Vous êtes-vous déjà demandé s’il était possible d’envoyer des e-mails chiffrés via Microsoft Outlook? Eh bien, bonne nouvelle – ça l’est! Que vous ne sachiez pas si le fournisseur de messagerie d’un ami est légitime ou si vous êtes préoccupé par l’envoi de fichiers et d’informations confidentiels pour le travail, Outlook prend en charge un certain nombre de moyens pour crypter vos messages.
[[post-object type= »divider » /]Types de cryptage pour les e-mails Outlook
Tout d’abord, c’est une bonne idée de se faire une idée de ce que le cryptage d’un e-mail implique réellement. Lorsque vous cryptez un e-mail, vous le transformez en texte chiffré indéchiffrable, alors qu’avant il était tout le monde peut lire du texte brut. Le chiffrement nécessite l’utilisation d’un ensemble de clés – une clé publique (utilisée pour le chiffrement) et une clé privée (utilisée à la fois pour le chiffrement et le déchiffrement). Le destinataire de votre message aura donc besoin de la clé privée qui correspond à la clé publique – sinon il ne pourra pas voir ce que vous avez écrit!
Actuellement, il existe trois façons de chiffrer les e-mails Outlook. Nous examinerons brièvement chaque méthode ci-dessous, puis nous plongerons dans des guides de configuration étape par étape plus loin dans l’article.
Chiffrement S / MIME pour Outlook
Le chiffrement S / MIME peut être difficile à configurer, notamment parce que votre destinataire devra utiliser un service de messagerie prenant en charge S / MIME et le configurer et le préparer à basculer. C’est assez improbable. S / MIME exige que vous acquériez un certificat pour valider votre identité et, bien sûr, que votre destinataire en possède un également. C’est beaucoup de travail, et pour aggraver les choses, S / MIME peut être rendu totalement inefficace si une clé de chiffrement est perdue ou tombe entre de mauvaises mains.
- Dans l’ensemble, S / MIME ne sera probablement utilisé efficacement que par des personnes dont les lieux de travail l’ont déjà configuré.
Chiffrement OME pour Outlook
Avec le chiffrement Office 365, vous n’aurez besoin d’aucun certificat pour envoyer des messages chiffrés. Vous aurez toutefois besoin d’un abonnement valide, ce qui peut vous coûter un joli centime. Bien que l’envoi d’e-mails cryptés via OME soit simple, vos destinataires auront un peu de travail à faire pour accéder au message. OME oblige les destinataires à se connecter à un compte Office 365 ou à confirmer leur identité via un mot de passe à usage unique, envoyé sous forme de code à un appareil mobile ou à un compte de messagerie. Certains destinataires n’auront pas de problème avec cela, tandis que d’autres peuvent avoir du mal à comprendre ce qui leur est demandé ou être incapables de confirmer actuellement leur identité.
- Cependant, OME peut envoyer avec succès des e-mails chiffrés aux destinataires à l’aide de clients de messagerie autres qu’Outlook!
Qu’en est-il des modules complémentaires de chiffrement pour Outlook?
Donc, compte tenu de certains des pièges qui accompagnent S / MIME et OME, vous ne serez peut-être pas impatient d’utiliser l’une ou l’autre méthode. C’est là que les services de chiffrement tiers sont utiles. Un certain nombre d’entre eux sont disponibles – à des coûts variables – et il suffit d’une installation rapide et de quelques clics pour obtenir la configuration.
- Ensuite, envoyer des e-mails cryptés est aussi simple que de cliquer sur un bouton. Aucun certificat, aucun code, quel que soit le service de messagerie utilisé par votre destinataire.
Maintenant que notre visite guidée du cryptage d’Outlook est terminée, examinons de plus près comment configurer et exécuter ces méthodes de cryptage. Nous allons commencer par S / MIME.
Comment utiliser le cryptage S / MIME sur les e-mails Outlook
Avant d’envoyer ou de recevoir des e-mails via S / MIME, vous et votre destinataire aurez besoin d’un certificat numérique (également appelé identification numérique). Vous pouvez suivre les liens fournis par Outlook pour vous en procurer un ou faire vos propres recherches pour trouver un certificateur en ligne. Une fois que vous avez votre mot de passe, la première chose à faire est de le sauvegarder quelque part! Vous ne voudrez pas en acheter un nouveau si vous le perdez ou si vous installez Outlook sur un autre appareil. Sans votre certificat, vous ne pourrez pas non plus lire les e-mails chiffrés précédemment envoyés ou reçus.
