Les réunions virtuelles sont désormais le moyen de communication privilégié pour entreprises: en interne et avec des clients et fournisseurs externes. Ils sont un média de plus en plus populaire depuis de nombreuses années; cependant, leur popularité a naturellement augmenté depuis le début du verrouillage de l’année.
Après avoir passé plusieurs mois (ou années) à naviguer dans le monde des réunions virtuelles, même les moins férus de technologie parmi nous ont maîtrisé les bases. Cependant, il y a encore plusieurs erreurs que les gens font, ainsi que des correctifs dont ils ne sont pas conscients. Par conséquent, pour passer d’un amateur de réunion virtuelle à un pro, suivez ces cinq conseils.
1. Fixez votre éclairage
Si vous êtes quelque chose comme le reste d’entre nous, vous n’avez pas réussi à créer un bureau chic. Peut-être que si vous avez de l’espace, vous rêvez d’une dépendance élégante, donnant sur le jardin, où la lumière peut entrer. Cependant, c’est encore un chemin dans le futur. En attendant, vous vous retrouvez coincé dans un coin exigu, dépourvu de lumière naturelle. Pour la plupart des tâches quotidiennes, cela fera l’affaire, mais pour une réunion virtuelle, vous aurez une silhouette sombre sur la vidéo – des ombres projetées sur votre visage et un comportement sombre.
Au lieu de cela, égayez les choses. Trouvez une pièce avec beaucoup de lumière naturelle et utilisez-la pour votre appel. Vous voulez que la lumière soit face à vous ou sur le côté. Si vous êtes derrière, vous serez naturellement silhouetté. Faites une vérification rapide de la caméra avant la réunion pour tester votre place.
2. Utilisez un arrière-plan virtuel
Si vous parcourez la maison à la recherche de la meilleure lumière, il est peu probable que vous obteniez la toile de fond la plus professionnelle. Les jouets pour enfants, la lessive ou même une toile de fond de livres peuvent être une distraction et un manque de professionnalisme. Plutôt que d’accrocher des draps pour cacher votre maison, utilisez la dernière technologie d’écran vert. Celles-ci arrière-plans virtuels pour Zoom par Hello Backgrounds, vous permettent de remplacer votre maison par une scène naturelle ou une salle de conférence coûteuse. Il existe des centaines de choix parmi lesquels choisir.
De plus, ce n’est pas seulement votre toile de fond qui doit être retouchée. Si vous utilisez Zoom, utilisez leur outil d’embellissement pour lisser les imperfections, les rides ou les imperfections. Accédez à vos paramètres, sous « Ma vidéo », cliquez sur la case « Retoucher mon apparence ». Donc, pas la peine de passer des heures dans la salle de bain. Laissez le logiciel faire le travail ardu.
3. Établissez un ordre du jour
Comme pour tout dans la vie, c’est toujours plus facile avec un plan d’action. À l’époque, les gens avaient souvent une idée de ce qui devait être couvert lors d’une réunion. Cependant, la stimulation de l’interaction sociale en personne entraînait souvent une réunion – une conversation fluide permettant à la direction de la réunion de suivre.
Dans le monde virtuel, tout est différent. Les conversations sont souvent guindées, car personne ne veut être celui qui parle. Ou inversement, si les gens parlent, ils se retrouvent souvent enfermés dans une conversation sur les minuties. On oublie apparemment que dix autres personnes écoutent.
Par conséquent, un ordre du jour est plus vital que jamais. Définissez les objectifs critiques de la réunion, tout élément à discuter et qui fera les présentations. De cette façon, si la réunion dérape, vous pouvez utiliser l’ordre du jour comme une feuille de route, pour revenir sur la bonne voie.
4. Brisez-le
Nous avons tous une durée d’attention limitée. Et nous nous sommes tous assis pendant deux heures de slog-fest, de paupières lourdes et de pages de griffonnages alors que nous nous efforçons de maintenir notre concentration. Souvent, rien n’est jamais résolu, car les gens sont trop désintéressés ou distraits pour se concentrer. Lors d’une réunion virtuelle, leurs problèmes sont réglés jusqu’à onze heures.
Faites la chose intelligente: interrompez la réunion. Idéalement, pour chaque point de votre agenda, attribuez un créneau de dix minutes. Cela aidera les esprits à se concentrer sur la résolution du problème dans le laps de temps. Si vous avez plus de cinq ou six points, divisez la réunion ou planifiez une pause. Cela donnera aux gens le temps d’aller aux toilettes, de faire un verre ou de consulter leurs messages. Ainsi, tout le monde peut revenir sans distraction et concentré.
5. Impliquez les participants
Enfin, essayez d’impliquer vos participants. Vous pouvez y parvenir de nombreuses manières, d’abord en posant des questions directes à des personnes qui ne contribuent pas souvent. Le risque d’une question incitera naturellement les gens à accorder plus d’attention et à s’engager davantage. Cependant, vous pouvez également faire diriger diverses parties de la réunion par différents participants, en utilisant le partage d’écran pour vous aider. Ou utilisez le tableau blanc virtuel pour lancer une session de brainstorming.
Si vous voulez vraiment essayer quelque chose d’unique. Demandez à tout le monde de se diviser en petits groupes pour discuter d’un sujet, en utilisant éventuellement Slack ou Microsoft Teams communiquer. Revenez ensuite et partagez ce qui a été discuté.
Plus vos participants seront engagés, plus la réunion aura d’impact.
