À l’exception des services médicaux essentiels, cette pandémie a incité les entreprises à privilégier le travail à domicile plutôt que les installations au bureau pour empêcher la propagation du virus. Mais ce n’est pas une excuse pour réduire la productivité, car de nombreux chefs de projet continuent de faire les choses à distance.

Quel que soit le secteur, la gestion de projet est un processus opérationnel critique dans une entreprise, en particulier dans l’ingénierie, la construction et les technologies de l’information. De ces trois secteurs, le dernier peut être le plus difficile, mais pas si vous avez le meilleur travail à partir d’outils à domicile pour commencer.

Alors, comment assurez-vous le succès d’un projet même si vous ne pouvez pas rencontrer votre équipe de projet. Voici quelques conseils pour vous aider.

Comment gérer efficacement des projets en ligne dans une configuration de travail à domicile

Les avantages du travail à domicile sont nombreux, mais le travail à distance présente également certains inconvénients. En tant que chef de projet, vous devez gérer les risques, résoudre les problèmes et suivre la progression de toutes les entreprises, ainsi que l’équipe de projet. Oui, c’est une tâche ardue, mais garder ces conseils à l’esprit pourrait vous aider à en faire un jeu d’enfant.

1.Faites une liste de choses à faire et révisez-la tous les matins avant de vous installer au travail

En connaissant les échéanciers et les jalons du projet, vous aurez une idée de ce qu’il faut faire sur une base quotidienne ou hebdomadaire. Hiérarchisez le travail en fonction de l’urgence et de la quantité de travail nécessaire pour terminer la tâche. Assurez-vous de vous en tenir à cette liste de choses à faire. Si quelque chose de plus important survient, assurez-vous de recentrer votre attention sur votre liste de choses à faire une fois que l ‘«urgence» a été résolue.

2. Minimisez les distractions

Créer un bon équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée peut être une lutte pour les employés qui sont nouveaux dans la configuration travail à domicile. Certaines personnes s’efforcent d’être des parents bons et attentifs, mais elles doivent aussi faire avancer les choses au travail. Avoir un espace de travail exempt de distractions est un must. Verrouillez la porte lorsque vous travaillez et dites aux membres de votre famille de ne frapper que lorsque c’est urgent. Ne faites rien d’autre dans votre espace de travail que le travail, mais vous pouvez effectuer plusieurs tâches en cas de besoin.

Les distractions tangibles peuvent être assez faciles à gérer, mais il peut être plus difficile de résister aux distractions en ligne. Qui d’autre peut vous empêcher de «jeter un coup d’œil» sur vos sites de médias sociaux pour vérifier les «mises à jour»? Si vous ne vous disciplinez pas, vous risquez de perdre votre emploi.

3. Suivre l’avancement du projet grâce aux outils de gestion de projet

En tant que chef de projet, vous devez examiner de près les tâches, les livraisons, l’équipe, les ressources et tout ce qui a un impact sur votre projet. Voyez si tout se passe comme prévu. Vous pouvez faire ces choses avec votre fidèle planificateur, mais si vous travaillez à domicile, une application de gestion de projet vous offrira un monde de commodité technologique.

Couramment utilisé logiciel de gestion de projet incluent Asana, Trello et Basecamp. Cependant, il existe une multitude d’applications de gestion de projet tout aussi utiles et gratuites de nos jours, alors découvrez celle qui fonctionne le mieux pour vous et votre équipe.

Comme la gestion des tâches se fait à distance, il n’y a pas de réunion en personne et tout se fait en ligne. Les applications de gestion de projet facilitent la surveillance grâce aux fonctions suivantes:

Mise à jour des tâches. Avec ces applications, ce sera un jeu d’enfant de découper des charges de travail importantes et lourdes en un ensemble plus restreint de tâches réalisables pour votre équipe distante. Déléguez des tâches à votre équipe en fonction de leurs compétences, capacités et forces. Chaque membre peut également mettre à jour le statut de sa tâche particulière, afin de tenir tout le monde au courant.

Calendrier. Ces applications de gestion de projet ont également une fonction de calendrier intégrée qui peut suivre la progression du projet ou les tâches qui y contribuent. Il montre également combien de temps il reste jusqu’à son achèvement prévu. Un autre avantage des calendriers est qu’ils vous permettent de planifier des réunions récurrentes et d’attribuer ou d’inviter des participants à l’avance afin qu’ils puissent suivre les dates.

Partage de fichiers. Pour qu’une équipe puisse travailler efficacement ensemble, tout le monde doit avoir accès aux fichiers de projet importants. Un dépositaire central pour toutes les informations sur le projet et ses mises à jour, ainsi que la capacité de mettre à jour les fichiers en temps opportun, sont tous deux nécessaires.

La communication. C’est l’un des éléments les plus critiques de la gestion de projet. Si, en tant que chef de projet, vous ne pouvez pas communiquer souvent avec votre équipe, cela conduira presque toujours à l’échec d’un projet. Ne pas rester en contact signifie que vous ne serez pas informé des problèmes qui se sont produits ou des problèmes externes qui causent des retards, entraînant la mise en œuvre du projet plus loin et entraînant des coûts supplémentaires pour les projets.

Rapports. Les chefs de projet peuvent suivre les tâches et l’avancement général du projet grâce à un système de reporting intégré. Dans le même ordre d’idées, les membres de l’équipe peuvent partager rapidement leurs mises à jour de tâches et alerter les autres membres de l’équipe de certains défis pouvant avoir un impact sur l’état du projet.

Avec ces outils, votre travail de chef de projet devient moins un fardeau. En plus de ces fonctionnalités, peut-être, le plus grand avantage de ces programmes est qu’ils sont disponibles en versions mobile et Web afin que vous puissiez surveiller où que vous soyez, et simplement en utilisant votre téléphone.

4. Appréciez et guidez votre équipe

Même si tout se fait en ligne, assurez-vous de ne pas perdre votre contact humain. En outre, c’est un fait connu que la plupart des adultes souffrent de stress au travail. Dans les cas modérés à extrêmes, cela peut entraîner une baisse de productivité et des absences fréquentes.

Si vous voyez un membre de l’équipe qui a du mal à terminer les tâches à temps, comprenez ce qui cause le retard et aidez l’employé à se boucler et à se remettre sur les rails. Par contre, appréciez toujours votre équipe pour un travail bien fait.

La ligne de fond

Un bon chef de projet est quelqu’un qui sait ce qu’il fait, qui comprend clairement ce qu’il faut pour y arriver et qui est capable de relever les défis et de minimiser les risques.

Pour ce faire efficacement, un chef de projet doit avoir de bonnes capacités de leadership, de communication et de renforcement d’équipe, ainsi que de solides compétences en matière de prise de décision et de négociation. Enfin, un bon chef de projet doit posséder des outils de gestion de projet fiables pour que les projets en ligne se déroulent sans heurts.