La première chose que vous devez faire est importez votre certificat S / MIME dans Outlook. Pour ce faire, suivez simplement les étapes ci-dessous:
- Passez la souris sur le coin supérieur gauche de votre fenêtre Outlook et parcourez Fichier > Options > Centre de confiance > Paramètres du centre de confiance > Sécurité des e-mails.
- Vous devriez voir une option pour importer votre certificat, étiquetée Importer / Exporter, alors donnez-lui un clic.
- Une nouvelle fenêtre apparaîtra et vous devrez vous assurer que l’option Importer l’ID existant du fichier est mis en surbrillance.
- Ensuite, sélectionnez Feuilleter pour trouver votre certificat.
- Vous serez invité à entrer le mot de passe associé au certificat, faites-le et confirmez.
La fenêtre Import / Export se fermera d’elle-même et vous aurez fini d’importer votre certificat!
Ensuite, vous devrez partagez votre certificat avec votre destinataire. Pour ce faire, il vous suffit:
- Tapez votre e-mail.
- Naviguez vers le haut de la fenêtre de message et sélectionnez Options, puis Plus d’options.
- Ensuite, cliquez sur Les paramètres de sécurité.
- À ce stade, vous devrez cliquer sur Ajouter une signature numérique à ce message.
- Envoyez votre email, et c’est tout! Le destinataire pourra désormais utiliser la clé publique associée à votre certificat numérique pour crypter ses e-mails.
Ensuite, il est temps de mettre à jour les coordonnées du destinataire avec son certificat. Vous pouvez le faire dès que le destinataire vous a envoyé un e-mail de son choix, via Outlook, contenant une signature numérique. Il s’agit d’une étape importante, car vous aurez besoin de la clé publique associée au certificat de votre destinataire pour envoyer un message chiffré.
- Ouvrez l’e-mail de votre destinataire – celui contenant son signature numérique.
- Mettez en surbrillance le nom du destinataire et faites un clic droit, puis sélectionnez Ajouter aux contacts Outlook.
- Vous pouvez également utiliser le Modifier / mettre à jour bouton si le destinataire est déjà un contact.
- Sélectionner Certificats et recherchez le certificat approprié dans la liste fournie.
Alto! Désormais, votre carte de visite sera mise à jour avec au moins un certificat. En cliquant sur ce certificat, vous pourrez confirmer qu’il est disponible pour crypter les messages destinés au contact.
Enfin, après avoir terminé toutes les étapes ci-dessus, vous pourrez envoyer un e-mail chiffré. À envoyer un e-mail sécurisé en utilisant S / MIME, vous devrez:
- Composez votre e-mail comme vous le feriez normalement.
- Sélectionner Options depuis le haut de la fenêtre du nouveau message, puis Plus d’options.
- Cliquez sur Les paramètres de sécurité.
- Vous verrez un nouveau Propriétés de sécurité fenêtre, où vous devrez cliquer Crypter le contenu des messages et les pièces jointes.
- Confirmez ceci en appuyant sur D’accord, puis fermez la fenêtre.
- Polissez votre e-mail, n’oubliez pas les pièces jointes importantes et envoyer il sur son chemin!
Gardez à l’esprit, cependant, que si le contenu de votre e-mail sera crypté, l’objet de l’e-mail ne le sera pas. Alors, gardez vos sujets brefs et n’incluez rien que vous ne voudriez pas être intercepté.
Comment le destinataire lit-il un e-mail Outlook chiffré par S / MIME?
Comme mentionné ci-dessus, il y a beaucoup d’obstacles à franchir avant que vous ou votre destinataire ne puissiez envoyer et / ou recevoir des e-mails S / MIME. En fin de compte, votre destinataire devra avoir S / MIME prêt à être utilisé sur son appareil, mais tant que vous avez tous les deux échangé des certificats, les e-mails seront automatiquement déchiffrés et prêts à être lus.
Comment utiliser le chiffrement OME avec Outlook
Vous serez soulagé de savoir que OME n’implique pas du tout de certificats – en fait, le chiffrement de messages Office 365 est assez simple par rapport à S / MIME. Tant que vous disposez d’un abonnement Office 365 valide, vous pourrez envoyer des messages chiffrés à n’importe qui, quel que soit le client de messagerie qu’ils utilisent, tant qu’ils ne craignent pas de faire un peu de travail pour lire ce que vous écrit.
