Il y a très longtemps, les événements Kaizen signifiaient une observation itinérante et une cartographie de la chaîne de valeur lors de réunions en face à face et au coude à coude. Nous pensions que le partage de l’espace respiratoire était essentiel pour découvrir les barrages routiers de notre entreprise et planifier des améliorations à nos systèmes, processus et produits.

Même avec des vaccins prometteurs contre le COVID-19 en préparation, il faudra encore un certain temps avant que ces jours ne reviennent. Et tandis que notre engagement pour la transformation Lean n’a pas arrêté, la façon dont nous gérons cela a changé. Dans notre nouvelle norme en ligne, nous créons des modèles de travail qui dureront même une fois qu’il sera sûr de reprendre la planification en personne.

Comme pour la plupart des initiatives, démarrer avec un événement Kaizen virtuel est la partie la plus difficile. Que devrait faire et demander votre entreprise avant de plonger? Voici une feuille de route pour guider vos efforts.

Commencer

Choisissez le projet. Obtenez l’adhésion de la direction

Votre organisation a probablement une longue liste de processus à améliorer. Si c’est la première fois que vous organisez un événement Kaizen – surtout s’il s’agit de votre premier Kaizen virtuel – résistez à la tentation de choisir le plus complet et le plus ambitieux. Assurez-vous que la portée du projet est réaliste et qu’elle peut être gérée dans une fenêtre de temps bien définie.

La direction doit comprendre pourquoi le projet a été sélectionné. Pourquoi c’est important pour l’organisation. Comment ils peuvent soutenir l’équipe. Et comment ils peuvent défendre le plan d’amélioration continue issu de l’initiative Kaizen.

L’événement Kaizen devrait avoir un commanditaire de projet – un membre de l’équipe de direction qui défend l’initiative, s’assure que l’équipe a ce dont elle a besoin pour travailler efficacement, en supprimant les obstacles au progrès qui pourraient survenir. Le promoteur du projet s’assure que les recommandations d’amélioration qui découlent des conclusions de l’équipe sont connues des autres cadres supérieurs, puis sont dotées de ressources et mises en œuvre dans toute l’organisation. Ils s’assurent également que les membres de l’équipe sont reconnus pour leurs efforts.

Définir des objectifs dans une charte de projet

Comme pour les événements Kaizen en personne, vous devrez définir des buts, des objectifs et le résultat souhaité dans une charte de projet. Quelles informations seront collectées, comment et par qui? Quels rôles jouera chaque membre de l’équipe? À quelle fréquence vous rencontrerez-vous? Qu’est-ce qui définira votre succès? Comment les résultats et les recommandations seront-ils fournis, par quand et à qui?

Choisissez l’équipe Kaizen virtuelle

Gardez votre équipe à pas plus de 10 membres. Incluez les membres qui ont une expérience directe du processus à améliorer, les membres qui ont des connaissances mais qui ne sont peut-être pas directement impliqués dans le processus, et les personnes d’autres domaines / départements qui ont la capacité de regarder la question avec de nouveaux yeux. Chaque membre de l’équipe doit être en mesure d’accomplir les tâches de l’événement Kaizen qui lui sont assignées en plus de son travail quotidien – ou être libéré de ses responsabilités quotidiennes par son superviseur pour la durée du Kaizen. Si votre entreprise a organisé des événements Kaizen en personne dans le passé, pensez à inclure un membre qui a travaillé dans d’autres équipes Kaizen.

Décidez: qui choisirez-vous comme chef d’équipe? Votre chef de file? Votre facilitateur?

Une personne devrait être responsable de la conduite de vos réunions Kaizen virtuelles. Ce leader / modérateur doit conduire le processus. Ils stockeront et fourniront les informations de connexion aux membres de l’équipe pour accéder aux outils techniques que vous utiliserez. Le chef d’équipe fournira des mises à jour continues à un membre de l’équipe qui peut faciliter certaines discussions et / ou prendre le relais lorsque le chef d’équipe ne peut pas être là.

En plus du chef d’équipe et du chef de renfort, un facilitateur externe ayant de l’expérience dans le secteur de l’industrie du client peut aider à garder les conversations focalisées, proposer des idées auxquelles les autres membres de l’équipe n’auraient peut-être pas pensé et, si nécessaire, revenir sur les tâches. en cours pour apporter un accompagnement et proposer des solutions.

