne vous permet pas de télécharger des fichiers. Vous ne pouvez pas créer et collaborer sur de nouveaux Docs, Sheets ou Slides. Aucune autre image n’est sauvegardée sur Google Photos et Gmail ne vous permettra pas d’envoyer ou de recevoir des éléments.

Si vous êtes un administrateur Google Workspace, vous pouvez suivre les étapes suivantes pour identifier les problèmes de stockage potentiels, ainsi que pour communiquer les modifications récentes et à venir des règles de stockage Google aux membres de votre organisation.

VOIR: Google Sheets: trucs et astuces (Téléchargement TechRepublic)

1. Vérifiez l’état du stockage

Tout d’abord, connectez-vous au Console d’administration pour consulter l’état actuel du stockage de votre organisation.

Vérifiez le stockage global utilisé par les applications avec Rapport de la console d’administration. Ce rapport affiche le stockage total utilisé par Gmail, Drive, Photos et Shared Drive. Cela vous permet de savoir si le stockage dans l’une de ces quatre applications peut mériter un examen plus approfondi.

Ensuite, vérifiez stockage de compte individuel. Vous pouvez sélectionner le sprocket sur le côté droit du rapport pour gérer les colonnes pour afficher le stockage Gmail utilisé, le stockage Drive utilisé, le stockage des photos utilisé et / ou le stockage total utilisé. Cela vous permet de comprendre la zone de stockage à prioriser pour chaque compte individuel.

2. Communiquer les changements

Vous voudrez vous assurer que les membres de votre organisation sont informés des modifications apportées aux politiques de stockage de Google. Par exemple, voici un exemple de texte que vous pourriez envoyer à votre équipe:

“Google a annoncé plusieurs changements qui affectent le stockage.

ÉLIMINATION AUTOMATIQUE DES DÉCHETS

Les éléments de la corbeille seront automatiquement supprimés après 30 jours de Drive, de la même manière que Gmail supprime automatiquement les éléments du dossier Spam. Pour plus de détails, consultez Message de Google sur la suppression de la corbeille Drive.

NOMBRE DE DOCUMENTS

Le 1er juin 2021, tous les nouveaux fichiers Google Docs, Sheets, Slides, Drawings, Forms et Jamboard seront comptabilisés dans les limites de stockage.

NOMBRE DE PHOTOS ET VIDÉOS

À partir du 1er juin 2021 également, toutes les nouvelles photos et vidéos téléchargées sur Google Photos ou Google Drive seront comptabilisées dans les limites de stockage, quels que soient les paramètres de stockage de qualité d’image. Pour plus de détails, consultez Message de Google sur le stockage.

Notre plan comprend [***insert your organization’s storage limit here***] de stockage pour chaque personne.

Vous pouvez vérifier la quantité de stockage que vous avez utilisée sur Google Drive, Gmail et Google Photos à l’adresse https://drive.google.com/settings/storage. “

Si vous avez identifié des problèmes généraux à la première étape (par exemple, une utilisation importante du stockage Drive), vous pouvez également identifier ces problèmes potentiels dans votre communication. Bien sûr, si vous ne prévoyez aucun problème de stockage, vous pouvez également le mentionner au début de votre message.

3. Alerter les comptes qui approchent des limites de stockage

Indiquez séparément toutes les personnes de votre organisation qui sont proches des limites de stockage. Vous pouvez le faire en deux phases, pour leur laisser le temps de résoudre les problèmes.

Première communication:

“Vous êtes proche de la limite de stockage de votre compte Google Workspace.

Aller à https://drive.google.com/settings/storage pour un résumé du stockage utilisé sur Google Drive, Gmail et Google Photos. Veuillez prendre quelques instants pour examiner ceci.

Vous pouvez rechercher des pièces jointes volumineuses dans Gmail (par exemple, des éléments de 10 Mo ou plus: https://mail.google.com/mail/u/0/#search/size%3A10MB) ou recherchez des éléments volumineux sur Drive (https://drive.google.com/drive/quota).

