J’ai utilisé un certain nombre de systèmes de stockage de fichiers au cours des deux dernières années, non pas par choix mais par décret de l’entreprise. Nous avons commencé avec Google Drive et Dropbox, tout déplacé vers Egnyte et, plus récemment, migré tous les fichiers vers Sharepoint lié à Microsoft OneDrive. Pendant ce temps, j’ai conservé mes fichiers personnels sur Google Drive, en utilisant la suite bureautique de Google, qui s’aligne avec Microsoft Office, de sorte que la transition entre les deux types de programmes bureautiques comme Excel et Sheets est assez transparente.
Si vous êtes un utilisateur de Google Drive comme moi, vous voudrez connaître certaines fonctionnalités cachées qui le rendront encore plus utile. Et si vous envisagez de changer, ce n’est peut-être que le point de basculement pour essayer Google Drive.
Si vous avez des fichiers que vous souhaitez copier sur Google Drive, vous pouvez contourner le bouton de téléchargement et les faire glisser directement depuis le bureau de votre ordinateur (ou un autre dossier) vers le dossier Drive souhaité dans votre navigateur. Accédez au dossier Drive, puis faites glisser votre fichier dans la fenêtre Drive en maintenant enfoncée la souris. Lorsque vous déplacez le fichier dans Drive, un message s’affiche pour confirmer le nom du dossier que vous avez sélectionné.
Laissez Google rechercher un sujet pour vous. Google Drive analysera votre document et recommandera des sites Web et des images connexes. Pour essayer cette fonctionnalité, ouvrez Outils dans le menu du haut, puis Explorer. Un panneau s’ouvrira sur le côté droit de votre écran répertoriant les sujets, qui sont essentiellement des mots-clés que Google a identifiés. Cliquez sur l’un d’eux et vous verrez un nouveau volet de liens organisé par résultats Web, images (y compris les vidéos) et autres documents dans votre Drive.
Si vous collaborez avec d’autres sur un document, vous pouvez facilement voir quelles modifications ont été apportées et qui les a apportées en utilisant l’historique des versions. Dans un document, accédez à Fichier, Historique des versions, puis Afficher l’historique des versions, ce qui ouvrira un nouveau panneau. Vous pouvez cliquer sur chaque version pour voir quelles modifications ont été apportées quand et par qui. Vous voudrez peut-être enregistrer les versions antérieures pour référence future. Cliquez sur les trois points pour renommer une version antérieure afin de mieux suivre les versions, et vous pouvez copier et enregistrer les versions antérieures pour les retrouver facilement plus tard.
La fonction de recherche de Drive est puissante, mais pas à la vue de tous. Dans Drive, examinez de plus près la barre de recherche et remarquez l’icône du curseur. Il s’agit de votre mécanisme de filtrage pour rechercher un certain type de fichier, affiner une plage de dates lors de la dernière modification et rechercher par propriétaire de document. Pour les documents partagés, vous pouvez filtrer par personne avec qui vous avez partagé un fichier. Et pour ne pas laisser quelqu’un en suspens, vous pouvez également filtrer par fichiers auxquels un élément d’action vous est attribué ou qui ont des suggestions qui vous attendent.
Vous remarquerez également une rangée de documents « suggérés » sous la barre de recherche, ce qui permet d’accéder facilement à tous les types de fichiers sur lesquels vous avez travaillé récemment. Si vous souhaitez organiser vos dossiers de manière visuelle, vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur un dossier pour afficher le menu des couleurs. Vous pouvez également utiliser ce menu pour démarrer un dossier. Un clic droit sur les fichiers affichera également l’option étoile. Notez que vous pouvez rechercher dans Drive uniquement les éléments suivis et les fichiers qui ont été partagés avec vous, ce qui est utile lorsque vous avez de nombreux fichiers à parcourir.
Lorsque vous travaillez sur un document, Google propose une astuce intéressante avec sa capacité intégrée de lecture optique de caractères. Supposons que vous ayez une image (.jpg ou .png) ou un PDF contenant du texte que vous souhaitez utiliser dans le document ; téléchargez-le sur Drive, faites un clic droit dessus et choisissez Ouvrir avec Google Docs. Drive créera un nouveau document avec l’image en haut et le texte en dessous. Vous pouvez ensuite copier et coller le contenu dans un autre document. Si le document de destination est déjà en cours de traitement, utilisez cette astuce pour coller ce texte et faire correspondre automatiquement la mise en forme du texte de destination. Maintenez la touche Maj enfoncée pendant que vous Ctrl-V pour coller le texte.
Drive vous aidera également à trouver des liens vers votre document lorsque vous n’en avez pas en tête. Dans le paragraphe ci-dessus, j’ai fait référence à la lecture optique de caractères. Pour le lier à plus d’informations pour le lecteur, tout ce que j’ai à faire est de surligner la phrase, de cliquer sur l’icône de lien dans la barre de menu et Google proposera plusieurs liens comme un de Wikipedia et un autre techtarget.com.
Pour ceux qui n’ont pas utilisé Google Drive et ses produits bureautiques, vous serez heureux de savoir que le package est gratuit et comprend 15 gigaoctets de stockage. De plus, tous les documents et feuilles Google dans Drive ne sont pas pris en compte dans votre limite de stockage.
Leslie Meredith écrit et passe en revue la technologie personnelle au cours des neuf dernières années. Elle a conçu et gère plusieurs sites Web internationaux et dirige maintenant le marketing pour une entreprise mondiale d’événements. En tant que mère de quatre enfants, la valeur, l’utilité et la sécurité en ligne sont prioritaires. Avoir une question? Envoyez un courriel à Leslie à asklesliemeredith@gmail.com.
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