L’université a annoncé que tous les étudiants passeraient de Google à Office 365 à partir du printemps 2022 dans un e-mail envoyé mercredi par Dana German, vice-présidente associée et directrice adjointe de l’information. Les élèves ont rapidement exprimé leur colère et leur frustration face à la décision — une pétition créé mercredi a amassé plus de 3 800 signatures.

Dans une interview avec The Cavalier Daily, German a déclaré que la décision avait été prise pour plusieurs raisons, dont l’une est que Google change son modèle de tarification et met en œuvre « des quotas de stockage et des frais importants ». Bien que le changement de prix ait rendu le maintien de Google « coût prohibitif », German a déclaré que ce n’était pas la seule raison pour laquelle l’université avait décidé de faire le changement.

« Le principal facteur est d’essayer – pour la première fois – de réunir les professeurs, le personnel et les étudiants sur la même plate-forme de communication et de collaboration », a déclaré German.  » C’est difficile d’aller d’ici à là, mais il y a juste beaucoup d’avantages là-bas – aide[ing] communauté, une plus grande adoption des outils de collaboration, une sécurité améliorée.

Pour les étudiants actuellement inscrits, le passage de Google à Office 365 débutera en mai ou début juin. Les e-mails, les contacts, les calendriers et les documents seront migrés, mais les étudiants conserveront leurs mêmes adresses e-mail et accéderont aux anciens e-mails et fichiers.

Le nouveau package Office 365 comprendra des ressources collaboratives comparables à ce que Google propose actuellement : PowerPoint, Word, Excel, Teams et Outlook Email sont tous disponibles en ligne et les étudiants auront un accès complet au reste des applications Office 365.

Les anciens élèves bénéficieront d’une période de grâce de neuf mois avec un accès complet à Office 365, puis de 15 mois avec une adresse e-mail d’alias uniquement, soit un total de deux ans avant l’expiration de leur accès à leur e-mail universitaire. German a déclaré que cette décision avait été prise sur la base de données qui montrent que plus de 90 % des anciens élèves ont cessé d’envoyer des e-mails à partir de leurs comptes universitaires dans les deux ans suivant l’obtention de leur diplôme. Auparavant, les anciens élèves avaient un accès illimité aux comptes de messagerie avec Google.

Les étudiants se sont opposés à cette décision tant sur des médias sociaux et avec un pétition. Beaucoup ont cité un niveau de confort et la simplicité avec l’espace de travail de Google et sont frustrés par le manque de contribution des étudiants concernant la décision.

« Google Suite est si facile à utiliser et je peux accéder à mon compte à tout moment, n’importe où », a déclaré Tylar Schmitt, étudiant en troisième année du Collège. « Je crains de perdre cela avec Office 365. J’ai l’impression que l’Université a pris cette décision sans aucune contribution des étudiants, car s’ils l’avaient fait, ils n’auraient pas du tout pris cette décision. »

D’autres ont fait valoir que l’Université devrait être en mesure de supporter le coût accru de l’utilisation de Google.

« Si l’utilisation de Google est beaucoup plus chère pour l’école ou quelque chose du genre, laissez les signatures sur cette pétition être une preuve pour U.Va. que les coûts supplémentaires en valent la peine », un commentateur de la pétition a écrit.

Selon German, l’université a organisé de petits groupes de discussion d’étudiants composés d’environ 18 étudiants de différentes années et écoles en février et mars.

« Nous avons eu leurs opinions sur Google par rapport à Office 365, nous leur avons parlé de leur perception des e-mails des anciens et… s’ils pensaient qu’ils s’en soucieraient [having access to] U.Va. e-mail quand ils ont obtenu leur diplôme », a déclaré German.

L’été dernier, un test de migration a été effectué auprès d’une vingtaine d’étudiants et, en octobre, l’équipe technologique de l’université a rencontré les dirigeants du Conseil étudiant. German a déclaré que l’Université est consciente des frustrations des étudiants et s’efforce de les atténuer avant la transition.

« Nous écoutons et prêtons attention et lisons tous ces commentaires », a déclaré German. « Un certain nombre de commentaires portent sur le changement et l’interface utilisateur… il y a des commentaires substantiels sur certains cas d’utilisation particuliers, donc notre équipe de projet les examine vraiment et voit comment nous les adapterions et comment ils entraîneraient des changements. à notre plan.

Plus de 900 étudiants de la faculté de droit effectueront la transition vers Office 365 début décembre à leur demande, selon l’allemand. Les nouveaux étudiants inscrits en décembre seront installés sur Office 365, de même que tout nouveau corps professoral et personnel universitaire.

Actuellement, tous les étudiants ont accès aux applications Office 365, à l’exception de la messagerie et de l’agenda. L’allemand a encouragé les élèves à commencer à explorer et à s’habituer à utiliser ces outils. Offres Microsoft vidéos de formation pour toutes leurs applications, et les services de technologie de l’information de l’Université site Internet comprend instructions pour l’installation et l’utilisation d’Office 365. Les étudiants peuvent se connecter avec leurs e-mails existants et accéder à toutes ces ressources.

« La réalité est que nous sommes obligés de faire des changements, cela ne fait aucun doute », a déclaré German.

Toutes les questions sur la transition peuvent être adressées à office365project@virginia.edu.