Alors que les entreprises et les particuliers adoptent les transactions en ligne, les signatures électroniques ont gagné du terrain ces dernières années. Également appelées signature numérique ou signature électronique, ces signatures servent de moyen électronique aux personnes acceptant le contenu présenté dans un document.
Tout comme la signature manuscrite qui se fait physiquement, les signatures électroniques constituent le concept juridique de la capture de l’intention d’un signataire de se soumettre aux termes d’un document signé. Pour faciliter la signature numérique des documents, de nombreuses applications eSignature ont été inventées.
Mais, comment ces applications aident-elles à la gestion à distance des entreprises? La réalité est que dans le monde hautement numérique, les solutions et outils technologiques facilitent de plus en plus l’interaction des gens. Les entreprises qui visent à rationaliser les procédures de signature de documents et à accroître leur efficacité devraient envisager d’adopter Technologie eSignature.
Ci-dessous, nous explorons comment les applications eSignature peuvent vous aider à distance à gérer vos entreprises:
1. Solutions de signature simples et faciles à utiliser
La meilleure chose à propos de l’utilisation d’une application eSignature est qu’elle fournit une solution de signature simple et facile à utiliser.
Il existe de nombreuses applications de signature numérique parmi lesquelles choisir. Cependant, les meilleurs sont ceux qui fournissent un système pour télécharger le document que vous souhaitez signer et indiquer qui doit le recevoir et le signer.
L’application envoie ensuite un lien sécurisé aux personnes que vous avez spécifiées. Le processus de signature est simple – les destinataires n’ont qu’à cliquer sur le lien, ajouter leur signature au document, puis la procédure est terminée.
Si vous avez des clients ou du personnel qui peuvent cliquer sur des boutons et ouvrir des liens, vous pouvez utiliser une application eSignature pour gérer votre entreprise.
2. Rentabilité
Non seulement les signatures électroniques sont plus efficaces que les signatures stylo et papier conventionnelles, mais elles sont également économiques. En effet, les entreprises n’encourent pas de frais d’impression car tout se fait en ligne.
Plus important encore, les signatures électroniques éliminent le coût de publication des documents imprimés pour signature et réduisent le temps nécessaire au processus. Tout cela réduit considérablement les coûts pour les entreprises.
3. Plus de sécurité
Par rapport aux signatures papier conventionnelles, les signatures électroniques sont beaucoup plus sûres et sécurisées à utiliser. Les applications eSignature permettent non seulement aux utilisateurs de signer des documents numériquement, mais également de conserver une trace de la signature de documents qui peut être utilisée pour obtenir toutes les informations dont une entreprise aurait besoin pour suivre les activités de signature.
Les informations de suivi que vous pouvez récupérer à partir de l’application incluent la date de signature du document, les personnes qui l’ont signé et d’où il a été signé. Ces fonctionnalités offrent une meilleure sécurité qui est également plus exécutoire que les transactions papier ordinaires.
4. Efficacité supérieure
Lorsque vous êtes en affaires, vous souhaitez que vos processus s’exécutent aussi efficacement que possible, car le temps perdu pourrait entraîner des opportunités commerciales perdues. La façon traditionnelle de signer des documents prend du temps. Les documents doivent être imprimés, stockés ou envoyés aux signataires et rapportés pour terminer le processus. Avec un Solution eSignature, il devient assez facile de rationaliser votre flux de travail.
L’application vous permet de vous débarrasser de la longue chaîne d’approbation typique des documents papier. Cela élimine également la nécessité de faire un suivi auprès des personnes qui doivent signer les documents. L’application envoie des notifications automatiques ou des rappels par e-mail aux destinataires qui doivent signer le document. Les applications eSignature vous permettent d’automatiser vos demandes de signature afin que vous puissiez vous asseoir et attendre que les signataires signent les documents.
Plus important encore, les applications vous permettent d’éviter les erreurs de signature. Souvent, les champs qui doivent être signés sont marqués clairement et les signataires ne peuvent pas le soumettre avant d’avoir rempli et signé correctement le document. De nombreuses applications eSignature fournissent aux utilisateurs des modèles de documents. Cela augmente l’efficacité en éliminant la nécessité de recréer des documents qui ont été envoyés aux clients ou aux signataires auparavant.
5. Plus de commodité
Dans un monde où les entreprises sont dirigées par des équipes dispersées géographiquement, une technologie qui facilite la signature de documents commerciaux avec rapidité est la bienvenue. Aujourd’hui, même les entreprises locales interagissent avec des clients, des fournisseurs ou des partenaires situés dans différents pays, villes et États.
Avec les applications eSignature, ces entreprises peuvent authentifier des documents à distance et déverrouiller des processus qui auraient autrement pris des jours, voire des semaines. Cela leur offre de nombreuses commodités que les méthodes de signature traditionnelles qui obligent les entreprises à imprimer, envoyer ou numériser des documents ne fournissent pas.
Bottom Line
Chaque entreprise souhaite accélérer ses processus, améliorer l’expérience client, sécuriser ses processus et réduire ses coûts d’exploitation. Les applications eSignature offrent un excellent moyen pour votre entreprise d’y parvenir.
Si vous n’avez pas adopté la technologie eSignature dans votre entreprise, considérez les cinq avantages décrits ci-dessus et commencez à améliorer vos flux de travail avec ces applications dès aujourd’hui.
