Les télécopies en ligne gagnent de plus en plus de terrain dans le monde des affaires. En plus des télécopieurs traditionnels, les services de télécopie en ligne offrent plusieurs fonctionnalités qui peuvent stimuler la productivité de votre entreprise. Bien que ces fonctionnalités diffèrent d’un fournisseur de services à l’autre, voici une liste prédéfinie des caractéristiques essentielles que vous devez rechercher.
Sécurité
La télécopie en ligne, à la base, consiste à envoyer des télécopies de manière plus rapide et plus sécurisée. Par rapport aux canaux traditionnels tels que le courrier postal ou le courrier électronique, la télécopie en ligne offre un moyen plus rapide et plus sûr d’envoyer des fichiers sans se soucier de la compromission de vos documents ou informations.
Avant de vous installer sur un service de télécopie en ligne, découvrez quelles sont les fonctionnalités de sécurité proposées – et certains fournisseurs de services offrent plus que d’habitude. Par exemple, eFax a une fonctionnalité appelée sécurité renforcée où vous recevrez des documents sur un site sécurisé, réduisant ainsi les risques de violation.
Partage de fichiers
Lorsque vous magasinez pour un service de télécopie en ligne, assurez-vous de vous renseigner sur les options de partage de fichiers disponibles. Par exemple, si le service de télécopie sur lequel vous vous installez n’est pas intégré à vos services de stockage en nuage tels que Dropbox et Google Drive, vous aurez du mal à trouver et envoyer rapidement vos fichiers.
En outre, assurez-vous que vous avez la possibilité d’envoyer des fichiers volumineux sans tracas. La plupart des services de messagerie ont un plafond pour l’envoi de fichiers volumineux, en particulier des vidéos, des documents longs et des images haute définition. Mais certains services de fax en ligne peuvent contourner ce problème, offrant un peu plus de marge de manœuvre en ce qui concerne la taille du fichier, ainsi que la possibilité d’envoyer un fax à de nombreuses personnes en cliquant simplement sur un bouton.
Signatures numériques
À l’ère numérique, de nombreuses transactions commerciales se font entièrement en ligne. Les parties à un accord n’ont pas à se rencontrer en personne avant de parvenir à un accord. Ils peuvent signer des accords juridiquement contraignants en ligne, et c’est pourquoi avoir la possibilité de signer numériquement vos documents est utile.
Souvent, vous pouvez ajouter votre signature électronique de plusieurs manières. Tout d’abord, vous pouvez ajouter votre signature en utilisant votre doigt pour toucher ou glisser un écran ou en utilisant un stylet. Deuxièmement, vous pouvez utiliser un stylet pour signer. De plus, vous pouvez simplement faire glisser et déposer une signature déjà enregistrée sur un document.
Facilité d’utilisation
Les meilleures applications et logiciels sont faciles d’accès et d’utilisation. La dernière chose que vous souhaiteriez, c’est un service de télécopie en ligne compliqué et difficile à comprendre. Par exemple, le fournisseur de services vous permet-il de synchroniser vos contacts existants avec l’application, ou devez-vous le faire manuellement? Que diriez-vous de rechercher vos télécopies entrantes et sortantes? Pouvez-vous le faire en utilisant des mots clés et des paramètres? Êtes-vous autorisé à baliser chaque fax, afin qu’il soit facilement récupérable? Posez ces questions avant de choisir un service de télécopie.
Soutien
Assurez-vous que le service de télécopie en ligne que vous sélectionnez support client de premier plan. Comme pour toute technologie nouvelle et évolutive, vous êtes confronté à des défis. Cependant, si vous avez un service de support client aimable, patient et réactif, vous êtes presque sûr d’avoir une grande expérience en utilisant le service, que ce soit sur votre téléphone mobile, tablette ou ordinateur de bureau.
Ne vous lancez pas dans un service de fax en ligne lorsque vous n’avez pas fait les démarches. Dans cet article, nous avons examiné cinq caractéristiques clés qu’un excellent service de télécopie devrait posséder. En plus de lire leur site Web ou leur blog pour voir ce que propose un service de télécopie, lisez leurs critiques en ligne et leurs études de cas. Les informations de tiers ont toujours un moyen de clarifier les choses.
