Les formulaires numériques sont un excellent moyen d’augmenter la productivité de toute équipe ou groupe d’utilisateurs, car ils permettent de créer des modèles de documents en quelques secondes. Lorsque vous travaillez avec des formulaires à remplir, il vous suffit d’ouvrir un modèle prêt à l’emploi, d’apporter les modifications requises au texte si nécessaire, de partager le modèle mis à jour avec d’autres personnes et d’attendre qu’elles remplissent le fichier et envoient il vous revient.

L’ensemble du processus ne prend généralement pas beaucoup de temps et vous permet de traiter facilement les contrats, les accords juridiques, les questionnaires, les formulaires d’admission et d’autres documents similaires.

En tant qu’utilisateur Linux, vous pouvez utiliser différents logiciels pour créer et modifier des formulaires à remplir, y compris le format PDF. Par exemple, le UNIQUEMENTBUREAU La suite bureautique open source vous permet de créer de tels fichiers à l’aide de son client de bureau ou de la version auto-hébergée appelée Documents ONLYOFFICE. Les deux versions du package ont la même interface et les mêmes fonctionnalités d’édition, de sorte que le processus de création de formulaire est identique.

Dans ce guide, vous apprendrez à créer des formulaires à remplir avec ONLYOFFICE Docs de manière plus confortable à l’aide de la fonctionnalité nouvellement ajoutée – les rôles d’utilisateur.

À propos des formulaires ONLYOFFICE

A partir de la version 7.0, Documents ONLYOFFICEune suite bureautique collaborative open source, permet aux utilisateurs de créer, de modifier et de travailler en collaboration sur des formulaires à remplir également appelés OFORM.

Cette abréviation désigne le format natif d’ONLYOFFICE utilisé pour ses propres formulaires numériques. Ils ne peuvent pas être modifiés à l’exception des champs où d’autres personnes peuvent saisir les informations requises, qu’il s’agisse de valeurs textuelles, de nombres ou d’images.

Cette fonctionnalité vous permet de créer et de modifier des documents électroniques avec des champs à remplir en ligne ou localement, et vous pouvez les partager avec d’autres utilisateurs. Les OFORM vous permettent de gagner beaucoup de temps lorsque vous travaillez avec des documents standard.

OFORM sont similaires aux contrôles de contenu traditionnels de Microsoft Office, mais ils offrent un plus grand degré de flexibilité. De plus, les formulaires ONLYOFFICE ont des propriétés de champ plus avancées et sont livrés avec différents types de champs :

• champ tex;
• Boîte combo;
• La liste déroulante;
• Case à cocher ;
• Bouton radio;
• Image;
• Adresse e-mail;
• Numéro de téléphone;
• Date et heure ;
• Code postal;
• Carte de crédit;
• Domaine complexe.

Que sont les rôles d’utilisateur dans les formulaires à remplir ?

La version récemment publiée de Documents ONLYOFFICE version, v7.3, fournit une nouvelle fonctionnalité pour rendre le processus de remplissage de formulaire aussi simple que possible. Il s’agit ici de rôles d’utilisateurs, également appelés rôles de destinataires.

Lors de la création d’un formulaire à remplir dans Documents ONLYOFFICE, vous pouvez désormais créer différents rôles pour les utilisateurs qui rempliront le document ultérieurement. Par exemple, si vous créez un contrat de vente, vous pouvez créer un rôle pour le Acheteurun rôle pour le Vendeuret un rôle pour le Juridique conseiller, chacun indiqué par sa propre couleur.

Ensuite, vous pouvez attribuer chaque champ de votre document à l’un des rôles que vous avez créés. Dans ce cas, le Acheteurle Vendeuret le Juridique sera en mesure de reconnaître visuellement tous les champs qu’il doit remplir en fonction de son rôle.

Découvrons maintenant comment créer et gérer les rôles d’utilisateur dans les formulaires ONLYOFFICE.

Comment créer et gérer des rôles d’utilisateur dans ONLYOFFICE

Lorsque vous créez un modèle de formulaire dans Documents ONLYOFFICEvous travaillez avec DOCXF format. Il s’agit d’un autre format créé par les développeurs de ONLYOFFICE.

C’est basé sur DOCX et est utilisé uniquement pour les modèles de formulaire. Les modèles DOCXF sont modifiables et peuvent être enregistrés sous forme de fichiers OFORM ou PDF non modifiables, les formats utilisés pour les formulaires à remplir.

Pour commencer, créez un nouveau fichier DOCXF ou téléchargez un fichier DOCX et transformez-le en modèle. Modifiez ensuite le texte et ajoutez tous les champs requis en choisissant le type dont vous avez besoin dans l’onglet Formulaires. Après avoir ajouté les champs et configuré leurs propriétés, vous pouvez créer autant de rôles que nécessaire.

Pour créer un rôle, accédez à la Formes onglet et cliquez sur le Gérer bouton rôles. Vous verrez une nouvelle fenêtre où vous pourrez créer de nouveaux rôles, modifier ceux existants et supprimer ceux dont vous n’avez plus besoin en utilisant les boutons correspondants — Nouveau, Modifieret Supprimer.

Lors de la création d’un nouveau rôle, vous devez entrer son nom et choisir la couleur correspondante qui le distinguera des autres rôles. Vous pouvez également renommer les rôles et changer leurs couleurs à tout moment en utilisant la même fenêtre.

Comment attribuer des rôles à différents champs

Lorsque vous avez terminé de créer tous les rôles nécessaires pour votre formulaire, vous pouvez attribuer les rôles à différents champs. Pour ce faire, cliquez sur un champ et trouver le OMS faut-il le remplir ? option dans le coin supérieur droit du menu des paramètres du formulaire. Ouvrez la liste déroulante et choisissez le rôle dont vous avez besoin.

De cette façon, vous pouvez rapidement attribuer tous les rôles dans votre document, ce qui permet aux autres utilisateurs de remplir plus facilement ce qu’ils doivent remplir.

Lorsque votre formulaire est prêt, vous pouvez cliquer sur le Voir option de formulaire sur le Formes et voyez à quoi ressemblera le formulaire aux yeux de chaque destinataire.

Par exemple, le Acheteur ne verront que les champs bleus car ils ont été affectés à leur rôle. Tous les autres champs seront marqués d’une couleur grise.

Ça y est. Vous pouvez maintenant enregistrer votre formulaire sous OFORM ou transformez-le en un PDF remplissable.

Dans les futures mises à jour, le UNIQUEMENTBUREAU les développeurs promettent d’étendre la fonctionnalité des rôles en ajoutant une option permettant de configurer des restrictions pour certains rôles et d’ajouter des signatures électroniques. Cette amélioration semble intrigante, nous espérons donc la voir bientôt mise en œuvre.

Si vous appréciez ce que nous faisons ici sur TecMint, vous devriez considérer :

TecMint est le site communautaire à la croissance la plus rapide et le plus fiable pour tout type d’articles, de guides et de livres Linux sur le Web. Des millions de personnes visitent TecMint ! pour rechercher ou parcourir les milliers d’articles publiés accessibles GRATUITEMENT à tous.

Si vous aimez ce que vous lisez, pensez à nous acheter un café (ou 2) en signe d’appréciation.

Nous sommes reconnaissants pour votre soutien sans fin.