Travailler en tant qu’organisateur d’événements n’est pas facile. Pourtant, cela peut être gratifiant, surtout lorsque vous organisez un événement inoubliable qui laisse votre client ravi et vos participants époustouflés. Voici un guide pour vous aider à naviguer dans les tenants et les aboutissants de la planification d’un événement réussi pour un client ou par vous-même !

La première chose que vous devrez faire est de déterminer le type d’événement que vous allez planifier. Allez-vous commencer petit ? Grand? S’agira-t-il d’une soirée d’une journée ou d’une conférence de plusieurs jours ? Quel est votre budget ? Une fois que vous aurez répondu à ces questions, il sera plus facile de déterminer les prochaines étapes.

Par exemple, si vous planifiez un petit événement avec un budget restreint et un temps limité pour le planifier, vous pouvez envisager une approche de bricolage qui comprend des éléments tels que la création de vos invitations, vous en tenir à des lieux gratuits ou à faible coût, en vous appuyant sur la technologie autant que possible et en impliquant la famille et les amis qui travailleront pour la pizza et la bière.

Si vous planifiez un grand événement d’entreprise où l’argent n’est pas un problème, il peut être judicieux de faire appel à une entreprise externe, surtout si elle a de l’expérience dans votre secteur d’activité spécifique.

Dans la plupart des cas, vous ne pouvez pas vous tromper avec une approche hybride qui combine l’expertise interne de l’industrie et la pensée créative avec des idées originales.

Explorons chacun de ces étapes de gestion d’événements en détail pour vous montrer comment créer un événement incroyable du début à la fin.

Développer des objectifs et des buts

La principale raison pour organiser des événements est la promotion et le marketing. Que l’objectif de votre événement soit d’accroître la notoriété de la marque, d’attirer de nouveaux clients ou clients, ou de fournir des divertissements aux clients existants et aux clients, la première étape vers le succès doit être d’identifier vos objectifs.

De cette façon, comme d’autres aspects de la planification, se mettent en place (c’est-à-dire la sélection du lieu, la réservation des conférenciers/musicaux), vous serez en mesure de vous assurer qu’ils soutiennent vos objectifs.

Listes de contrôle : Quel est le but de cet événement ? Mon client devrait-il en tirer des résultats mesurables ? Cela peut être n’importe quoi de :

• Attirer de nouveaux clients.
• Accroître la notoriété de la marque.
• Garder les clients existants heureux et engagés.
• Comment mesurerons-nous ces objectifs d’ici la fin de l’événement ?
• Nombre de ventes réalisées ?
• Nombre de participants, de clients ou d’invités qui achètent des billets/participant/achètent des produits ou s’inscrivent à un service ?

Il est également utile de réfléchir à l’endroit où vous hébergez (c’est-à-dire dans quelle ville) et qui est votre public cible (c’est-à-dire, la tranche d’âge, le niveau de revenu, les préférences de style de vie).

Organiser une équipe

Même si vous planifiez un événement en solo, il est sage d’avoir une équipe de personnes dévouées à vos côtés. Réfléchissez à qui ils sont et à la meilleure façon d’utiliser leur expertise. Vous ne pouvez pas vous tromper en embauchant des professionnels spécialisés dans les domaines énumérés ci-dessous. Si votre budget est limité, envisagez d’en faire plus vous-même ou d’externaliser des tâches qui ne sont pas votre fort.

• Expertise en relations publiques/marketing.
• Logistique événementielle et recherche de lieux.
• Conception d’événements et développement de thèmes.
• Gestion d’événements.
• Coordinateur.
• Photographe.
• DJ/Groupe.
• Barman/Société de location de verres à cocktails.
• Lieu.
• Traiteur.
• Entreprise d’éclairage/son

Préparez-vous au coût de l’embauche de professionnels externes en négociant avec votre client pour obtenir plus de fonds dès le départ. Approchez-le comme s’il ne s’agissait que d’un grand projet. Si vous êtes doué dans ce que vous faites, attendez-vous à ce que votre client investisse dans vos services.

Travaillez sans dépôt pour les clients de longue date ou ceux qui ont vraiment confiance en leur capacité à faire confiance à leur organisateur d’événements. Il en va de même pour la couverture des frais en dehors de vos honoraires. Si vous êtes convaincu que l’événement réussira et que votre client n’a pas de problème avec cela, allez-y.

