Vous avez donc décidé d’améliorer votre expérience numérique et d’introduire de nouvelles technologies? Un élément important pour générer un retour sur investissement significatif pour votre entreprise consiste à garantir une mise en œuvre réussie (et en temps opportun) dans votre organisation.

Nous avons tous entendu parler des histoires d’horreur des débâcles de mise en œuvre de quatre mois (ou de deux ans), mais en sélectionnant le bon partenaire technologique, vous pouvez éviter une catastrophe de mise en œuvre. Si vous ne savez pas par où commencer, voici quelques-uns des domaines clés d’un plan de mise en œuvre solide que nous avons vus parmi plus de 200 petits et moyens prêteurs.

Réunissez votre équipe d’implémentation

Une équipe de mise en œuvre dédiée veillera à la réussite de la mise en œuvre et du déploiement et vous aidera à établir un processus de gouvernance pour garantir la mise en place de stratégies de formation et d’adoption continues.

Étant donné que le groupe d’achat est souvent une équipe différente de celle du groupe en charge de la mise en œuvre, il peut être utile d’impliquer les membres de l’équipe de mise en œuvre à la fin du processus de vente pour une transition plus fluide.

Selon la taille de votre équipe, votre équipe de mise en œuvre variera.

Pour un petit magasin, il peut s’agir simplement du propriétaire, d’un agent de crédit et de son adjoint. Pour une équipe plus grande, vous pourriez impliquer des représentants du marketing, des opérations, des TI et même des RH dans le processus.

Quelle que soit la taille de votre équipe, assurez-vous d’inclure des employés dans l’équipe de mise en œuvre qui utiliseront réellement la nouvelle plate-forme hypothécaire numérique. L’inclusion des utilisateurs finaux dans l’équipe vous permettra de ne pas négliger les problèmes de fonctionnalité critiques et vous aidera à configurer le logiciel pour s’adapter aux processus de votre équipe.

Créez votre plan de mise en œuvre

Une fois votre équipe de mise en œuvre établie, la véritable planification peut commencer.

Selon revue de Harvard business, les entreprises disposant d’un plan de mise en œuvre et d’exécution voient 70% plus de retours sur leurs efforts de mise en œuvre.

Idéalement, un plan de mise en œuvre complet devrait comprendre:

1. Buts et objectifs de mise en œuvre:

Avant le début de la mise en œuvre, vous devez identifier les mesures quantitatives et tangibles que vous souhaitez que le nouveau logiciel vous aide à atteindre. À quoi ressemble un résultat réussi? Il peut s’agir d’un nombre plus élevé de prêts clôturés, de meilleurs indicateurs de satisfaction client, d’un délai de clôture plus rapide, etc.

Demande toi:

• Que voulez-vous que le nouveau logiciel aide à réaliser?
• À quels points douloureux le logiciel devrait-il répondre?
• Quels éléments de friction le nouveau logiciel peut-il supprimer de votre processus?
• Quelles sont vos préoccupations / attentes en matière de sécurité et de conformité?
• Qui utilisera le système?
• Comment les différents membres de l’équipe utiliseront-ils le système de différentes manières?
• Comment allez-vous gérer la formation? Aurez-vous un formateur interne pour former et intégrer les nouveaux arrivants sur la plateforme?
• Quel est votre meilleur scénario en termes de performances? Quels résultats tangibles indiqueraient une mise en œuvre réussie?

Différentes équipes ont des priorités différentes, mais il est important de clarifier ces priorités et de comprendre la pré-implémentation de vos mesures de performance de base afin de pouvoir suivre avec précision le succès de votre nouveau logiciel une fois qu’il est complètement déployé.

Plus vous disposez de données de pré-implémentation, mieux c’est. Les mesures d’une année à l’autre sont idéales, mais au minimum, vous devriez disposer de trois mois solides de données de pré-implémentation avant de déployer votre nouveau logiciel de prêt hypothécaire numérique afin d’avoir une base de référence précise à partir de laquelle mesurer vos résultats post-implémentation .

2. Stratégie de mise en œuvre et planification

Une fois le résultat souhaité établi, réfléchissez à ce que votre entreprise doit faire pour atteindre ces objectifs.

Est-ce un pourcentage de tous les employés qui se connectent quotidiennement au logiciel? Un taux d’utilisation de 100% en trois mois? Aurez-vous besoin de lier vos données Google Analytics dans le nouveau logiciel afin que vous puissiez surveiller les visites du site Web par rapport aux clics sur les liens de demande de prêt?

