L’un des principaux promoteurs d’événements d’Atlanta, Ismail Sirdah de Duluth, en Géorgie, a appris à superviser des événements virtuels et hybrides au cours de 2020. Maintenant que deux vaccins COVID approuvés sont distribués à travers les États-Unis, la promotion d’événements est sur le point de franchir un cap et de s’approcher d’une nouvelle norme.
La pandémie mondiale a été difficile pour l’industrie hôtelière et les organisateurs d’événements. Mais les organisateurs ont été créatifs et de nouveaux outils numériques permettent aux événements de se poursuivre sous une forme modifiée. Et en raison des avantages financiers des événements virtuels, de nombreux promoteurs (y compris M. Sirdah) prévoient de conserver certains de leurs outils numériques «incontournables» qui se sont révélés utiles en 2020.
Événements et médias sociaux
En raison des verrouillages et de la distanciation sociale, les consommateurs et les professionnels ont trouvé de nouvelles façons de s’engager de manière significative en ligne. Plusieurs plateformes de médias sociaux ont lancé et / ou amélioré de nouvelles fonctionnalités pour aider les planificateurs d’événements, explique Ismail Sirdah.
Alors que Facebook n’a dévoilé que peu ou pas de changements pour les promoteurs d’événements, les groupes Facebook sont devenus une proéminence parmi les promoteurs souhaitant nourrir les communautés en ligne avant, pendant et après un événement. Dans ces groupes, les administrateurs peuvent introduire des sujets de discussion, promouvoir des solutions / événements et offrir des remises exclusives aux membres.
Facebook Live offre aux organisateurs d’événements la possibilité de faire connaître leur événement gratuitement en ligne. Les participants virtuels peuvent participer à des événements et à des publications avec des questions et des commentaires. Il est probable que les promoteurs d’événements continueront de recommander aux clients d’employer des modérateurs Facebook Live et des stations pour répondre aux questions et aux commentaires sur Facebook pendant l’événement.
Instagram a sa propre fonctionnalité Live et s’intègre parfaitement à Facebook. Mais Instagram dispose également de quelques outils vidéo supplémentaires pour améliorer l’événement pour les participants virtuels.
Par exemple, Instagram permet aux utilisateurs d’enregistrer leur événement en direct en tant que publication IGTV. Ceux qui n’ont pas pu assister peuvent accéder à l’événement plus tard sur la page de l’entreprise. Les promoteurs peuvent intégrer les moments forts de l’événement dans Instagram Reels pour promouvoir l’événement de l’année prochaine.
Youtube
La couverture vidéo téléchargée d’un événement peut générer des vues supplémentaires sur YouTube. Cette plateforme est l’un des principaux canaux sociaux pour la vidéo longue durée et le contenu éducatif. Les marques qui présentent des conférenciers spéciaux ou des moments forts de leur dernier événement peuvent générer une plus grande notoriété pour l’événement de l’année prochaine.
Mou
Slack est la principale plateforme sociale de messagerie instantanée pour les professionnels. Les utilisateurs peuvent intégrer de nombreuses applications de productivité différentes, se connecter à des événements et gérer les communications avec les autres participants pour les suivis post-session.
Hospitalité et lieux
Les événements en personne à service complet reviennent à mesure que la population reçoit le nouveau vaccin et que la menace COVID-19 diminue. Mais il reste une incertitude sur la capacité de l’industrie hôtelière à rebondir, note Ismail Sirdah. La promotion des événements en 2021 pourrait être très différente de celle de 2019.
L’offre et la demande
Les économistes ne sont pas d’accord sur la question de savoir si un monde post-COVID fera preuve d’une «demande refoulée» ou d’une prudence persistante. S’il y a une «demande refoulée», il peut être difficile pour les promoteurs de décrocher leur lieu idéal.
Si les participants et les commanditaires d’événements restent hésitants quant au lancement d’événements à service complet, les sites peuvent réduire leur disponibilité afin de réduire les coûts et de maintenir les opérations. En outre, les hôtels et les espaces événementiels peuvent baisser considérablement leurs tarifs pour inciter les entreprises.
