«Je suis dévasté», déclare Mike Walker, directeur général de MGN Events.

La société est passée de la génération de millions de livres de revenus à près de zéro en quelques semaines, en raison des verrouillages.

« Plus de 10 ans de travail acharné pour construire l’entreprise à partir de rien, réinvestir chaque année pour la croissance, emportés cruellement en l’espace de quelques semaines, sans aucune précision sur le moment où l’industrie pourra reprendre », déclare M. Walker.

Des milliers d’autres dans l’industrie de l’événementiel seront confrontés à la même incertitude. La pandémie a complètement détruit un énorme secteur et de nombreuses entreprises ont du mal à survivre. Selon un rapport de 2018, les événements commerciaux représentent à eux seuls une industrie de 1,5 billion de dollars (1,2 milliard de livres sterling) dans le monde.

C’est sans tenir compte du grand nombre d’événements, d’expositions, d’expériences et de mariages destinés aux consommateurs.

Tous ces événements dépendent de la présence de personnes en personne, ce qui n’est actuellement pas possible avec certaines salles fermées ou à capacité réduite, et avec des restrictions de voyage en place – sans parler des diverses autres mesures de sécurité requises sur le site lui-même.

«Même si vous organisez un événement dans une salle plus grande, si vous avez des délégués qui arrivent et séjournent à l’hôtel, et qu’une personne testée positive pour Covid-19, vous recevrez un appel de l’hôtel vous disant qu’ils va devoir nettoyer la salle en profondeur et la fermer », explique Steve Parrott, co-fondateur d’Alternative Events.

La lecture multimédia n’est pas prise en charge sur votre appareil

Ce type de scénario est la raison pour laquelle les entreprises sont obligées de considérer la technologie comme une alternative, les événements virtuels devenant la norme tout au long du verrouillage.

La plupart des entreprises se sont tournées vers une technologie qui est devenue familière à de nombreuses personnes – les logiciels de visioconférence de Zoom ou de MS Teams.

Cependant, ces technologies existaient avant la pandémie et, bien qu’elles offrent une alternative, elles n’offrent pas le même niveau d’engagement que les événements physiques.

«La plupart des plates-formes de conférences virtuelles sont conçues par des fournisseurs tiers qui n’organisent pas d’événements», déclare Paddy Cosgrave, cofondateur de Web Summit, l’une des plus grandes conférences technologiques au monde.

Comme les outils de visioconférence ont été conçus pour le marché de masse, plutôt que pour des industries spécifiques, les organisateurs d’événements et les sponsors se bousculent pour trouver une alternative.

Une option, reprise par The Moodie Davitt Report et la société de marketing et de design FILTR, a été de regrouper les produits existants en un seul système.

«Nous avons examiné les logiciels qui existent dans l’industrie et nous ne pensions pas qu’aucun d’entre eux serait suffisant pour attirer les marques que nous devions attirer», déclare Martin Moodie, fondateur de The Moodie Davitt Report, une publication consacrée aux voyages. la vente au détail.

En utilisant un logiciel existant, il crée une version virtuelle d’un événement physique – permettant aux gens de se promener et de voir les différents stands et de communiquer avec les marques en parlant aux gens dans un format de chat, le tout depuis leur ordinateur portable.

La société intègre cela avec des capacités de conférence Web et un logiciel de planification de réunions.

Mais pour certaines des plus grandes conférences, même l’intégration de ces produits ne suffit pas nécessairement. Le Consumer Electronics Show (CES), qui accueille chaque année 170 000 délégués à Las Vegas, poursuit son événement 2021 en janvier.

Jean Foster, vice-président senior du marketing et des communications à la Consumer Trade Association, qui gère l’événement, a déclaré que l’organisation crée sa propre plate-forme numérique pour le CES car elle s’attend à ce que le taux de participation soit inférieur en raison du virus, et il passe donc à une offre hybride.

« Nous travaillons sur ce à quoi cette plate-forme va ressembler … il n’y a rien de standard de l’échelle et des capacités dont nous avons besoin », a déclaré Mme Foster.

