Par Shiran WeitzmannPDG et co-fondateur, Shield

Ja dépendance croissante à l’égard de nos appareils mobiles a placé les institutions financières dans un dilemme majeur, car les employés ont plus que jamais accès à divers canaux de communication, ce qui rend plus difficile que jamais le contrôle de la communication des employés. Les institutions ont l’obligation de respecter certaines réglementations de conformité établies par la SEC, mais cela ne signifie pas que les employés ne prennent pas sur eux d’étendre leur correspondance au-delà des canaux de communication détenus et approuvés par l’entreprise. Un signalé 87% des entreprises comptent sur la capacité de leurs employés à accéder à des applications professionnelles sur leurs téléphones portables. La question est de savoir par quels canaux et comment les institutions financières peuvent atténuer les risques associés.

Cet article discutera du rôle de la SEC dans l’application des mesures de conformité des communications tout en examinant les problèmes actuels auxquels les sociétés financières sont confrontées et ce qu’elles peuvent faire pour surmonter ces défis.

Intérêt accru de la SEC

En ce qui concerne les employés utilisant des appareils personnels par opposition aux canaux de communication approuvés, la SEC a déjà montré son intérêt pour la façon dont les entreprises suivent les communications numériques des employés. En octobre de l’année dernière, Reuters a rapporté que la SEC avait commencé à s’enquérir de la façon dont les banques de Wall Street étaient « assurer le suivi des communications numériques des employés« , y compris l’utilisation sur des appareils personnels tels que les SMS et les e-mails.

Une grande partie de l’intérêt de la SEC pour la façon dont ces grandes institutions financières suivent la communication de leur personnel, en particulier sur les appareils personnels, découle du passage à une culture de travail à domicile qui a créé un manque de visibilité des employés. De plus, l’environnement de travail à domicile a imposé une bataille difficile aux entreprises et aux équipes de conformité pour gérer et auditer les communications des employés.

Les sociétés financières ressentent la pression de maintenir les mesures de conformité en ce qui concerne toutes les formes de communication. En témoignent les récentes amendes infligées en décembre à quelques-unes des plus grandes banques d’investissement pour non-maintien de processus de conformité appropriés, y compris la tenue de registres. Les deux entreprises ont fait face à près d’un milliard de dollars d’amendes combinées. En février de cette année, les deux Goldman Sachs et HSBC se sont retrouvés dans une situation similaire avec l’incapacité de suivre et d’archiver correctement les communications des employés avec des amendes toujours en suspens. Et encore plus récemment, Citibank se sont retrouvés sur la sellette alors que la SEC enquête sur la conformité de la société en matière de tenue de registres.

Là où les entreprises sont à la traîne

De nombreuses banques continuent de s’appuyer sur des fournisseurs traditionnels, dont les méthodes manuelles sont obsolètes car elles ne peuvent pas suivre les progrès de la technologie et les canaux de communication en augmentation rapide. En termes simples, il est presque impossible d’obtenir, de passer au crible et de traiter manuellement la grande quantité de données sur les canaux de communication mobile tout en respectant les réglementations nouvellement imposées et les nouvelles pratiques utilisées par les acteurs malveillants. La CAF a signalé qu’il y avait eu un 200% augmentation du volume de données à traiter pour les enquêtes via des canaux cryptés tels que WhatsApp. Bien que cela ne reflète pas uniquement les canaux mobiles, cela démontre que les entreprises doivent être équipées de ressources suffisantes pouvant accueillir de gros volumes de données.

De plus, l’environnement de travail à domicile susmentionné s’est prolongé plus longtemps que certains ne l’avaient initialement prévu, car de nombreuses entreprises l’ont adopté comme modèle permanent. Cela rend ces entreprises vulnérables aux actes de fraude infâmes, notamment les cas d’abus de marché, de délit d’initié, d’usurpation d’identité et de fuite en avant de la part d’acteurs malveillants. Il a créé de nouvelles opportunités qui peuvent passer inaperçues. Mais ça ne s’arrête pas là car l’utilisation des emojis s’est imposé comme un outil, camouflant des comportements néfastes. Les emojis, ainsi que les gifs et les images, peuvent être préoccupants car ils peuvent facilement passer inaperçus car l’intention n’est pas nécessairement claire.

