PDF (Portable Document Format) a été inventé il y a de nombreuses années par Adobe. C’est actuellement le format le plus populaire pour partager des informations en raison de sa facilité d’utilisation, de sa sécurité, de sa fiabilité et de sa compatibilité avec tous les appareils que nous utilisons quotidiennement.

Ce format garantit qu’un fichier ne modifie en aucun cas sa structure d’origine lorsque nous l’ouvrons sur, par exemple, des ordinateurs, des tablettes, des smartphones, etc. De plus, PDF permet d’ajouter des champs que d’autres utilisateurs peuvent remplir avec les informations requises. information.

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En tenant compte de tous les avantages mentionnés ci-dessus, nous allons vous donner quelques conseils sur la façon de créer des formulaires à remplir au format PDF sur Linux sans utiliser le logiciel Adobe. Dans cet article, vous apprendrez à créer un fichier PDF remplissable avec UNIQUEMENTBUREAU.

À propos des formulaires ONLYOFFICE

A partir de la version 7.0 de l’open-source UNIQUEMENTBUREAU suite, les utilisateurs peuvent créer et modifier des formulaires à remplir également appelés OFORM. Cette fonctionnalité est conçue pour faciliter le travail avec des documents électroniques de différents types.

Il vous permet de créer, éditer et co-éditer des documents avec des champs à remplir en ligne ou localement sur votre PC ou ordinateur portable et de les envoyer à d’autres utilisateurs afin qu’ils puissent remplir les champs plus tard. Ainsi, vous pouvez gagner du temps lors de la création de documents standard en optimisant le processus de flux de travail des documents électroniques.

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OFORM sont basés sur les contrôles de contenu traditionnels que vous pouvez trouver dans Microsoft Office et offrez la flexibilité des formulaires Adobe. Cependant, les formulaires ONLYOFFICE sont livrés avec des propriétés de champ plus avancées, ce qui implique un degré de personnalisation plus élevé.

Après cette courte introduction, passons de la théorie à la pratique.

Étape 1 : Obtenez les éditeurs de bureau ONLYOFFICE

Le moyen le plus simple de commencer à créer et à modifier des formulaires à remplir sous Linux consiste à installer ONLYOFFICE Desktop Editors. Cette suite bureautique gratuite fonctionne sur presque toutes les distributions Linux et peut également être utilisée pour éditer des documents texte, des feuilles de calcul et des présentations.

Si vous avez un serveur Linux, il peut être judicieux d’installer ONLYOFFICE Docs, une suite bureautique en ligne qui peut être intégrée à un certain nombre de plateformes de partage de fichiers et de services DMS, comme Nexcloud, ownCloud, Seafile, SharePoint, Alfresco, Confluence , Chamilo, etc.

Les deux Éditeurs de bureau ONLYOFFICE et UNIQUEMENTBUREAU sont basés sur le même moteur et offrent la même interface utilisateur, la création de formulaires PDF à remplir hors ligne n’est donc pas différente de la procédure en ligne.

Étape 2 : créer un modèle de formulaire dans ONLYOFFICE

Après avoir lancé Éditeurs de bureau ONLYOFFICE, vous devez créer un modèle de formulaire. Vous pouvez le faire à partir de zéro en cliquant sur Former modèle. Dans ce cas, un nouveau .docxf fichier s’ouvrira dans l’éditeur de texte. Ce format est utilisé dans ONLYOFFICE pour créer des modèles de formulaires à remplir.

Une autre option disponible est de choisir un existant .docx document. Cliquez sur Ouvrir le fichier local et sélectionnez le fichier requis sur le disque dur de votre ordinateur ou portable. Le fichier sera automatiquement converti en .docxf.

De plus, vous pouvez télécharger un modèle de formulaire à partir du Bibliothèque ONLYOFFICE. Tous les modèles sont disponibles gratuitement, vous pouvez donc choisir celui dont vous avez besoin.

Une fois que vous avez créé un modèle de formulaire, vous êtes prêt à procéder à la modification.

Étape 3 : Ajouter les champs de formulaire et ajuster les propriétés

Entrez le texte requis et formatez-le comme vous le souhaitez. Lorsque vous avez terminé le processus d’édition, il est temps d’ajouter des champs que d’autres utilisateurs pourront remplir plus tard. Vous pouvez accéder à différents types de champs dans l’onglet Formulaires de la barre d’outils supérieure.

Pour le moment, vous pouvez ajouter :

• Champ de texte, un champ qui affiche du texte ou des lignes de texte ;
• Combo box, un champ qui combine les caractéristiques d’un champ texte et d’une liste déroulante ;
• Liste déroulante, un champ qui affiche une liste d’options disponibles ;
• Case à cocher, un champ qui indique si une option est sélectionnée ;
• Bouton radio, un champ qui permet de sélectionner parmi un ensemble d’options mutuellement exclusives ;
• Image est un champ qui permet à un utilisateur d’insérer une image.

Chaque champ possède des propriétés que vous pouvez ajuster de manière flexible en fonction de vos besoins. Pour tous les types de fichiers, vous pouvez spécifier :

• Espace réservé, une boîte qui contient le titre d’un champ ;
• Astuce, une note qui aide les utilisateurs à savoir ce qu’ils doivent faire, par exemple insérer une image, choisir une option, saisir du texte, etc.

De plus, vous pouvez modifier les couleurs de bordure et d’arrière-plan ainsi que marquer les champs selon vos besoins. Dans les champs de texte, vous pouvez également définir une limite de caractères ou ajouter un peigne de caractères.

Assurez-vous d’avoir ajouté tous les champs obligatoires dans votre document et ajusté leurs propriétés.

Étape 4 : prévisualisez le formulaire

Pour voir la révision finale de votre formulaire, ouvrez le Former onglet et cliquez Afficher le formulaire. Cette option vous permet de voir le formulaire de la même manière que les autres utilisateurs le verront.

Dans le Aperçu mode, vous ne pouvez pas modifier le fichier, mais vous pouvez remplir les champs. C’est ce que les autres utilisateurs pourront faire lorsque vous partagerez le formulaire PDF à remplir avec eux.

Si vous remarquez des erreurs ou quelque chose qui doit être modifié, cliquez sur Afficher le formulaire à nouveau pour revenir au mode d’édition.

Étape 4 : Enregistrez le formulaire au format PDF

La dernière étape consiste à enregistrer le .docxf fichier au format PDF. Par défaut, vous pouvez enregistrer votre document en tant que .oform déposer. Ce format est conçu pour les formulaires prêts à l’emploi. Les documents Oform peuvent être facilement partagés et remplis en ligne.

Lorsque tout est prêt, rendez-vous au Déposer onglet et cliquez Enregistrer sous. Il vous sera proposé de choisir un format dans la liste. Sélectionnez PDF et enregistrez le fichier sur le disque dur de votre PC ou ordinateur portable.

Toutes nos félicitations! Vous venez de créer avec succès un formulaire PDF à remplir en utilisant Éditeurs de bureau ONLYOFFICE. Vous pouvez maintenant partager votre formulaire avec d’autres utilisateurs. Ils peuvent l’ouvrir avec n’importe quel éditeur PDF ou même un navigateur Web, remplir les champs requis et enregistrer le formulaire rempli sous forme de fichier PDF.

De cette façon, vous pouvez créer n’importe quel document dont vous avez besoin, par exemple des contrats de vente, des accords juridiques, des formulaires d’admission, des questionnaires, des rapports financiers, etc. Téléchargez la dernière version des éditeurs de bureau ONLYOFFICE pour votre distribution Linux à partir du site officiel et créez facilement des formulaires PDF à remplir.

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