Écrit par Alexander Milner-Smith, Lee Ramsay; Lewis Silkin

Compte tenu du rythme des changements et des opportunités potentielles que présente cette nouvelle technologie, quels sont les problèmes de confidentialité en milieu de travail que les employeurs devraient garder à l’esprit ?

Alors que l’IA fait la une des journaux, le métaverse et ses expériences immersives commencent à être utilisés par les grandes marques. Alors que pour certains, le métaverse semble futuriste, il suffit de penser à l’adoption rapide des technologies vidéo lors des récents blocages ou à l’explosion de ChatGPT et d’autres outils d’IA pour voir à quelle vitesse les nouvelles technologies peuvent devenir courantes. Compte tenu du rythme des changements et des opportunités potentielles que présente cette nouvelle technologie, quels sont les problèmes de confidentialité en milieu de travail que les employeurs devraient garder à l’esprit ?

Principaux problèmes de données et de confidentialité

Comme pour toutes les nouvelles technologies, il y a des problèmes et des risques émergents.

Dans un contexte de confidentialité en milieu de travail, les employeurs devront tenir compte :

• Quelles données sont collectées ?
• Est-ce que les données personnel données?
• L’avatar d’un employé est-il une donnée personnelle ?
• De nouveaux types de données sont-ils collectés ? Qu’en est-il des données empathiques issues de la technologie portable, telles que la fréquence cardiaque, l’intonation de la voix et les données de dilatation de la pupille ?
• Quelles données la technologie peut-elle collecter ? Toutes ces données seront-elles collectées ?
• Trop de données sont-elles collectées ?
• Comment l’employeur accédera-t-il à ces données et à quoi serviront-elles ?
• Des déductions sont-elles tirées de ces données ? Cette utilisation est-elle intrusive ou déloyale ?
• Les données sont-elles stockées ? Si oui, où et pour combien de temps ?
• Quelles mesures de sécurité sont en place pour garantir la sécurité des données personnelles et des données personnelles potentiellement sensibles ?
• Quel avis de confidentialité sera utilisé pour couvrir le métaverse ? Serait-il considéré comme transparent par un régulateur ?

Ceci n’est qu’une sélection, et c’est certainement une longue liste. Mais les employeurs peuvent être rassurés par le fait que bon nombre de ces problèmes peuvent être résolus en revenant à l’essentiel et en tenant compte des principes fondamentaux de protection des données. Penser au métaverse et à ces problèmes de données de cette manière, et ne pas se laisser impressionner par les nouvelles fonctionnalités de la technologie, aidera les entreprises à identifier la meilleure façon de s’assurer que tout projet de métaverse est conforme du point de vue de la confidentialité des données.

Meilleures astuces

Voici quelques conseils pour les employeurs qui envisagent de mettre en place un lieu de travail virtuel.

• Envisagez de dialoguer avec vos employés, comités d’entreprise et syndicats dès le début de tout projet pour évaluer l’intérêt, répondre aux préoccupations, identifier les bénévoles et mettre en place un groupe pilote. Assurez un dialogue continu et que les employés aient la possibilité de donner leur avis et de faire part de leurs préoccupations concernant le métaverse (en général) et la manière dont les données personnelles seront traitées (en particulier). Il doit être clair que les employeurs s’attendent au même niveau de comportement, qu’ils travaillent virtuellement ou en personne, et toutes les politiques et notifications sur le lieu de travail doivent être mises à jour pour fournir des détails sur tout projet de métaverse. Il peut être avantageux de définir les avantages perçus pour vos employés ainsi que pour l’entreprise. Celles-ci pourraient inclure la fourniture d’un environnement plus réaliste pour les employés du monde entier, l’amélioration de la cohésion, la possibilité d’avoir des conversations « plus cool » ou le fait d’être parmi les premiers à adopter une technologie de pointe. L’élément de confiance dans la relation de travail est essentiel à la mise en œuvre de nouvelles technologies et le métaverse n’est pas différent.
• Assurez-vous de prendre en compte tous les principes de protection des données et d’aborder chacun d’eux à tour de rôle. Cet exercice pourrait servir de base à une ressource FAQ utile pour les employés. C’est l’occasion de démontrer que vous prenez au sérieux la protection des données personnelles et que vous souhaitez être transparent sur ce que vous en faites et à quoi vous en ferez usage, tout en rappelant aux salariés comment ils peuvent exercer leurs droits.
• Comme toujours, ce serait une bonne pratique (mais probablement pas une obligation légale) d’entreprendre une évaluation d’impact sur la protection des données. Il s’agit d’une évaluation des risques présentant les détails d’un projet, identifiant les risques qui pourraient survenir, évaluant ces risques et examinant les facteurs d’atténuation, alimentant le processus de prise de décision quant à savoir si un projet doit aller de l’avant. Une fois de plus, ce serait l’occasion de dialoguer avec vos employés, de convenir des paramètres et de répondre aux préoccupations, en aidant à créer un environnement de confiance tout en démontrant la conformité. Il ne faut pas oublier que ce n’est pas parce que la technologie peut faire quelque chose, ça ne veut rien dire devrait être utilisé de cette façon.
• Effectuez une diligence raisonnable solide sur tout fournisseur de services tiers impliqué. Compte tenu du matériel et des logiciels associés au métaverse, la plupart des entreprises devront faire appel à un fournisseur tiers. Votre diligence raisonnable doit être approfondie et vous devez rechercher des assurances contractuelles pour vous assurer que vous savez quelles données sont capturées, quelles options vous avez autour de la capture et de l’accès aux données, où les données seront stockées (et pendant combien de temps) et quelles mesures de sécurité sont en place.

En résumé, avant de vous lancer dans le métaverse, assurez-vous de vous engager auprès de vos employés, d’explorer les opportunités et de relever les défis que cette nouvelle technologie apporte.