J’utilise les services de Google tous les jours, y compris Google Drive. Je les utilise pour le travail. J’ai écrit cette histoire dans Google Docs, en fait. Je les utilise à la maison, que ce soit en utilisant Sheets pour planifier l’horaire d’été de mes enfants ou en les ajoutant à mon dossier de recettes en constante expansion. m à l’épicerie. Il est difficile d’imaginer ma vie numérique avant Google.

J’utilise Google Drive depuis assez longtemps pour découvrir quelques trésors cachés qui font du service cloud de Google un outil encore meilleur. Voici neuf fonctionnalités que j’utilise qui pourraient également vous aider.

Configurer l’accès hors connexion

Besoin de travailler pendant votre trajet ou à d’autres moments où vous n’êtes pas connecté à Internet ? Aucun problème. Google Drive vous permet d’accéder à vos fichiers lorsque vous êtes hors ligne, puis de synchroniser vos modifications lorsque vous vous reconnectez. Vous devrez utiliser le navigateur Chrome et être connecté à votre compte Google.

Tout d’abord, installez le Google Documents hors connexion extension pour Chrome. Ensuite, connectez-vous à Google Drive, ouvrez Paramètres et cochez la case pour Créez, ouvrez et modifiez vos fichiers Google Docs, Sheets et Slides récents sur cet appareil hors connexion.

Convertir des fichiers au format Google Docs

Vous pouvez modifier des documents Microsoft Word dans Google Drive, mais parfois le formatage semble étrange. Si vous préférez convertir n’importe quel document Word que vous ajoutez à Google Drive au format Google Docs natif, vous pouvez le configurer en quelques clics. Ouvrez Paramètres et cochez la case pour Convertir les fichiers téléchargés au format de l’éditeur Google Docs. Terminé et terminé – plus de documents Word dans votre bibliothèque Google Drive.

Voir qui a fait quelles modifications

Le partage est intégré à Google Drive : jusqu’à 100 personnes peuvent travailler simultanément sur un document, une feuille ou une diapositive Google. Je doute que vous soyez près d’atteindre les trois chiffres pour le nombre de collaborateurs simultanés, mais avec même une poignée de personnes éditant le même document en même temps, il peut être difficile de voir qui change quoi.

Pour garder un œil sur les différentes modifications apportées à un document Google, accédez à Fichier > Historique des versions > Voir la version Histoire pour ouvrir un panneau sur le côté droit qui montre qui a mis à jour le document et quand. Vous pouvez cliquer sur chaque version pour voir quelles modifications ont été apportées, et vous pouvez cliquer sur le bouton à trois points pour renommer une version antérieure afin de faciliter le suivi. Vous pouvez également faire une copie des versions antérieures, si vous souhaitez conserver un brouillon dont vous craignez de perdre la trace.

Désactiver les suggestions

Auparavant appelé Accès rapide et maintenant étiqueté Suggéré, il y a une ceinture de vignettes en haut de la vue Mon Drive affichant vos fichiers récemment modifiés. Je trouve que c’est un gain de temps considérable, mais disons que vous utilisez Drive au travail et que vous mettiez à jour votre CV. Vous ne voudrez peut-être pas que votre patron regarde par-dessus votre épaule et constate que vous travailliez récemment sur votre CV. Vous pouvez masquer cette ceinture de vignettes dans les paramètres de Drive. Faites défiler jusqu’à la fin de la page Paramètres généraux et à côté de Suggestions, décochez la case pour Rendez les fichiers pertinents à portée de main lorsque vous en avez besoin dans Suggestions et appuyez sur Terminé.

Envoyer des liens vers des fichiers au lieu de pièces jointes

Il y a une petite icône Drive en bas de la fenêtre de rédaction de Gmail. Il vous permet de joindre des fichiers que vous avez stockés dans Drive ou d’envoyer simplement un lien. Pour les formats Google Drive – Docs, Sheets, Slides, etc. – votre seule option est d’envoyer un lien vers le fichier. Pour les autres types de fichiers, tels que les PDF, les documents Word et les images, vous avez la possibilité de les envoyer en pièce jointe ou en lien Drive, ce qui vous permet de partager des fichiers dont la taille dépasse la limite de 25 Mo de Gmail pour les pièces jointes.

Filtrez vos recherches

Celui-ci se cache à la vue de tous. Dans le champ de recherche en haut de Google Drive, il y a un bouton de filtre le long du bord droit. Cliquez dessus et vous obtiendrez un panneau d’options de recherche pour filtrer vos résultats de recherche. Si vous utilisez Google Drive depuis des années et que vous avez accumulé une grande bibliothèque de fichiers, ces options de recherche sont extrêmement utiles pour affiner vos résultats. Vous pouvez filtrer par type de fichier, date de modification et propriétaire. Pour les documents partagés, vous pouvez filtrer par personne avec qui vous avez partagé un fichier. Et pour ne pas laisser quelqu’un en suspens, vous pouvez également filtrer par fichiers auxquels un élément d’action vous est attribué ou qui ont des suggestions qui vous attendent.

Effacer rapidement la mise en forme

Vous disposez de quelques options pour effacer la mise en forme du texte que vous collez dans Docs. Vous pouvez surligner le texte et sélectionner Texte normal de la barre d’outils en haut. Ou vous pouvez aller à Formater > Effacer le formatage. (Pour ce dernier, vous pouvez utiliser le raccourci clavier Ctrl-, ou alors Commander- pour Mac.)

Vous pouvez éviter le processus de suppression de format en maintenant la touche Maj enfoncée lorsque vous collez du texte. Ouais, Ctrl-Maj-V colle sans aucun formatage. C’est Commande-Maj-V pour les utilisateurs de Mac.

Sauvegarde du téléphone en un clic

Vous souhaitez sauvegarder les données importantes de votre téléphone dans Drive ? Vous pouvez! Et avec un seul robinet. Sur l’application mobile, accédez à Paramètres > Sauvegarde et choisissez ce que vous souhaitez sauvegarder : contacts, événements de calendrier ou photos et vidéos (ou les trois). Appuyez simplement sur le Démarrer la sauvegarde bouton pour démarrer. Cela prendra probablement un certain temps, vous voudrez peut-être commencer le processus du jour au lendemain. Votre téléphone devra être branché et connecté au Wi-Fi.

Sauvegarder des dossiers sur PC ou Mac

Avec l’application Sauvegarde et synchronisation de Google, vous pouvez sauvegarder le contenu de votre Mac ou PC, ou simplement des dossiers sélectionnés. Et vous pouvez aller dans l’autre sens et synchroniser les fichiers que vous avez stockés sur Google Drive avec votre ordinateur pour un accès hors ligne facile.

Pour commencer, télécharger Sauvegarde et synchronisation sur votre Mac ou PC et suivez les instructions pour l’installer et vous connecter. L’application installera un dossier sur votre ordinateur appelé Google Drive, et vous pouvez faire glisser des photos et des documents sur le dossier pour synchroniser son contenu avec Google Drive sur les serveurs de Google. Pour synchroniser d’autres dossiers sur votre ordinateur avec Drive, ouvrez les paramètres de Sauvegarde et synchronisation et sélectionnez les dossiers que vous souhaitez synchroniser, tels que Documents ou Images.

Pour en savoir plus, consultez 10 astuces Gmail que vous utiliserez tous les jours et notre liste de les meilleurs téléphones Android à acheter pour 2021.