La nature historiquement manuelle des paiements des comptes fournisseurs (AP) freine les progrès dans tous les secteurs.

Il immobilise des fonds dans des processus largement hérités, y compris l’iceberg presque insubmersible des chèques papier B2B.

Mais en particulier dans le monde des affaires en évolution rapide d’aujourd’hui, où les entreprises recherchent constamment de nouvelles façons de rationaliser leurs opérations et d’accroître leur efficacité, la modernisation du service AP semble offrir une victoire facile.

Alors pourquoi faut-il tant de temps pour que les paiements des entreprises deviennent entièrement électroniques ?

« Les chèques vont continuer à mourir de la mort la plus lente », Ernest RolfsonPDG et fondateur de la solution Payments-as-a-Service Finexioa déclaré la PDG de PYMNTS, Karen Webster.

« Les plus grandes entreprises américaines utilisent des systèmes monolithiques très anciens et très fiables pour gérer leur fonction de trésorerie, dans ce cas, leurs processus AP qui décident qui payer et comment payer – et ils s’appuient toujours sur ces flux de travail », il ajouta.

Pourtant, Rolfson a déclaré que son point de vue sur le mouvement de l’argent des paiements papier vers le numérique est généralement positif car il voit l’état actuel de l’innovation et de l’adoption des AP aujourd’hui à « environ six » sur 10.

« Ce qui me retient, c’est que 40% des dépenses dans le pays sont toujours basées sur des chèques papier et des processus manuels », a-t-il déclaré. « Les paiements AP sont encore très manuels. »

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L’un des principaux problèmes de la numérisation du service AP est simplement le manque de logiciels permettant et facilitant les paiements pour les grandes entreprises, malgré la disponibilité croissante des capacités de trésorerie offertes par les banques.

« Pour [firms] pour profiter de tous les produits de trésorerie dont dispose une banque, elle doit en quelque sorte forcer brutalement tous ses bénéficiaires, fournisseurs et vendeurs à s’inscrire, à s’installer et à être sécurisés pour accepter leurs paiements », a déclaré Rolfson. « Ce sont des obstacles majeurs que de nombreuses entreprises n’ont tout simplement pas les ressources, les connaissances, les compétences et l’expertise pour aider à faciliter. »

Il existe séparément de nombreux obstacles liés aux processus à l’adoption des paiements électroniques, notamment l’identification des références des fournisseurs, la gestion des changements des fournisseurs et de l’entreprise, ainsi que le risque omniprésent – et la peur – de la fraude au paiement.

Rolfson a souligné qu' »une préoccupation très réelle » derrière l’hésitation des grandes entreprises à adopter les paiements électroniques est le risque perçu de fraude de paiement.

En effet, 63 % des entreprises ont été victimes d’une fraude par chèque au cours de l’année écoulée, tandis que 30 % ont été victimes d’une fraude par chambre de compensation automatisée (ACH), ce qui fait de sa prévention une priorité pour les entreprises et les amène à voir les solutions AP numériques à travers une lentille sceptique de, « comment puis-je être en sécurité, que doit faire et savoir mon service informatique », a déclaré Rolfson.

« Mais soyons honnêtes, ACH est franchement plus sensible à la fraude » que les solutions AP électroniques, a-t-il déclaré.

Cependant, tout comme les cartes de crédit d’entreprise et le traitement des cartes de crédit en général ont été commercialisés avec succès dans le paysage commercial au point que les entreprises n’y réfléchissent plus, Rolfson a déclaré qu’il voyait la même chose se produire avec les outils AP électroniques.

« La grande opportunité est que cela soit transparent et fonctionne simplement », a-t-il déclaré. « Le composant d’utilisabilité est essentiel et largement absent. Ce sont des choses qui prennent du temps, et cette industrie est très lente. C’est un changement de génération qui ne fait que commencer.

Alors que de plus en plus d’entreprises sont exposées aux avantages de la modernisation de leurs fonctions AP et commencent à utiliser les paiements électroniques dans leur propre entreprise, il est possible qu’un effet de réseau lent, mais puissamment fondamental, s’installe.

Après tout, les paiements électroniques facilitent non seulement le rapprochement des deux côtés de la transaction, mais ils éliminent également l’incertitude du « quand vais-je être payé » inhérente à l’attente d’un chèque physique par la poste, ou à l’actualisation d’un compte pour voir si l’un n’a pas encore été encaissé, a-t-il dit.

L’importance du service à la clientèle et de l’éducation des clients

Compte tenu de l’hésitation continue et historique autour de la numérisation des processus de comptabilité fournisseurs, la formation et l’assistance sont essentielles pour aider les entreprises à naviguer dans la transition des paiements papier aux paiements numériques.

« Franchement, c’est une question de prise en main », a déclaré Rolfson.

Il a expliqué que pour convaincre les entreprises de passer des chèques papier aux paiements numériques, il est essentiel de les aider à « désapprendre tous les processus manuels » qui n’ont plus besoin d’être effectués par un employé.

« C’est un grand changement d’apprentissage », a déclaré Rolfson. « Vous devez désapprendre à votre cerveau pour comprendre la nuance de ce que la nouvelle technologie peut faire. AP est une fonction très stratégique et complexe pour le bureau du directeur financier, et elle a à voir avec la négociation des conditions des fournisseurs, l’intégration des fournisseurs, parfois les composants de diligence des fournisseurs, la gestion des contrats, et en fonction de la complexité du processus d’approbation et d’examen des factures et des bons de commande, ils sont aussi une ressource de première ligne contre la fraude.

C’est là que les outils d’intelligence artificielle (IA) prédictifs et génératifs peuvent jouer un rôle en libérant du temps pour que le service financier puisse travailler plus efficacement et assumer davantage de responsabilités.

« Nous utilisons des outils d’IA depuis des années », a-t-il déclaré. « C’est plus à la mode d’en parler maintenant, alors nous le sommes. »

Rolfson a déclaré que Finexio dispose de plus de huit ans de données internes à exploiter, qui ont été spécifiquement organisées au fil du temps pour être exploitées dans des modèles prédictifs sur mesure qui peuvent mieux soutenir les approches d’acquisition de clients et de marketing, améliorer la prévention de la fraude et renforcer la sécurité et l’acceptation des transactions, entre autres cas d’utilisation. .

« Nous faisons des choses très intéressantes autour de la prévention et de l’identification de la fraude dont l’ensemble du secteur pourrait profiter », a-t-il ajouté.

Bien qu’il reste encore des défis à relever, les avantages des paiements électroniques, notamment une efficacité accrue, des économies de coûts et de meilleures relations avec les fournisseurs, deviennent de plus en plus clairs, a-t-il déclaré – les entreprises doivent simplement savoir où chercher.

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