Établir un budget

Travailler sans budget est l’une des erreurs les plus courantes commises par les jeunes planificateurs professionnels. Étant donné que chaque planificateur est différent (certains facturent à l’heure, d’autres par projet), il n’existe pas de norme industrielle pour la tarification des services. Cela signifie que c’est à vous d’estimer combien de temps chaque tâche prendra (et si cela en vaut la peine).

Si vous n’avez jamais organisé d’événement auparavant, utilisez-le comme pratique. Il n’y a pas de meilleur moment pour apprendre que le présent.

Bien qu’il soit courant pour les planificateurs de demander un budget initial, ce n’est pas toujours nécessaire/approprié (c’est-à-dire si votre client est un ami de longue date ou un membre de la famille). Si vous travaillez sans, déterminez à peu près combien vous aurez besoin en contactant tous les professionnels qui ont proposé leurs services et en soumettant une offre en fonction de ce qu’ils facturent.

Encore une fois, demander à un organisateur d’événements expérimenté de réserver ou d’exécuter des invitations peut vous assurer de ne pas sous-estimer les coûts. S’ils disent que la restauration coûtera 15 $ par personne, alors doublez-le pour être sûr !

Listes de contrôle :

• Commencer par combien de temps aurai-je besoin ?
• Combien d’invités attendez-vous ?
• Combien de jours aurez-vous besoin d’aide ?
• Combien de temps voulez-vous consacrer au projet chaque jour/semaine ?
• Déterminez le nombre d’heures d’assistance dont vous aurez besoin.
• Quel est votre taux horaire en tant qu’organisateur d’événements ?
• Estimer la logistique de l’événement et la recherche de lieux : heures et taux horaire (le cas échéant).
• Estimer la conception de l’événement et le développement du thème : heures et taux horaire (le cas échéant).
• Estimation de la gestion des événements : heures et taux horaire (le cas échéant).
• Estimation RP/Marketing : heures et taux horaire (le cas échéant).
• Coordonner l’estimation : heures et taux horaire (le cas échéant).
• Estimation Photographie : heures et taux horaire (le cas échéant).

Lors de l’estimation des coûts, n’oubliez pas que personne n’a toute la journée pour travailler sur un événement ! Et si l’ingéniosité fait partie de la culture de votre entreprise, alors enchérir bas n’est peut-être pas la meilleure approche. Vous pouvez toujours revenir vers votre client avec une estimation plus raisonnable (et s’il refuse, ce n’est probablement pas la bonne solution).

Une fois que vous avez estimé toutes les tâches en termes de temps et de coût, additionnez-les et soumettez-les à votre client. S’ils rechignent à payer autant, voyez s’il y a des domaines où vous pouvez réduire les coûts. Mais n’oubliez pas de rester ferme sur ce que vous pensez être approprié.

Si le budget doit être inférieur de 1 000 $ à ce que vous avez suggéré, alors soyez-en ! Vous faites un meilleur travail lorsque vous le faites pour un prix auquel vous croyez.

Réglage de la date

Une fois le processus de planification de l’événement en cours, vous devez fixer une date qui convient le mieux à votre client avec une relative facilité. Mais cela signifie-t-il qu’ils s’y tiendront ? Pas toujours! Assurez-vous de convenir d’une date fixe et de lier tous les détails avec la partie appropriée avant de passer à autre chose.

Création du plan directeur de l’événement

Quelle est la partie essentielle de tout bon événement ? Le plan! Bien sûr, vous pouvez l’organiser avec certains événements (même des planificateurs professionnels), mais s’il s’agit d’un grand mariage ou d’une fonction d’entreprise, assurez-vous de ne pas sauter la préparation d’un Plan directeur de l’événement.

Même si cela ne semble pas être un gros problème, avoir une présentation claire de la façon dont tout se déroulera du début à la fin est une ressource inestimable que vous apprécierez tous les deux.

Réservation de talents et de lieux

Faites preuve de bon sens, et il n’y a aucun moyen que vous ne puissiez pas sécuriser un lieu sans aucun problème. Assurez-vous simplement d’avoir des options de sauvegarde si le premier emplacement de votre liste ne fonctionne pas, et il en va de même pour les talents. Si vous avez besoin d’artistes ou d’un groupe, assurez-vous qu’ils soient disponibles avant de leur donner un engagement définitif !

