La comptabilité est l’une des forces motrices les plus vitales de l’opération dans le monde des affaires moderne. Une comptabilité appropriée vous aide à suivre les revenus et les dépenses et vous permet de prendre le contrôle des décisions commerciales critiques. Que l’entreprise soit privée ou cotée en bourse, la comptabilité joue un rôle central dans le maintien de l’entreprise à flot. Pour accomplir ces tâches, plusieurs départements doivent travailler ensemble pour s’assurer que les fournisseurs sont payés et que l’argent est reçu des clients. Deux des plus importants sont les comptes fournisseurs et les comptes débiteurs. Les comptes fournisseurs (AP) sont l’un des plus importants, car ils suivent et versent les sommes dues aux fournisseurs / vendeurs pour divers produits et services. Les comptes débiteurs impliquent de l’argent dus à l’entreprise par les clients. Les deux fonctionnent en tandem, mais AP peut exiger un peu plus de finesse. Les processus AP manuels peuvent prendre beaucoup de temps pour trier, traiter les factures et payer rapidement les fournisseurs. C’est pourquoi l’automatisation du processus est une démarche prudente pour la plupart des entreprises modernes. Nous avons rassemblé une liste de sept façons dont l’automatisation des processus AP peut vous aider à gérer votre entreprise plus efficacement. Découvrez-le ci-dessous:

Prévention des erreurs

Les erreurs chronophages peuvent coûter beaucoup d’argent. Des erreurs peuvent apparaître à tout moment du processus manuel des comptes fournisseurs. Les gestionnaires AP ne sont qu’humains, après tout. En complétant leur travail par un processus automatisé, les responsables AP peuvent facilement éviter un grand nombre de ces erreurs. Dans les processus AP manuels typiques, les erreurs et les écarts signifient que la facture est renvoyée au fournisseur. Les retards que cela entraîne peuvent entraîner des maux de tête pour les deux parties et des erreurs supplémentaires à l’avenir. L’utilisation d’une solution logicielle répond rapidement à ce problème. Dans le cadre du processus d’automatisation, la base de données de votre entreprise est connectée à votre flux de travail AP. De cette manière, le système peut valider automatiquement les données, garantissant que la facture est correcte. En fin de compte, cela empêche les erreurs, les écarts et d’autres problèmes de créer des retards de paiement ou d’arrêter complètement le processus.

Factures électroniques plus faciles

Le traitement manuel des factures peut être un processus long et coûteux. Le traitement automatisé, cependant, le transforme en une affaire simple et peu coûteuse avec plusieurs points de validation. Avec la facturation électronique, différents membres de l’équipe ont le pouvoir de valider, d’approuver ou de rejeter les factures des appareils mobiles à n’importe quelle étape du processus. De plus, l’automatisation réduit considérablement le coût par facture. Saviez-vous que le prix moyen de la facturation manuelle / papier est de 15 $? C’est par facture. Cela peut coûter plus cher, selon la situation. Les frais généraux comme le papier et l’encre s’additionnent avec le temps. D’autres dépenses, telles que la paie pour des commis à la saisie de données supplémentaires ou la préparation de factures pour l’envoi postal, peuvent également contribuer à des coûts de traitement des factures plus élevés. Ensuite, il y a les coûts cachés associés au traitement manuel. Le temps perdu, le transit lent et une myriade d’autres problèmes peuvent augmenter considérablement le prix. Idéalement, vous aimeriez éviter de tels problèmes. L’automatisation réduit cela à environ 3 à 4 USD par facture, ce qui permet d’économiser plus facilement du temps et de l’argent tout au long du processus.