Si votre logiciel ne propose pas de métriques de rapports, contactez toujours votre réussite client ou votre gestionnaire de compte, car ils sont souvent en mesure d’accéder aux rapports internes et de vous envoyer des données.

3. Aperçu de la mise en œuvre

Ensuite, vous voudrez planifier la gestion de l’implémentation.

Décrivez les tâches, les livrables et les décisions spécifiques qui doivent être prises au cours de votre mise en œuvre. Votre fournisseur doit vous fournir un calendrier de votre mise en œuvre pour vous aider à savoir à quoi vous attendre en cours de route.

Lorsque vous élaborez votre plan de mise en œuvre, pensez à déterminer le meilleur moment pour déployer l’ensemble de votre équipe. Vous ne voulez pas mettre en œuvre le logiciel et former les employés pendant la saison chargée, car vous voulez que votre équipe ait le temps et l’espace libre pour se consacrer pleinement à l’apprentissage du nouveau logiciel.

Envisagez d’utiliser un outil de gestion de projet (gratuit) comme Trello ou Wunderlist pour aider à gérer le projet de mise en œuvre. Les petites entreprises (10 employés ou moins) peuvent probablement s’en tirer en utilisant des outils tels que Google Sheets / Drive / Calendar pour gérer le processus, mais les organisations de plus de 10 employés bénéficieront de l’utilisation d’un outil de gestion de projet plus complet pour rester à la tâche.

4. Conformité et sécurité

Vous avez probablement (espérons-le!) Évalué votre partenaire technologique sur ses procédures et normes de sécurité, mais il est parfois négligé de s’assurer que votre processus de mise en œuvre est sécurisé.

Par exemple, comment les informations sensibles ou les informations personnelles seront-elles traitées lors du transfert vers de nouveaux systèmes si nécessaire? Le processus répond-il à vos normes de sécurité et de conformité actuelles?

5. Lancement en douceur et plan de lancement complet

Les stratégies d’implémentation les plus réussies impliquent d’abord la formation et le déploiement du logiciel à un petit groupe d’utilisateurs finaux, ce qui leur donne le temps de s’adapter à la plate-forme et vous donne la possibilité de tester, de dépanner et de recueillir des commentaires.

Les équipes de lancement progressif sont également un excellent moyen de démontrer l’impact positif du nouvel outil à votre plus grande équipe pour atténuer les préoccupations de votre équipe à propos du nouvel outil.

6. Processus d’intégration

Un point commun pour les retards lors de la mise en œuvre de l’hypothèque numérique est pendant la phase d’intégration avec votre pile technologique. Si vous prévoyez d’intégrer votre plate-forme hypothécaire numérique à votre durée de vie, demandez à votre fournisseur à quoi s’attendre et de quoi il a besoin pour que votre durée de vie soit liée à votre plate-forme hypothécaire numérique sur le back-end. Votre fournisseur de prêts hypothécaires numériques sera en mesure de vous donner plus d’informations sur ce à quoi s’attendre du processus d’intégration pour votre LOS spécifique et de vous fournir des conseils sur la façon de réduire les frictions.

7. Stratégie d’adoption

Votre plan de mise en œuvre doit aborder votre stratégie d’adoption et comment stimuler l’engagement des employés et l’adoption de votre nouvelle technologie. Cette stratégie doit être élaborée en gardant à l’esprit l’amélioration continue et déterminer comment votre équipe gérera la collecte des commentaires et le dépannage des problèmes qui surviennent. Comment allez-vous former les nouveaux employés sur le logiciel? Aurez-vous un entraîneur désigné dans votre équipe? Aurez-vous besoin de vidéos de formation en webinaire de votre partenaire?

En pensant à l’adoption dès le début, votre fournisseur de prêts hypothécaires numériques a davantage l’occasion de soutenir votre stratégie pour assurer votre succès à long terme sur la plateforme. Votre stratégie d’adoption doit également mettre en évidence vos paramètres pour déterminer le succès et définir la fréquence à laquelle votre équipe évaluera vos progrès.

Trouver le bon partenaire peut faire la différence entre le succès et l’échec. Un plan de mise en œuvre robuste et détaillé est essentiel pour atteindre vos objectifs, votre calendrier et votre retour sur investissement lors du lancement d’une nouvelle technologie, mais tous les efforts lourds n’ont pas besoin d’être sur vos épaules. Ils devraient être les experts pour être des consultants, pas des vendeurs, pour vous aider à franchir la ligne d’arrivée.

Un plan réussi et le bon partenaire peuvent vous aider à atteindre le nirvana technologique que nous recherchons avec la facilité que vous attendez de la technologie dans votre entreprise.