Définissez les limites de la liberté (virtuelle et en personne) pour l’équipe

L’observation en personne de tout ou partie du processus sera-t-elle nécessaire? Si oui, quel (s) membre (s) de l’équipe affecterez-vous pour accéder au site de l’entreprise? Comment relayeront-ils leurs observations? Grâce à une vidéo en direct de leur téléphone portable ou d’un autre appareil? En enregistrant et en rejouant leur visite lors d’une prochaine réunion virtuelle?

Planification globale

Orientation et formation en ligne

Les sessions de formation et d’orientation vidéo à distance permettent de mieux comprendre et d’accepter les objectifs et les tâches avant le début de la collecte d’informations, du brainstorming, de la cartographie des processus et des activités d’amélioration. Ceci est essentiel pour s’assurer que tous les membres de l’équipe comprennent parfaitement Concepts Lean, le projet global et leurs responsabilités individuelles. La formation aide également ceux qui ne sont pas aussi au courant de la technologie de communication que vous utiliserez à se familiariser avec ces outils.

Quelle plateforme de communication virtuelle choisirez-vous?

Alors que la popularité de Zoom a, euh, zoomé et GoToMeeting est un aliment de base pré-COVID, ils peuvent ou non être votre meilleur choix pour les réunions virtuelles. Si Microsoft est la plate-forme de votre entreprise et que les participants sont à l’aise avec cet outil, Microsoft Teams peut faire votre choix. S’ils sont experts en technologie et indépendants de la plate-forme, les options abondent. Comparer à partir de cette gamme de produits de visioconférence.

Quel logiciel de cartographie et de diagramme a du sens?

Si vous avez choisi Microsoft Teams pour les communications vidéo, Microsoft Visio est une synchronisation de diagramme simple. D’autres options incluent LucidChart et le logiciel basé sur le cloud BlueWorks Live d’IBM. Parcourir cette liste de options du logiciel de création de diagrammes.

Préparation

Comment allez-vous maintenir le projet dans les délais?

Comment allez-vous vous assurer que votre événement Kaizen reste sur la bonne voie? Pour beaucoup, une feuille de calcul Excel bien organisée sur un Google Drive fait l’affaire. Si votre projet comporte de nombreuses parties mobiles, des échéanciers, des participants et des processus d’approbation, un certain nombre d’applications Web peuvent tenir tout le monde informé et à jour. Basecamp, Asana, Trello, Monday.com et SmartSheet sont des outils sophistiqués qui intègrent des «coups de pouce» pour aider votre équipe à atteindre les jalons du projet. Voici une solide revue des produits logiciels de gestion de projet à choisir.

Qui allez-vous choisir comme gestionnaire de documents?

Un membre de l’équipe devrait être responsable de la prise et de la publication des notes de réunion, de la création et de la mise à jour des documents de projet au fur et à mesure que le Kaizen virtuel avance.

Où seront situés les documents de projet?

Les participants extérieurs à votre organisation peuvent-ils facilement accéder aux documents à partir d’un serveur d’entreprise protégé? Devriez-vous plutôt configurer des fichiers depuis Google Drive? Dropbox? Une autre plate-forme basée sur le cloud? Voici Les choix de PCMag pour les services de stockage dans le cloud et de partage de fichiers.

Que faut-il examiner et mesurer?

Quels processus spécifiques devront être observés et documentés?

Planification et planification

Décrivez ce que votre équipe fera chaque jour, pendant combien de temps l’événement Kaizen et partagez-le avec le chef d’équipe, le chef de secours et l’animateur. Par exemple, un événement virtuel de huit jours pourrait ressembler à ceci:

Jour 1 – Formation

Jour 2 – Collecte de données

Jour 3 – Analyse des données et brainstorming des options de workflow alternatives

Jour 4 – Test des options alternatives de workflow

Jour 5 – Affiner le processus, créer des instructions standardisées pour le processus

Jour 6 – Affiner les instructions standardisées

Jour 7 – Rapporter les résultats et les recommandations à la direction

Jour 8 – Récapitulation et prochaines étapes

Pendant l’événement Kaizen

suivi

Au cours de l’événement Kaizen virtuel, le chef d’équipe et le gestionnaire de documents suivent et documentent les éléments d’action – qui est responsable de chaque élément d’action, quand l’action a été terminée et le résultat ou la constatation – dans la plate-forme de gestion de projet que vous avez sélectionnée.

