Le courrier électronique des étudiants et la collaboration numérique à l’Université de Virginie passeront de la plate-forme Google à Microsoft Office 365 dans le cadre d’une transition qui devrait être achevée d’ici le début du semestre universitaire d’automne 2022.

Le changement fait partie d’un projet pluriannuel plus vaste visant à consolider tous les publics et groupes UVA vers Office 365 à partir de la plate-forme Google pour l’administration des e-mails, des calendriers et des fichiers. Les étudiants sont le dernier groupe pour cette conversion; les professeurs et les membres du personnel utilisent Office 365 depuis 2017.

Sans surprise, le changement en cours a suscité une certaine curiosité et anxiété alors que les détails de la transition commencent à être partagés avec ceux qui vivront le changement dans les mois à venir.

UVA Today a rencontré Virginia Evans, responsable de l’information de l’Université, pour aborder certaines des bases de la transition ainsi que des questions courantes déjà posées par les étudiants.

Q. Tout d’abord : cela signifie-t-il que les adresses e-mail des étudiants vont changer ?

R. Chaque élève continuera à avoir une adresse e-mail basée sur le suffixe d’adresse e-mail @virginia.edu. Cela ne change pas. Un compte de messagerie créé pour le corps professoral, le personnel ou un étudiant apparaît comme un courrier électronique UVA normal (mst3k@virginia.edu, par exemple) sur Office 365. La plate-forme sous ces e-mails est ce qui change et cela n’a aucun effet sur l’adresse réelle.

Q. Les étudiants utilisant désormais la plate-forme Google perdront-ils désormais les e-mails dans leurs comptes ?

R. Non. L’Université prévoit de migrer tous les anciens e-mails et autres documents vers la plate-forme Office 365, ils seront donc toujours là sur la nouvelle plate-forme.

Q. Où les élèves verront-ils des looks différents et devront-ils s’habituer à quelque chose de différent ?

R. Premièrement, nous réalisons que de nombreux étudiants (et d’autres en général) sont à l’aise avec les services qu’ils ont l’habitude d’utiliser. Google et son interface Gmail en sont un bon exemple. Google Docs, une plate-forme pour partager des fichiers et travailler sur des fichiers avec d’autres, est un autre exemple.

Après cette transition, les étudiants devront utiliser les applications O365 pour accéder à leur compte de messagerie universitaire et partager des fichiers. Bien que l’apparence soit initialement différente, la fonctionnalité de base est la même.

En effectuant cette transition sur une période de plusieurs mois, et pas seulement en appuyant sur un interrupteur du jour au lendemain, nous espérons la rendre aussi simple que possible. Les étudiants ont déjà accès à de nombreuses applications Office 365 (y compris Teams, OneDrive, SharePoint) aujourd’hui. Les outils Office 365 (à l’exception de la messagerie/du calendrier) ont été activés pour les étudiants au cours de l’été 2020 et un certain nombre d’enseignants utilisent déjà Microsoft Teams pour les interactions en classe et la collaboration avec les étudiants.

Q. Le changement rendra-t-il plus difficile la collaboration avec les professeurs sur des choses comme le partage de documents ou la planification et la coordination via des calendriers numériques ?

R. Un objectif important de la transition est de faciliter ce type de collaboration, car tous les professeurs sont déjà sur la plate-forme O365 et le déplacement des étudiants là-bas placera tout le monde sur la même plate-forme partagée.

Q. Est-ce une façon pour l’Université de réduire les coûts?

A. Les coûts sont une considération dans cette transition. Google est en train de passer d’un modèle de stockage gratuit et illimité pour ses titulaires de licences éducatives à un modèle qui établit des quotas et inclut des frais. Mais la motivation est plus que les coûts.

Le fait d’avoir tous les professeurs, le personnel et les étudiants sur une plate-forme commune nous donne l’opportunité d’un environnement plus sécurisé dans l’ensemble, d’une meilleure efficacité et d’un moyen d’introduire de nouveaux outils et améliorations aux services qui profiteront à l’ensemble de l’organisation.

Q. Comment cette transition sera-t-elle gérée au cours des prochains mois ?

A. Un bon endroit pour se tenir au courant de l’état général et des étapes du projet est au Section Projet Office 365 pour les étudiants du site des services informatiques d’UVA. Mais voici quelques moments clés de cette chronologie :

• Décembre 2021 : les nouveaux étudiants entrants pour l’automne 2022 seront installés sur Office 365, de même que tout nouveau corps professoral et personnel universitaire.
• Janvier 2022 : début de la transition anticipée de certains groupes d’étudiants de Google vers Office 365. Ce sont des groupes qui ont déjà manifesté leur intérêt à faire la transition.
• Mai-août 2022 : les autres comptes étudiants actuels commenceront la transition de Google email/calendar/Drive vers UVA Office 365 email/calendar/OneDrive.

Q. Y a-t-il des groupes d’étudiants qui n’apporteront pas cette modification à Office 365 ?

A. Les étudiants qui prévoient terminer les exigences du diplôme et obtenir leur diplôme au printemps ou à l’été 2022 ne seront pas transférés. Ils continueront à utiliser la plate-forme Google tout au long de leur séjour à UVA.

Q. Que se passe-t-il lorsqu’un étudiant actuel (ou futur) obtient son diplôme ou quitte l’Université avant d’avoir obtenu son diplôme ou d’avoir obtenu un diplôme ?

R. Tout d’abord, rappelez-vous que cela ne s’applique pas aux étudiants diplômés au printemps ou à l’été 2022. Ils ne font pas partie de la transition.

Pour les autres étudiants actuels et ceux des années à venir, ils conserveront un accès complet à Office 365 pendant neuf mois après l’obtention de leur diplôme. Ils auront encore 15 mois après cela, au cours desquels tous les e-mails envoyés à leur adresse d’identification informatique UVA seront acheminés vers un autre e-mail personnel fourni par l’étudiant.

Les étudiants qui n’obtiennent pas leur diplôme conserveront un accès complet à Office 365 pendant six mois après avoir quitté l’université.

Q. Cette transition affecte-t-elle les anciens élèves de quelque façon que ce soit ?

R. Les anciens élèves actuels de l’UVA qui utilisent la plate-forme Google pour le courrier électronique ne seront pas affectés par la transition vers Office 365. Cependant, les changements que Google mettra en œuvre nous obligeront à examiner et à analyser notre utilisation du stockage Google et à envisager des changements potentiels. à l’offre actuelle de Google UVA aux anciens étudiants et anciens élèves.

Q. Comment l’Université répond-elle aux préoccupations des étudiants concernant cette transition ?

A. Nous écoutons activement et entendons les préoccupations des étudiants. Nous examinons tous les commentaires et réponses par e-mail que nous avons reçus et nous examinons toutes les options possibles pour rendre la transition aussi fluide et transparente que possible.

Bien que de nombreux articles aient porté sur les préférences/familiarité des outils Google (et nous apprécions les préoccupations associées à l’apprentissage de nouveaux outils), certains cas d’utilisation spécifiques et potentiellement difficiles ont été identifiés et notre équipe de projet étudie activement ceux-ci pour déterminer ce que nous pouvons faire pour atténuer ces préoccupations.

Q. Comment puis-je répondre à d’autres questions ?

UNE. E-mail l’équipe du projet UVA Office 365 à office365project@virginia.edu.