L’offre et la demande de sites d’événements deviendront plus claires à mesure que le pays sortira du statut de danger. Les organisateurs d’événements doivent rester flexibles jusqu’à ce que l’industrie hôtelière revienne à la normale. Cela dit, de nombreux sites et entreprises d’accueil ont fermé leurs portes en raison du COVID-19. Il y aura de nouveaux entrants pour prendre leur place et on ne sait pas encore comment ces nouvelles entreprises fonctionneront, dit Ismail Sirdah.
Contrats de sites
De nombreuses organisations du secteur hôtelier restent à la pointe. Ils travaillent avec des marges minces comme des rasoirs et des mesures de précaution accrues. Il est probable que les sites modifient considérablement leurs contrats d’événements dans le but de se protéger financièrement contre les annulations de dernière minute, les responsabilités et les litiges avec les clients.
Les organisateurs d’événements devraient demander l’aide d’avocats pour les aider à comprendre le nouveau verbiage contractuel. Toute mauvaise communication ou incompréhension concernant les contrats relatifs aux sites pourrait en permanence altérer les relations avec les participants, les sponsors et les affiliés.
Promotion d’événement en personne
Malgré les dangers et les restrictions du COVID-19, de nombreux événements en personne ont encore eu lieu en 2020, bien qu’ils aient adopté des mesures de sécurité pour prévenir les infections, explique Ismail Sirdah. Au fur et à mesure que les industries de l’hôtellerie et du marketing événementiel émergent de la pandémie actuelle, les événements d’entreprise seront forcément très différents.
Capacités hybrides
Les promoteurs d’événements ont profité des événements hybrides en 2020 plus que jamais auparavant. Dans un événement hybride, il y a un lieu avec des participants en personne. Mais l’événement est également disponible en ligne via une plateforme qui admet des participants virtuels.
Hubb est un exemple de plateforme hybride d’événements. Le logiciel peut gérer des événements en personne avec une capacité en ligne, y compris des cabines numériques et la gestion des informations de contact.
Les capacités hybrides peuvent augmenter la participation au-delà de la fréquentation observée en 2019, déclare Ismail Sirdah. De plus, l’intégration d’événements virtuels réduit les coûts et les inconvénients pour ceux qui souhaitent participer mais hésitent à se rendre à l’événement en personne.
Les promoteurs d’événements doivent anticiper le besoin de modérateurs en ligne capables d’engager des participants virtuels. Sinon, les participants virtuels auront une expérience moins souhaitable. Ces outils d’événements hybrides devraient permettre aux planificateurs d’événements d’accomplir beaucoup plus avec moins.
Ismail Sirdah partage les meilleures pratiques à l’épreuve des pandémies
Les experts recommandent aux organisations de considérer le COVID-19 comme un signal d’alarme pour rendre leurs opérations à l’épreuve d’une pandémie. Le raisonnement derrière cette approche est que davantage de mutations et de maladies sont susceptibles de survenir en raison de changements dans l’environnement. Une fois que les experts ont découvert un nouveau virus ou une nouvelle souche, il s’est probablement rendu dans de nombreux endroits.
Les événements de protection contre les pandémies peuvent signifier plus d’espace entre les chaises et les tables. Les participants sont susceptibles de se laver les mains plus souvent ou de refuser de se serrer la main.
Alors qu’une partie de la population n’est pas vaccinée, les médecins recommandent toujours aux gens de porter des masques à l’intérieur. De nombreux participants peuvent choisir de porter un masque longtemps après la disparition de la menace COVID-19.
Des mesures «radicales», telles que la prise de température des participants ou le maintien de la distanciation sociale, peuvent être préférables pour certains lieux et participants. En gardant ces considérations à l’esprit, protéger un événement contre une pandémie signifie prendre des mesures d’adaptation pour ceux qui souhaitent participer mais sont très préoccupés par les risques.
Mais la protection contre la pandémie a également un impact économique. Les planificateurs d’événements devront examiner plus attentivement la possibilité que des événements soient annulés en raison d’une future alerte pandémique ou d’une réduction significative de la fréquentation. Les promoteurs peuvent avoir besoin de garder les événements locaux pour réduire les déplacements. Ces considérations et bien d’autres peuvent encore être critiques dans un monde post-COVID, dit Ismail Sirdah.