Suivre

Comme pour les événements Kaizen en personne, la réunion de rapport à la direction ne signifie pas que les choses sont terminées. Kaizen n’est pas une activité rapide et rapide. Il vise à initier et à favoriser l’amélioration continue. Cela signifie que chaque membre de l’équipe exécute non seulement les recommandations et les tâches du Kaizen, mais surveille en permanence le processus et recommande des ajustements pour le rendre encore meilleur au fil du temps. Le coaching post-événement est essentiel – non seulement pour garantir que les changements se produisent comme prévu, mais aussi pour donner à l’équipe confiance en sa capacité à poursuivre l’initiative d’amélioration.

Avantages de devenir virtuel pour votre prochain événement d’amélioration Kaizen

Après avoir dirigé et animé des centaines d’événements d’amélioration du lean en personne, l’équipe de Daniel Penn Associates a aidé les clients à s’adapter à notre nouvelle norme virtuelle. Au cours du processus, nous avons découvert les avantages de cette méthode de travail.

Tranquillité d’esprit et productivité. Lorsque la plupart ou tous les membres de l’équipe travaillent à domicile, les chefs d’entreprise ont le temps d’élaborer un plan de sécurité solide qui permettra (éventuellement) un retour au bureau. En attendant, nous constatons que les employés qui se rassemblent virtuellement (sans temps de trajet) se concentrent davantage sur le travail à accomplir et moins sur leurs craintes de contagion.

Compréhension tout-sur-une-page. Dans l’ancien temps des brainstormings Kaizen en personne, les membres de l’équipe se levaient pour placer et déplacer des post-it sur une carte de flux de valeur généralement affichée sur un mur. Dans les Kaizens virtuels que nous avons pris en charge, nous constatons qu’il est plus facile d’attirer l’attention des gens sur la tâche à accomplir lorsqu’elle est affichée sur un écran partagé que lorsque les gens regardent un document sur leurs genoux. Pendant qu’un membre de l’équipe parle, les participants peuvent proposer des idées et des suggestions via le babillard électronique de l’outil de visioconférence. Tout au long du processus, les membres de l’équipe reçoivent des «indices» visuels à travers l’expression faciale rapprochée des participants.

Des réunions de taille réduite pour des résultats réfléchis.

Lorsque les événements Kaizen ont lieu en personne au sein d’une entreprise, le processus peut commencer par une visite du bureau ou des installations suivie d’un brainstorming de groupe d’une demi-journée. On sait désormais qu’une demi-journée de rencontre en personne peut ressembler à un marathon suicidaire sur Zoom. Pour éviter l’épuisement de la visioconférence, les chefs de projet doivent réfléchir à la manière dont ils vont «  découper  » les phases de découverte, de brainstorming et de planification pour encourager la participation en ligne – ainsi que du temps pour rechercher et réfléchir entre les réunions en ligne.

Relations à plus long terme.

Dans l’ancien temps des événements Kaizen en personne, les membres de notre équipe pouvaient se rendre sur le site du client et soutenir un événement Kaizen de 2 à 3 jours. Dans l’univers virtuel Kaizen d’aujourd’hui, les craquements temporels liés au voyage ont disparu. Nous sommes en mesure d’effectuer des vérifications individuelles avec les chefs d’équipe tout au long de leur processus. Nous enregistrons et examinons les réunions vidéo pour nous assurer que rien n’a été manqué. Nous participons à distance à des présentations de rapports aux décideurs. Nous planifions des «check-ins» de visioconférence au fur et à mesure que les recommandations de l’équipe Kaizen sont mises en œuvre.

Tony Rodriguez, CMC, est président du conseil aux opérations Daniel Penn Associates. Mike Beauregard, PE, CQE et Kate McGovern, Ph.D., sont des consultants seniors.