Une bonne gestion des actifs est une fonction critique dans tout Entreprise, en particulier ceux qui possèdent et utilisent de nombreux produits de ce type. Pourtant, suivre et gérer efficacement les actifs au fil des ans n’est pas aussi simple qu’il y paraît et nécessite une prise de décision stratégique et des processus utiles.

Vous pouvez vous assurer que la gestion des actifs fonctionne mieux dans votre entreprise en évitant les erreurs suivantes.

Erreur : Ne pas rationaliser les informations sur les actifs et les responsabilités

L’une des grandes erreurs que commettent de nombreuses entreprises est que trop de personnes connaissent un peu l’état des actifs, mais qu’aucune personne ou équipe ne dispose de toutes les informations et n’est responsable de leur gestion. Déléguer le rôle et disposer de processus clairs sur la façon dont les actifs sont suivis et gérés réduira le risque d’erreurs et de mauvaise gestion ou de perte de détails vitaux en cours de route.

Lorsque vous configurez une personne ou une petite équipe pour gérer la gestion des actifs dans votre organisation, il y a moins de doubles tâches et de problèmes de communication, et vous pouvez vous assurer que les processus, les outils technologiques et votre main-d’œuvre sont tous alignés.

Erreur : Ne pas prêter attention au cycle de vie des actifs

Comme tout appareil, les actifs que nous utilisons dans nos entreprises ont un cycle de la vie heures supplémentaires. Malheureusement, de nombreux entrepreneurs ne mettent pas les choses en place de manière à accorder suffisamment d’attention au cycle de vie des appareils au fil des ans. Nous devons comprendre ces cycles de vie afin d’être clairs sur le processus des tâches liées aux actifs qui sont liées entre elles.

Par exemple, il s’agit de planifier les outils nécessaires à l’organisation, de les rechercher, d’obtenir des devis et éventuellement de les acheter. Une fois que l’entreprise possède les gadgets, il faut gérer, suivre et entretenir les biens, puis, enfin, les retirer une fois qu’ils arrivent en fin de vie et tombent en panne ou deviennent obsolètes.

Les entreprises doivent éliminer les marchandises avec soin, les essuyer pour éliminer les données sensibles et les recycler ou les mettre à la poubelle avec soin, tout en respectant les pratiques respectueuses de l’environnement et les réglementations légales. Une gestion efficace des actifs implique de savoir exactement où se situe chaque pièce d’équipement dans son cycle de vie et de pouvoir accéder à ces données immédiatement en cas de besoin.

Erreur : Ne pas utiliser la technologie

Si vous n’utilisez pas actuellement d’outils technologiques utiles pour suivre et gérer les actifs de votre entreprise, vous faites une erreur. Les applications et autres logiciels vous aideront, vous et votre équipe, à économiser du temps, de l’énergie et de l’argent, sans parler de minimiser les erreurs de mise à jour manuelle et de maintenance qui pourraient causer des problèmes.

Par exemple, Suivi des actifs RFID Ces outils vous aideront à localiser les objets en temps réel s’ils sont volés ou perdus. De plus, vous pouvez configurer le contrôle à distance des actifs si nécessaire, afin que les membres de l’équipe puissent y accéder depuis n’importe où dans le monde s’il y a des problèmes avec les appareils ou s’ils ont besoin d’une mise à jour.

Plutôt que d’utiliser des comptes de main et des feuilles de calcul fastidieux chaque année pour garder un œil sur les actifs de votre entreprise, vous devriez également profiter d’un système complet de gestion des actifs en ligne. Il existe actuellement de nombreux produits sur le marché, dont beaucoup sont basés sur le cloud qui se synchronisent automatiquement et peuvent être consultés à distance par ceux qui disposent des connexions appropriées.

Ces offres numériques gardent une trace de tous les équipements que possède l’entreprise et de l’emplacement des pièces, et le logiciel peut envoyer des alertes de mise à jour de maintenance et d’autres notifications. Ces solutions technologiques simplifient également l’impression et l’analyse des rapports et la gestion des audits. Cependant, assurez-vous de choisir un système qui peut évoluer avec votre entreprise au fur et à mesure que le temps passe et que le nombre de vos actifs augmente.

Erreur : Ne pas tenir compte des facteurs d’amortissement

Si vous souhaitez économiser un peu plus d’argent chaque année et maintenir votre comptabilité et vos autres informations financières à jour, faites attention à la dépréciation de tous les actifs de votre organisation. Certaines personnes commettent l’erreur de ne pas suivre les détails de l’amortissement, ou elles ne parviennent pas à prendre des décisions intelligentes quant au moment de mettre hors service des produits vieillis et à investir dans de nouveaux outils au bon moment pour minimiser les coûts fiscaux.

Si vous planifiez soigneusement et parlez à votre comptable ou à un autre conseiller à ce sujet, vous devriez être en mesure de gérer les actifs de manière à ne pas payer plus que nécessaire en impôts et en frais d’assurance, ni en frais d’entretien.

Notez que le logiciel de gestion d’actifs mentionné ci-dessus peut généralement calculer l’amortissement pour vous une fois que les détails d’achat nécessaires sont également entrés, ce qui facilite la vie.

La gestion des actifs peut être un domaine difficile à maîtriser, alors rendez-vous service à vous-même et à votre organisation en évitant toutes les erreurs mentionnées.