Avant de pouvoir envoyer un e-mail chiffré via OME, vous devez vous assurer que votre abonnement actuel prend en charge la fonctionnalité. Heureusement, cela peut être fait en quelques clics.
Rendez-vous sur Outlook.com et connectez-vous comme d’habitude, ou ouvrez votre application Outlook ProPlus et ouvrez un nouvel e-mail. Si OME est activé, le bouton Crypter dans le menu supérieur ne doit pas être grisé.
Une fois que vous avez confirmé que vous pouvez utiliser OME, vous pouvez envoyer un e-mail crypté immédiatement! Pour ce faire, suivez ces étapes simples:
- Tapez votre e-mail.
- Aller vers Options dans le menu supérieur et appuyez sur Crypter. Vous pouvez également empêcher le transfert de votre e-mail crypté en sélectionnant la flèche sous ce bouton Crypter.
- Vous serez informé par une fenêtre contextuelle que le cryptage sera appliqué à votre courrier électronique.
- Vous êtes prêt! Terminez votre e-mail et envoyez-le lorsque vous êtes prêt.
Comment le destinataire lit-il un e-mail Outlook chiffré par OME?
Votre destinataire recevra initialement un e-mail qui semble illisible – il ne pourra pas consulter le contenu ou les pièces jointes tant qu’il n’aura pas vérifié son identité. Ils peuvent le faire en se connectant à un compte universitaire ou professionnel valide associé à l’adresse e-mail à laquelle le message a été envoyé. Sinon, ils peuvent demander un mot de passe à usage unique. Ce mot de passe leur sera envoyé par e-mail et ils devront le coller dans la page Web Office 365 appropriée. L’e-mail sera alors rendu lisible – mais ils devront télécharger toutes les pièces jointes avant de pouvoir les ouvrir.
Utilisation de modules complémentaires pour crypter les e-mails Outlook
Si vous ne travaillez pas pour une grande entreprise avec une équipe de personnel informatique pouvant vous aider avec des certificats S / MIME ou l’accès à des comptes compatibles OME, les modules complémentaires tiers seront la meilleure option. Vous pouvez utiliser des modules complémentaires avec n’importe quel client de messagerie et envoyer des e-mails chiffrés aux destinataires à l’aide de n’importe quel client de messagerie. La partie la plus difficile de l’utilisation des modules complémentaires va être de décider lesquels utiliser – le marché est saturé d’options, et certaines sont incroyablement bon marché!
Préparer votre module de chiffrement est incroyablement simple. Téléchargez le fichier à partir du site du fournisseur, cliquez sur le téléchargement lorsqu’il est terminé et vous serez guidé à travers un processus d’installation simple qui ne prend généralement qu’une minute ou deux.
Une fois que c’est fait et dépoussiéré, vous êtes prêt à envoyer des courriels cryptés! C’est simple à faire:
- Commencez à rédiger un nouvel e-mail et assurez-vous d’inclure également vos pièces jointes.
- Ne cliquez pas sur envoyer. Au lieu de cela, appuyez sur le Envoi sécurisé bouton lorsque vous êtes prêt.
Et c’est tout! Les destinataires auront également un temps facile de lire votre e-mail crypté. Aucun certificat n’est requis et aucun mot de passe à usage unique n’est nécessaire, bien que vous puissiez configurer vos e-mails pour qu’ils expirent après un certain temps. À la réception de votre e-mail, le destinataire cliquera dessus et sera redirigé vers une page distincte où il pourra consulter le message chiffré.
Conclusion
Les trois méthodes de cryptage que nous avons examinées dans ce guide ont leurs propres avantages et inconvénients, et vous devrez finalement décider quelle forme de cryptage convient le mieux à vos ressources, votre budget et votre niveau de compétence. S / MIME fonctionne bien si votre entreprise a déjà pris les mesures nécessaires pour le configurer et le faire fonctionner, OME est plus rapide et plus léger, mais dépend du destinataire pour vérifier sa propre identité, et les modules complémentaires peuvent rendre l’ensemble du processus encore plus simple. , mais peut être coûteux.
Cependant, nous recommandons certainement d’investir dans l’une de ces méthodes. Surtout si vous envoyez ou récupérez fréquemment des informations sensibles qui pourraient vous entraîner des amendes en cas de mauvaise gestion. Votre droit à la confidentialité en ligne devrait également s’étendre à vos comptes de messagerie, alors prenez soin de vous et assurez-vous qu’aucun fouineur ne puisse intercepter vos messages.