Web Summit a également créé une plate-forme à partir de zéro. M. Cosgrave dit que pour la plupart des événements commerciaux, le réseautage est la principale raison pour laquelle les gens y participent. Il est également essentiel au succès d’un événement, car les sponsors peuvent communiquer directement avec leur public cible.

L’équipe de M. Cosgrave avait déjà travaillé à essayer de créer un hasard dans l’événement physique du Web Summit, en installant des personnes à côté d’autres personnes susceptibles d’avoir des intérêts communs. Maintenant que l’événement, qui se tiendra à Lisbonne en décembre, sera au moins en partie en ligne, son équipe a travaillé pour permettre à ce hasard de se répandre également dans un environnement en ligne.

La société prend des informations, avec son consentement, sur les réseaux sociaux et les annuaires téléphoniques des délégués pour créer un algorithme qui associe les gens avec d’autres personnes qu’ils trouveraient probablement intéressants ou dont ils souhaiteraient discuter.

«Les délégués verront les personnes qui leur sont recommandées, tandis que d’autres les verront d’une manière très personnalisée», dit-il.

« Sur la plate-forme, ils peuvent passer des appels vidéo en tête-à-tête les uns avec les autres, ils peuvent passer des appels de groupe les uns avec les autres, ou vous pouvez démarrer un chat vidéo de groupe et inviter des personnes, ou rejoindre des questions-réponses avec des orateurs, par exemple. »

Certaines entreprises technologiques voient une lacune sur le marché pour permettre aux participants d’avoir plus de contrôle pendant un événement.

Box Bear Digital fournit des casques de réalité virtuelle (VR) aux clients qui peuvent ensuite les distribuer aux délégués. Les casques doivent être retournés une fois la conférence terminée.

Pendant la conférence VR, les participants sont représentés par leurs propres avatars réels. Les utilisateurs peuvent prendre des notes sur des diapositives, obtenir certaines citations transcrites et envoyées par courrier électronique, zoomer, modifier leur point de vue et interagir avec des éléments virtuels.

«La principale différence est d’être complètement immergé et engagé, il n’y a pas d’échappatoire dès que vous mettez le casque», déclare Graham Addison, directeur marketing mondial de la société pharmaceutique AstraZeneca, qui a testé la technologie.

La valeur ajoutée apportée aux organisateurs, selon Box Bear Digital, est qu’ils ont une meilleure idée de ce que le public fait, car la technologie peut suivre si la personne secoue la tête ou lève la main pour poser une question.

Généralement, les organisateurs d’événements ne supportent pas le même montant de revenus dans une alternative virtuelle. Cependant, la tenue d’événements virtuels présente de nombreux avantages.

Plus de technologie d’entreprise

Les événements virtuels sont beaucoup moins chers à organiser, et à une époque où les entreprises sont plus conscientes de l’environnement, elles offrent une alternative durable au transport de personnes du monde entier. En outre, ils donnent aux organisateurs la possibilité d’amener des téléspectateurs du monde entier, sur différents fuseaux horaires, à se brancher et potentiellement d’attirer de meilleurs orateurs pour l’événement, car ils n’ont pas besoin de voyager.

Il y a également plus de possibilités de mesurer les résultats.

«Nous pouvons constamment dire à ces personnes qui organisent l’événement combien de personnes ont été engagées, combien de visiteurs elles ont eu, combien de personnes ont téléchargé leur contenu – vous ne pouvez pas mesurer cela de la même manière pour un événement physique», explique M. Walker.

Malgré cela, de nombreux organisateurs d’événements ne peuvent voir l’utilisation de ces événements virtuels que comme une lacune ou comme partie d’un événement hybride global à l’avenir. C’est peut-être pour cette raison que Microsoft et Zoom n’ont pas évolué rapidement pour fournir de nouvelles fonctionnalités à leurs plates-formes.

«Quatre mois après le verrouillage, pourquoi n’y a-t-il rien de nouveau sur le marché? [events] cela ne vaut pas la peine d’investir parce que même s’ils feront partie du mix, ils ne seront pas la partie principale de l’événement, car les gens pensent que nous allons bientôt revenir à la normale « , a déclaré M. Parrott.