Listes de contrôle :

• Réservez votre lieu.
• Réservez des conférenciers talentueux et invités.

N’oubliez pas que chaque événement a ses propres besoins, auxquels les lieux ou les prestataires typiques peuvent ne pas toujours répondre. Par exemple, dans le cas d’un défilé de mode, vous devrez peut-être envisager de louer des espaces événementiels de mode.

Le fait est que vous voulez que chaque élément de l’événement (lieu et talent inclus) soit parfait ! Et si votre client préfère un endroit à un autre simplement parce que c’est plus cher, alors voyez s’il y a un moyen de l’accommoder. Et ne laissez pas les coûts submerger tout le reste.

Marquer l’événement

Si le grand jour va et vient sans que personne ne le sache (même ceux qui ont été invités), alors tout cet effort n’a servi à rien ! Ne faites pas la même erreur en oubliant de marquer vos événements, même s’il s’agit de quelque chose d’aussi simple qu’une fête de bureau.

Lorsque vous déterminez comment votre événement doit être marqué, posez-vous ces deux questions :

1. Qui est le public cible?
2. Que doit communiquer cet événement ?

Cela vous aidera à développer un thème général pour votre événement et à garantir que tout, des invitations à la signalisation sur place, est cohérent.

Établir et identifier des sponsors et des partenariats

Ne négligez pas cette étape ! Si vous travaillez sur un élément coûteux comme l’organisation des Jeux olympiques, trouver des commandites est plus facile qu’il n’y paraît. Mais s’il s’agit de quelque chose de discret comme organiser une fête d’anniversaire surprise, alors ce n’est peut-être pas aussi facile (et cela ne signifie pas que vous devriez le faire seul).

De nombreuses marques recherchent des moyens de créer des expériences uniques (c’est-à-dire du contenu) qui répondent à leurs clients et communiquent leur message. Utilisez cela à votre avantage en vous alignant avec les bons partenaires et en créant une situation gagnant-gagnant pour tout cela !

Listes de contrôle :

• Identifier les partenariats et sponsors.
• Créez des accords de partenariat et de sponsor.

Création d’un plan publicitaire

Vous pouvez organiser un événement fantastique, mais y avait-il même un but si personne ne le savait ? Vous devez informer les gens de ce qui se passe ! Et pas seulement sur les réseaux sociaux non plus ; assurez-vous également d’avoir de solides stratégies de médias gagnés.

Faire des choses comme faire publier des annonces dans les journaux ou faire en sorte que des personnalités influentes fassent la promotion de l’événement est un excellent moyen de générer du buzz. Rappelez-vous, cependant, n’en faites pas trop et ne vous perdez pas dans le bruit.

Détermination des processus journaliers

Une fois que vous en êtes aux dernières semaines, il est facile de se laisser emporter par toute l’excitation, et c’est à ce moment-là que beaucoup de choses peuvent mal tourner. Assurez-vous de ne négliger aucun détail final ni aucune possibilité d’erreur en programmant une visite finale complète quelques jours avant l’événement.

De cette façon, vous serez en mesure de détecter les problèmes plus tôt et d’apporter des corrections bien avant qu’ils ne dégénèrent !

Listes de contrôle :

• Procédure pas à pas finale.
• Créez un organigramme d’événement.
• Organigramme d’exécution.
• Planifiez une inspection du site.
• Créez une liste de contrôle du lieu.
• Créer une liste de contrôle du plan d’événement

Conclusion

À présent, vous devriez avoir les outils pour planifier votre événement facilement. Vous n’avez plus besoin de compter sur d’innombrables événements professionnels qui ne semblent rien faire pour vous ! Il est maintenant temps de sortir et de le balancer. Apportez votre A-game et impressionnez tous ceux qui vous entourent.

Rappelez-vous juste: Peu importe à quel point tout se passe bien (même si tout le monde est impressionné), créez toujours une étape ou un processus de révision post-événement ! Il est essentiel de savoir ce qui s’est bien passé et où des améliorations peuvent être apportées pour vous-même et vos futurs projets.

Il y aura beaucoup de temps pour la célébration plus tard. Assurez-vous de toujours garder une longueur d’avance et n’oubliez pas de faire ce qui vous a amené ici en premier lieu !