Nous constatons également une utilisation accrue des notes vocales et des messages vidéo sur le lieu de travail. Ces deux méthodes de communication peuvent encore compliquer le processus de conformité. Ce qui rend la voix et la vidéo difficiles à suivre, c’est qu’elles n’utilisent pas nécessairement de texte, ce qui rend plus difficile pour les équipes et les systèmes de conformité de suivre et de signaler toute intention malveillante.

Les sociétés financières peuvent se retrouver face à un dilemme en ce qui concerne les canaux de communication mobiles autorisés et non autorisés. Du point de vue de l’employeur, il souhaite protéger l’entreprise de tout cas potentiel d’abus ou de manipulation tout en ayant la possibilité d’assurer une surveillance appropriée de la conformité. Du point de vue de l’employé, certaines plates-formes offrent une plus grande commodité et peuvent parfois entraîner l’utilisation de canaux de communication non autorisés. On peut également dire quelque chose sur les préférences des clients et l’influence qu’ils ont sur la plate-forme à travers laquelle ils communiquent.

Cependant, les institutions financières sont toujours tenues responsables de la nécessité de fournir des mesures de conformité adéquates en matière de communication avec les employés afin de répondre aux exigences des régulateurs, même les entreprises qui se sont adaptées aux nouvelles technologies et ont mis en place des méthodes de conformité à jour.

L’avenir des pratiques de communication électronique

La communication avec les employés continuera d’être un problème pour les entreprises financières. Ils doivent accepter que les canaux mobiles joueront un rôle de premier plan dans leur activité. En fin de compte, si les entreprises veulent se protéger et protéger leurs employés, il est essentiel de commencer par mettre en œuvre des politiques à l’échelle de l’entreprise qui sont clairement articulées aux employés sur lesquelles les plateformes de communication mobile sont autorisées à faire des affaires et comment elles doivent être utilisées. Cela permet aux entreprises de se protéger en créant de la transparence et en éliminant toute confusion potentielle sur ce qui est acceptable et ce qui ne l’est pas. Bien que cela ne résolve pas tous leurs problèmes, c’est la première étape pour protéger l’entreprise contre les fraudes commises par un employé.

Pour aller plus loin, à mesure que la technologie de conformité continue d’évoluer, les entreprises doivent reconnaître qu’il est impératif qu’elles adaptent et mettent en œuvre les nouvelles technologies et outils de renseignement sur le lieu de travail mis à leur disposition. L’intelligence artificielle joue un rôle clé dans la sécurité d’une entreprise, lui permettant ainsi qu’aux équipes de conformité d’automatiser la surveillance de la conformité et de fournir une solution d’analyse.

Dans certains cas, les abuseurs du marché peuvent facilement passer par plusieurs canaux mobiles en envoyant un message sur chacun pour formuler un seul message. Certains peuvent même recourir à l’utilisation de plusieurs langues, créant plusieurs fils de correspondance qui peuvent voler sous le radar ou rejeter la plupart des outils de surveillance. Cela amplifie le besoin de solutions d’intelligence d’affaires basées sur l’IA, transparentes et dotées de la capacité de rechercher largement sur plusieurs canaux mobiles en parallèle et de reprendre ces modèles. Ces solutions de conformité avancées sont essentielles pour améliorer le processus global de surveillance de la conformité. Les sociétés financières doivent rechercher des solutions et des outils dotés d’une meilleure gestion de la tenue des dossiers, de capacités de recherche avancées et de mesures de sécurité renforcées.

Les sociétés financières peuvent et doivent certainement apprendre des erreurs des autres pour prendre des décisions plus éclairées sur la manière dont elles assurent la surveillance de la conformité et respectent les diverses réglementations de la SEC. La mise à jour de vos politiques et solutions de conformité en matière de communication avec les employés peut aider à garder votre entreprise hors de la ligne de mire de la SEC et à éviter des centaines de millions de dollars d’amendes.

Même si les communications mobiles continuent de dominer nos vies professionnelles et de s’étendre au-delà des canaux actuellement disponibles, les sociétés financières peuvent prendre les mesures appropriées pour se doter des outils appropriés qui sont à la fois efficaces et efficients. Les plateformes de conformité de communication qui ont la capacité de fournir à la fois à l’entreprise et aux équipes de conformité l’accessibilité, la transparence et de répondre aux exigences des régulateurs devraient être hautement considérées et recherchées. La conformité des communications est en constante évolution et sera essentielle au succès futur du secteur financier et à la manière dont les entreprises mènent leurs activités.