Alors que nous dépendons de plus en plus des communications numériques, l’organisation et la protection de l’intégrité des actifs numériques sont désormais un aspect essentiel de toute organisation. Pourtant, en même temps, cela peut être un défi de taille à mettre en œuvre.

Une mauvaise gestion de la gestion des actifs numériques peut entraîner divers problèmes, allant du simple problème à trouver un fichier image lorsque vous en avez besoin pour publier les mauvais fichiers vidéo aux cas graves où vous devrez payer une pénalité de droit d’auteur exorbitante.

Il est assez normal pour la plupart des entreprises de produire aujourd’hui une grande quantité de fichiers numériques avec différents types, il est donc très facile de perdre la trace de tout ce qui est produit et distribué tout au long de la chaîne multimédia. C’est là qu’une mise en œuvre de la gestion des actifs numériques (DAM) en utilisant un logiciel DAM approprié est nécessaire pour organiser, archiver et distribuer ces fichiers numériques.

Que sont les actifs numériques?

Nous pouvons définir les actifs numériques comme tout les fichiers qui sont stockés numériquement sur un lecteur de stockage numérique (disque dur, SDD, clé USB, stockage interne de votre téléphone, etc.) qui sont considérés comme précieux. Ces fichiers peuvent être générés numériquement, c’est-à-dire des vidéos enregistrées par la webcam de votre ordinateur portable, mais peuvent également provenir d’éléments fabriqués à la main.

Il est important de noter que même les actifs fabriqués à la main peuvent devenir des actifs numériques et vice versa; tous les fichiers créés électroniquement ne sont pas des actifs numériques s’ils ne fournissent aucune valeur.

Les actifs numériques, comme nous le savons, peuvent se présenter sous différents types de fichiers; chacun pourrait avoir d’autres objectifs et nécessiter différentes approches uniques pour les gérer. Ces types de fichiers peuvent inclure, mais sans s’y limiter:

• Images / photos
• Vidéos
• Concevoir des fichiers bruts (.psd, .ai, etc.)
• PDF
• Documents Word
• Fichiers de présentation (.ppt)

Bien sûr, ce ne sont pas les seuls types de fichiers qui peuvent être considérés comme des actifs numériques. D’autres fichiers tels que les actifs de marque de l’entreprise, le contenu marketing, les packages de données, les données des consommateurs, les comptes d’utilisateurs et différents types de fichiers sensibles peuvent être considérés comme des actifs numériques.

La quantité de contenu numérique généré chaque jour se poursuit rapidement. Il est courant que les membres de l’équipe aient besoin d’un accès facile et rapide à ces ressources dans leurs activités quotidiennes au sein d’une organisation. En effet, le besoin d’une bonne gestion des actifs numériques a également augmenté ces dernières années.

Qu’est-ce que la gestion des actifs numériques et que fait-elle?

La gestion des actifs numériques, ou DAM, fait généralement référence à une solution logicielle qui permet à l’entreprise de stocker, d’organiser, de rechercher, d’accéder efficacement et de partager / distribuer des actifs numériques.

Diverses solutions logicielles peuvent être classées dans la catégorie DAM. Un photographe peut utiliser un logiciel de base de données de photos comme DAM, tandis qu’une solution gratuite comme Google Drive peut également être classée dans la catégorie DAM.

En règle générale, ces solutions logicielles se caractérisent par une bibliothèque numérique centralisée à laquelle diverses parties peuvent accéder, notamment les employés, les clients, les fournisseurs, les sous-traitants et d’autres parties prenantes. Nous pouvons attribuer différentes autorisations d’accès à différents actifs numériques, en fonction des besoins spécifiques de la partie prenante.

Il existe diverses solutions professionnelles de gestion des actifs numériques disponibles sur le marché offrant différentes fonctionnalités. UNE logiciel DAM approprié comme Aproove devrait fournir les fonctionnalités de base suivantes:

• Accès et partage de fichiers à tout moment et en tout lieu

Avec une bibliothèque centralisée, la gestion des actifs numériques permettra d’accéder et de partager votre contenu sans avoir besoin d’envoyer des e-mails non sécurisés, d’envoyer des clés USB / CD / et d’utiliser des serveurs partagés avec leurs vulnérabilités de sécurité. Vous pouvez facilement configurer différentes autorisations pour différentes parties prenantes afin de vous assurer que seules les bonnes personnes ont accès à des actifs spécifiques.

• Fonction de recherche simple et rapide

Une fonction de recherche puissante est obligatoire afin que nous puissions localiser rapidement les fichiers dont vous avez besoin. La solution doit fournir des options telles que la spécification des types de fichiers et des filtres pour affiner les résultats selon les besoins. Nous devrions étiqueter des mots-clés sur différents actifs pour permettre une recherche plus rapide, et certaines solutions avancées offrent même la possibilité d’ajouter un vocabulaire de mots-clés contrôlé.

• Fonctionnalités d’organisation faciles à utiliser

Avec une solution DAM comme Aproove, vous pouvez conserver l’ensemble de votre contenu numérique centralisé dans un tableau de bord facile d’accès. Cela nous permet d’organiser les actifs numériques nécessaires à notre équipe, afin que toutes les personnes impliquées dans les projets puissent facilement trouver n’importe quel actif quand elles en ont besoin.

• Gestion des ressources rich media

Avec tous les différents formats de fichiers utilisés par divers actifs numériques, la solution DAM doit offrir des fonctionnalités telles que la possibilité de convertir par lots des images et des vidéos, afficher des aperçus de fichiers volumineux, etc.

• Publication et distribution

La solution DAM doit distribuer les actifs numériques aux principaux canaux sociaux, CMS et solutions tierces selon les besoins de l’organisation. Cela permet un flux de travail plus efficace dans la distribution des actifs numériques, ce qui peut être très utile pour les projets à grande échelle.

• Tableau de bord unique pour tout

Le logiciel DAM comme Approve peut servir de hub central pour que votre équipe gère vos actifs numériques de A à Z: de la phase d’idéation de l’actif numérique jusqu’à ce qu’il soit prêt pour la publication. La solution DAM peut également être un lieu où les parties prenantes examinent et approuvent différents actifs, de sorte que vous pouvez facilement gérer l’ensemble du processus d’approbation pour garantir un fonctionnement rationalisé et efficace.

Conclusion

Un système de gestion des actifs numériques comme Aproove fournit un outil exact dont vous aurez besoin pour stocker, organiser, accéder, suivre rapidement et partager tous vos actifs numériques en un seul endroit. Avec un DAM, vous pouvez améliorer l’efficacité et la productivité de votre équipe en utilisant les bons actifs chaque fois qu’elle en a besoin dans ses tâches.