De nombreuses entreprises tentent de se passer du papier et de se tourner vers la digitalisation pour répondre à toutes leurs exigences. C’est une décision compréhensible étant donné qu’il faut beaucoup d’efforts pour conserver les documents papier, localiser un dossier important, etc. De plus, on ne peut ignorer l’impact négatif qu’il a sur l’environnement compte tenu de la production de papier de masse de 300 millions de tonnes par an.
Voici quelques façons dont vous pouvez amener votre petite entreprise à devenir sans papier:
- Copiez des documents avec des scanners et des applications de scanner.
Lorsque vous décidez de ne plus utiliser de papier, la première chose à laquelle vous devez penser est de savoir ce que vous allez faire avec les dizaines de documents papier que vous avez déjà accumulés. La solution est assez simple.
Vous pouvez numériser tous ces documents et les stocker numériquement sur un service cloud. Cela vous permettra d’inclure tous vos anciens documents dans le même stockage numérique que les nouveaux. Après les avoir numérisés, vous pouvez soit conserver les documents à l’endroit où ils ont été stockés, soit les déchiqueter et les éliminer, selon ce qui vous convient.
- Stocker des documents sur le cloud
Le stockage physique des documents et des enregistrements, sous forme papier, est assez difficile car vous devrez y consacrer de l’espace et avec le temps, cet espace devra être augmenté. Vous pouvez facilement éviter ce problème en stockant tous vos documents numériquement.
Vous pouvez créer des documents en ligne et les stocker sur des serveurs sécurisés sans avoir à sacrifier d’espace physique dans votre zone de travail. Il vous sera également beaucoup plus facile de gérer les sauvegardes et de partager les documents avec les employés en cas de besoin. Il existe de nombreux services basés sur le cloud qui vous permettent de le faire.
- Utiliser des aides visuelles numériques dans les réunions
Chaque fois que vous avez une réunion, vous devez créer des graphiques et d’autres aides informatives pour les choses que vous voulez dire, numériquement plutôt que de les imprimer sur papier. Vous pouvez facilement afficher ces aides numériques à tous les autres membres de la réunion et vous pouvez également les partager avec n’importe qui une fois que vous avez terminé.
Cela vous évitera d’avoir à imprimer un certain nombre d’exemplaires de la même chose pour que d’autres puissent s’y référer.
- Communiquez numériquement
Au lieu de mettre des dépliants partout pour rappeler à vos employés une réunion ou un événement qui s’en vient, vous pouvez simplement définir un rappel sur un calendrier numérique partagé.
Vous devez leur envoyer des e-mails concernant différents problèmes plutôt que de leur envoyer des messages via des notifications papier. Cela vous fait gagner beaucoup de temps et garantit également que la personne à qui vous envoyez le rappel ou le message le reçoit à temps. Il sera également plus facile pour les autres de vous répondre dans un court laps de temps.
- Utiliser des signatures électroniques sur les documents
Habituellement, lorsque vous devez signer certains documents, vous devez imprimer toutes ses pages. C’est beaucoup de papier gaspillé juste pour une seule signature. Vous devez ajouter une signature électronique à votre appareil. De cette façon, vous n’aurez pas à imprimer les documents dont vous avez besoin pour signer et à économiser votre coût d’encre. Les signatures électroniques sont aussi juridiquement contraignantes que les signatures physiques, vous n’avez donc à vous soucier de rien.
- Utilisez une carte de visite numérique
Comme les cartes de visite papier essentielles sont destinées aux entreprises, elles sont assez chères et prennent beaucoup d’espace de stockage. Vous pouvez facilement éviter de les utiliser en créant vous-même une carte de visite numérique. Il existe un certain nombre de logiciels que vous pouvez concevoir.
Les cartes numériques sont beaucoup plus utiles que les cartes papier car elles peuvent être partagées à tout moment avec toute personne du monde entier ayant accès à Internet. Les cartes de visite numériques attirent également l’attention du récepteur et elles seront beaucoup plus susceptibles de vous contacter.
La transition de l’utilisation quotidienne d’un grand nombre de papiers à la suppression du papier sera un processus graduel et prendra du temps. Mais en fin de compte, cela profitera à votre entreprise, car vous pourrez économiser beaucoup de frais généraux et d’espace de stockage. Non seulement cela, vous ferez également une grande faveur à l’environnement en réduisant votre utilisation de papier.