Si vous le souhaitez, je serai ravi de planifier une session Google Meet pour vous aider à résoudre ce problème. “

Deuxième communication, si adressée:

“Votre compte est maintenant bien en dessous de nos limites de stockage Workspace. Merci!”

Sinon, envoyez une invitation Google Agenda avec un lien Google Meet:

“Rencontrons-nous pour découvrir la meilleure façon de résoudre le problème de stockage de votre compte.”

4. Exportez et / ou supprimez les données dont vous n’avez plus besoin

Remarque: Il est important de vous assurer d’exporter les données avant de les supprimer, sauf si vous êtes certain qu’elles ne sont plus nécessaires.

Accédez à Google Takeout (https://takeout.google.com) pour exporter les données d’un compte Google Workspace afin de les conserver pour référence future, soit sur un autre service de stockage, soit sur un stockage hors connexion, tel qu’un lecteur externe. Check-out Comment utiliser Takeout pour télécharger une archive de diverses données de compte Google pour plus de détails. Takeout vous permet de spécifier les applications et les données que vous souhaitez exporter. Par exemple, vous pouvez sélectionner des dossiers Drive, des albums photo ou des catégories Gmail spécifiques à exporter. Remarque: un administrateur doit activer Takeout pour les personnes de l’organisation.

Suivez les liens pour trouver pièces jointes volumineuses dans Gmail et fichiers volumineux sur Drive. Pour identifier Gmail dont vous n’avez plus besoin, vous pouvez rechercher et trier Gmail par expéditeur, sujet, date et taille, entre autres critères. Voir mon article, Comment trier et supprimer des ensembles de messages Gmail: 4 étapes, qui vous guide tout au long du processus de recherche, de sélection, puis de déplacement des éléments vers la corbeille Gmail.

Actuellement, il n’existe pas de moyen simple de trier les vidéos et les images dans Google Photos par taille pour les comptes Workspace. Les comptes consommateurs peuvent utiliser le Outil de gestion du stockage Google One pour identifier de grandes photos, entre autres options. Vous pourriez rechercher “Vidéos“ou pour des formats de fichiers vidéo spécifiques (par exemple, .MOV, .MP4), ou recherchez des emplacements spécifiques, si vous savez que vous n’avez pas besoin d’images d’un endroit particulier. Pour l’instant, cependant, les personnes disposant d’un compte Workspace peuvent souhaiter:

  1. Rechercher manuellement des vidéos et des images;
  2. Déplacer les éléments dont vous n’avez plus besoin dans un nouvel album;
  3. Exportez l’album avec Takeout; et
  4. Supprimez les éléments de cet album.

5. Ajouter du stockage

Si vous constatez que vous avez besoin de stockage au-delà de ce que votre plan Google Workspace actuel vous permet, vous pouvez mettre à niveau ou ajouter du stockage tiers, les deux options entraînant des frais. La mise à niveau vers un plan Workspace avec plus de stockage par utilisateur peut être le moyen le plus simple d’obtenir plus d’espace de stockage: Business Starter offre 30 Go, Business Standard offre 2 To, Business Plus offre 5 To et les plans Entreprise offrent encore plus. Cependant, certaines personnes peuvent préférer s’abonner à un stockage tiers, tel que Boîte, qui s’intègre raisonnablement bien aux applications Google Workspace.

Quelle est votre approche?

Si vous êtes un administrateur Google Workspace, comment communiquez-vous les modifications apportées aux règles de stockage de Google aux membres de votre organisation? Trouvez-vous les changements utiles, tolérables ou inacceptables? Quelles mesures avez-vous prises pour évaluer et gérer le stockage de l’espace de travail pour votre organisation? Faites-moi savoir ce que vous pensez de ces changements, soit dans les commentaires ci-dessous, soit sur Twitter (@awolber).

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