Alors que tout le monde aime parler, réfléchir (et écrire) sur tous les types d’applications intéressants que les gens utilisent à la fois à des fins professionnelles et personnelles, la vérité est que nous passons toujours énormément de temps dans vos applications de productivité standard, comme Microsoft Office. 365 et Google Workspace (anciennement G Suite). Par conséquent, lorsque des changements importants se produisent dans ces environnements d’applications, ils ont tendance à avoir un impact plus important que ce que la plupart d’entre eux envisagent ou réalisent initialement.

Cela semble certainement être le cas avec les dernières fonctionnalités que Google a ajoutées à Workspace et annoncées lors de leur conférence I / O (avec une nouvelle version d’Android et plus).

La grande nouvelle pour Workspace est quelque chose que l’entreprise appelle Toile intelligente, qui transforme essentiellement vos fichiers Docs, Sheets et (éventuellement) Slides en documents véritablement interactifs spécialement optimisés pour la collaboration.

Pour être clair, Workspace propose un certain nombre de fonctionnalités de collaboration depuis un certain temps et, à l’époque de G Suite, ce sont les capacités de collaboration qui ont sans doute servi de différenciateur principal par rapport à Office. Pourtant, il y avait toujours quelques étapes supplémentaires impliquées dans le démarrage du processus, comme inviter des personnes à travailler sur un document, organiser d’abord une réunion distincte, etc.

Avec Smart Canvas, Google intègre les fonctionnalités de son outil de messagerie Meet directement dans sa suite d’outils de productivité. Au départ, cela se produira en permettant aux fichiers Docs et Sheets d’être facilement partagés dans les réunions basées sur Meet, mais plus tard cette année, la société espère permettre aux gens de démarrer des réunions collaboratives directement à partir du document – une différence subtile mais importante.

Utilisez @ mention pour ajouter des puces intelligentes pour les personnes, les fichiers et les réunions recommandés.

En plus de ces capacités de réunion intégrées, la partie «intelligente» de Smart Canvas apparaît de différentes manières. Premièrement, l’entreprise permet au symbole @ de servir de mécanisme simple pour lier les personnes, les réunions et les ressources dans un document collaboratif.

Saisissez simplement un symbole @ et un nom et Workspace effectue une recherche intelligente auprès de vos contacts pour intégrer cette personne dans le processus collaboratif, une fonctionnalité déjà prise en charge par l’entreprise. La nouveauté est que le symbole @ peut désormais également être utilisé pour organiser intelligemment des réunions ou des documents pertinents. Google appelle cette fonctionnalité des «puces intelligentes» et ce qu’elle fait est à la fois de réduire les frictions liées à la liaison des éléments de votre travail de productivité et d’intégrer les types d’intelligence simple mais très utile dans des documents que nous avons depuis longtemps promis.

« Reconnaissant que de nombreuses personnes utilisent des feuilles de calcul comme Sheets pour le suivi des projets, Google a ajouté une nouvelle vue chronologique spécifique qui facilite grandement son utilisation pour la gestion de projet »

On peut dire que depuis les débuts de la publication et de l’abonnement, les entreprises ont cherché des moyens simples de relier des bits séparés de données, de fichiers, de personnes et d’idées en un tout cohérent organisé. Ce n’est que maintenant qu’avec des fonctionnalités telles que les puces intelligentes, cependant, la vision commence à être plus pleinement réalisée.

Bien que certains puissent affirmer que l’impact pratique de ces changements est relativement modeste, il est important de garder à l’esprit qu’ils sont les premières implémentations d’une vision plus complète de la productivité et de la gestion des informations personnelles qui tisse l’intelligence à travers eux.

En d’autres termes, c’est un monde de documents de productivité où l’on a le sentiment que les documents «savent» quelque chose les uns sur les autres et peuvent être reliés entre eux de manière intelligente et automatique. En fin de compte, cela devrait conduire à une expérience plus intuitive non seulement pour les utilisateurs individuels, mais aussi pour les équipes de travail, car leurs efforts de collaboration peuvent être plus facilement liés.

Gérez les projets et suivez les tâches plus facilement grâce à la vue chronologique de Sheets.

Les capacités d’intelligence que Google a ajoutées à Workspace vont également au-delà du concept de puces intelligentes. Par exemple, reconnaissant que de nombreuses personnes utilisent des outils de feuille de calcul tels que Sheets pour suivre les projets, Google a ajouté une nouvelle vue chronologique spécifique qui facilite grandement son utilisation pour la gestion de projet. De plus, la possibilité d’intégrer et d’attribuer des tâches pour les projets (une autre partie de la fonction de puces intelligentes) ajoute un niveau de suivi simple, semblable à une base de données, des projets, des affectations, etc.

Il existe également de nouvelles capacités de renseignement étendues dans Docs et Sheets. Les outils axés sur la grammaire et l’écriture dans Docs, par exemple, peuvent désormais signaler les préjugés sexistes potentiels et d’autres termes potentiellement offensants dans vos documents et faire des suggestions sur la façon de les corriger. Dans Sheets, le programme dispose de nouvelles capacités pour suggérer (et corriger) des formules pour rendre le processus d’analyse de vos données à la fois plus rapide et plus complet.

D’autres ajouts incluent la possibilité d’intégrer plus facilement la fonctionnalité de chat dans Docs et Sheets (et de créer ces types de documents dans un Google Chat), des traductions multilingues en temps réel pour les réunions Meet qui peuvent être rapidement ajoutées aux documents ou enregistrées en tant que notes de réunion , et plus.

Google doit également tenir la promesse de ce dont ils ont discuté lors des E / S avant de pouvoir dire qu’ils ont réussi.

Tout compte fait, ce que Google fournit avec Smart Canvas et la dernière version de Google Workspace est essentiellement la livraison sur le potentiel de ce que les documents de productivité de bureau interactifs étaient censés être. Google et Microsoft ont fait de grandes promesses dans ce domaine depuis de nombreuses années mais, franchement, la réalité des «intelligences» qu’ils ont directement dites ou impliquées dans leur messagerie n’a pas toujours répondu aux attentes élevées qu’ils ont créées. Pour être honnête, Google doit également tenir la promesse de ce dont ils ont discuté lors des E / S avant de pouvoir dire qu’ils ont réussi. Pourtant, il semble que l’ère de la productivité et de la collaboration de bureau vraiment intelligentes soit enfin arrivée.

Bob O’Donnell est le fondateur et analyste en chef de TECHnalysis Research, LLC une société de conseil en technologie qui fournit des services de conseil stratégique et d’études de marché à l’industrie de la technologie et à la communauté financière professionnelle. Vous pouvez le suivre sur Twitter @bobodtech.