Visibilité des dépenses et prévention de la fraude

La fraude, qu’elle soit interne ou externe, peut entraîner de graves problèmes dans n’importe quelle organisation. Automatisation AP est une arme secrète incroyablement efficace dans la lutte contre la fraude. Pensez-y de cette façon: les processus AP manuels sont relativement faciles à manipuler. Les travailleurs peuvent falsifier des documents, truquer des numéros ou utiliser d’autres techniques pour commettre une fraude sur les factures. Malheureusement, cela peut arriver à n’importe qui. Heureusement, l’automatisation renforce votre défense contre de telles tactiques. Chaque fois que la facture se déplace dans l’organisation, un autre point de sa piste d’audit est validé. Au fur et à mesure qu’elle se déplace dans l’organisation, il est plus facile de détecter la fraude à différents moments du processus. Le flux de travail achemine automatiquement la documentation vers autant de points d’approbation (validation à plusieurs niveaux) que nécessaire, de sorte que les documents sont plus faciles à authentifier. De cette manière, les cadres supérieurs peuvent empêcher la fraude avant qu’elle ne devienne un problème important pour tout le monde. L’automatisation peut également fournir des informations critiques sur vos dépenses et vous aider à gérer la visibilité des dépenses de l’ensemble de l’organisation liées aux fournisseurs / vendeurs.

Archivage de vos factures et accès rapide aux données

Avec l’accumulation de la paperasse et l’arrivée constante de nouvelles factures, comment prendre le contrôle de l’archivage des factures et de l’extraction de leurs données? Un autre aspect unique de l’automatisation des AP est la capacité précieuse d’ajouter immédiatement l’automatisation des factures à la boîte aux lettres du service AP. Les fournisseurs n’ont pas à se soucier du travail supplémentaire lié aux factures, et vous pouvez utiliser des modèles de facture pour extraire / archiver automatiquement vos données. Que vous l’enregistriez sous forme de PDF, de feuille de calcul ou de pièce jointe à un e-mail, vous aurez à tout moment une archive complète des factures et des détails connexes. Les bons de commande (PO) ou les factures manquants / perdus ne devraient plus jamais être un problème, donnant à votre service AP la tranquillité d’esprit dont il a besoin pour faire un travail spectaculaire en accomplissant ses tâches essentielles.

Meilleure communication

Le partage et la collaboration sont les pierres angulaires de toute entreprise d’équipe réussie. La comptabilité fournisseurs n’est pas différente. Le logiciel d’automatisation des points d’accès permet une communication plus transparente et plus rapide entre les membres de l’équipe. Le logiciel doit également fournir des alertes automatisées pour suivre le traitement des factures et rationaliser la communication de l’équipe. En améliorant la communication au sein de votre équipe, vous pouvez réduire davantage les coûts de facturation et vous assurer que les fournisseurs sont payés à temps.

Réductions et conformité

Chaque industrie a un ensemble de règlements auxquels elle doit se conformer. Pour faciliter la mise en conformité, l’automatisation des points d’accès peut utiliser une solution de conformité en tant que service pour garantir la conformité dans tous les domaines dans lesquels vous pouvez faire des affaires. L’automatisation vous aide également à tirer le meilleur parti de diverses remises pour paiement anticipé. Paiement anticipé des factures fournisseurs les aide à améliorer leur trésorerie tout en vous offrant une réduction sur plusieurs factures. En fin de compte, cela réduit le coût des biens et des services tout en établissant des relations solides avec les fournisseurs. Il est essentiel de profiter d’un rabais pour paiement anticipé lorsqu’il est offert pour réduire les coûts et augmenter votre flux de trésorerie sans que personne ne laisse de l’argent sur la table.

Accès rapide aux rapports

La dernière pièce du puzzle de l’automatisation des AP implique des rapports et des audits. Idéalement, votre organisation devrait avoir un accès rapide aux relevés, aux factures antérieures et à d’autres informations pertinentes lors d’un audit. Avec l’automatisation de la connexion de votre base de données, vous bénéficierez d’un accès étendu et rapide à tous les rapports nécessaires en un seul endroit. En vous aidant à maintenir des données précises, une conformité fiscale appropriée et une meilleure visibilité globale, l’automatisation des points d’accès est le meilleur moyen de garantir des résultats d’audit plus directs et cohérents pour votre organisation au fil du temps.