Ces dernières années, d’innombrables géants de la technologie ont commencé à produire leurs propres suites dédiées d’applications pour la productivité, la collaboration et la communication. Inspirés par le passage à une nouvelle ère du travail, nous avons assisté à l’arrivée d’outils puissants d’AWS, de Microsoft et de nombreuses autres marques, dont Google.

Certains des composants de Google Workspace ont été introduits il y a de nombreuses années lorsque Google utilisait encore « Google Apps for your Domain » comme nom pour Google Apps. Google Apps a été rebaptisé G-Suite en 2016 et, en 2020, le nom a de nouveau changé pour « Google Workspace ».

En un coup d’œil, Google Workspace semble très similaire à G-Suite, avec l’accès à la même sélection d’outils de collaboration et de productivité cruciaux. Cependant, il y a eu quelques mises à jour de la fonctionnalité du service et des packages disponibles.

Qu’est-ce que Google Workspace ? Les bases

Google Workspace est une version améliorée de la collection d’applications et d’outils G-Suite pour les utilisateurs de bureaux numériques. La plate-forme flexible basée sur le cloud rassemble les équipes par le biais de la messagerie électronique, des outils de réunion, des solutions de partage de fichiers et une gamme d’autres fonctionnalités. Bien qu’il existe différents packages Google Workspace disponibles (plus d’informations à ce sujet ci-dessous), il existe différents outils critiques dans chaque plan.

Les applications suivantes font partie de l’offre principale de la plupart des éditions de Google Workspace :

• Gmail: Google Workspace est fourni avec un compte Gmail privé pour les e-mails.
• Calendrier: option de calendrier synchronisé pour les ordinateurs de bureau, le Web et les appareils mobiles.
• Rencontrer: La solution de réunion pour les appels de groupe de visioconférence et d’audioconférence.
• Bavarder: Fonctionnalité de messagerie instantanée pour les équipes et les individus.
• Conduire: stockage cloud privé avec disques, dossiers et capacités d’organisation partagés.
• Docs: Documents Word collaboratifs avec prise en charge des images et de l’édition en temps réel.
• Feuilles: Feuilles de calcul collaboratives hébergées dans le cloud pour les équipes.
• Diapositives: Outils de présentation pour les réunions et l’administration d’entreprise.
• Formes: Formulaires et enquêtes personnalisés pour la collecte d’informations commerciales.
• Garder: Outils collaboratifs de prise de notes pour le suivi des listes de tâches.
• Sites: Sites collaboratifs construits par de nombreuses personnes au sein d’une équipe.
• Jamboard: Un tableau blanc virtuel pour le dessin d’équipe et l’idéation.

Selon le forfait choisi pour Google Workspace, les utilisateurs peuvent accéder à des fonctionnalités supplémentaires ou à des modules complémentaires pour les équipes et à un accès individuel. Dans certains cas, ces fonctionnalités peuvent nécessiter d’autres achats et abonnements aux services Google :

• Recherche dans le cloud: Recherche complète dans Google Workspace
• Voûte: outils de conservation des données et fonctionnalités eDiscovery pour la conformité.
• Voix: Systèmes téléphoniques virtuels d’entreprise pour la numérotation externe et interne.
• Script d’applications: Outils et applications d’automatisation des processus métier.
• Fiche d’application: Développement d’applications sans code pour les développeurs citoyens.
• Classes: Espaces d’apprentissage dédiés pour les étudiants et les enseignants.
• Domaines: domaines enregistrés avec les fonctionnalités intégrées de Google Workspace.

Quelles sont les éditions de Google Workspace ?

Google Workspace propose différentes éditions destinées à différents groupes et utilisateurs. Ces plans se différencient par de nombreux facteurs, notamment un certain nombre de comptes, le type d’organisation et les fonctionnalités auxquelles les utilisateurs souhaitent accéder.

Les éditions Business de Google Workspace sont disponibles pour les entreprises qui doivent gérer jusqu’à 300 comptes utilisateur. Les entreprises ayant plus d’utilisateurs devront contacter Google directement pour une version Enterprise du logiciel. Il existe également une version de Workspace pour les utilisateurs uniques.

Certaines éditions de Google Workspace ne sont également disponibles que pour des organisations spécifiques, telles que les organisations à but non lucratif ou les établissements d’enseignement. De plus, chaque package est livré avec des limites de stockage, des limites de respect, différentes capacités de gestion et un accès varié aux applications.

Les options sont les suivantes :

• Google Workspace individuel: Destiné aux utilisateurs uniques, Google Workspace pour les particuliers est l’option Workspace complète destinée aux utilisateurs uniques. Un abonnement individuel est disponible à un prix de lancement de 7,99 $ par mois, suivi d’un coût mensuel de 9,99 $ par mois. Ce package donne accès à toutes les fonctionnalités de base de Workspace.
• Démarreur Google Workspace Business: Destiné aux petites entreprises, le Starter package est disponible pour 6 $ par utilisateur et par mois, avec une adresse e-mail personnalisée, une assistance pour 100 personnes dans une réunion vidéo, 30 Go de stockage Google Drive pour chaque utilisateur et des contrôles de gestion de base. Les réunions peuvent durer jusqu’à 24 heures sur tous les plans d’affaires.
• Google Workspace Business Standard: pour 12 $ par mois, Google Workspace Standard augmente la limite de participants à la réunion à 150 et inclut des fonctionnalités telles que l’annulation du bruit, les enregistrements de réunions, la recherche dans le cloud pour les données 1st party et un Drive partagé pour les équipes. Le stockage Google Drive augmente également à 2 To par utilisateur.
• Google Workspace Business Plus: Le forfait Plus pour 18 $ par mois permet d’accueillir jusqu’à 500 participants aux réunions, tout en offrant toutes les fonctionnalités de Standard. Les utilisateurs bénéficient également de 5 To de stockage par utilisateur, d’une gestion avancée des stratégies et de protocoles de sécurité améliorés avec Vault. Il existe également une gestion intégrée des terminaux.

Formules Google Workspace spéciales

Pour les personnes ayant des besoins de réunion et de collaboration plus importants, le plan Entreprise est disponible via un devis de Google. Il est livré avec toutes les fonctionnalités de Business Plus, ainsi que la recherche dans le cloud pour les données 1st et 3rd party, AppSheet, et autant de stockage que l’entreprise a besoin. Il existe également un support amélioré et une gestion des terminaux d’entreprise.

Les clients Google Workspace for Enterprise sont également dotés de diverses fonctionnalités de sécurité avancées, notamment Cloud Identity Premium, Data Loss Prevention, Context-aware access et S/MIME encryption. Les utilisateurs disposent également de leur propre centre de sécurité dédié.

En plus des packages pour les entreprises, Google propose également une suite Workspace spécifiquement pour les enseignants, avec des outils supplémentaires tels que Groupes, Classroom, Assignments, Admin controls et Tasks. Il existe un forfait gratuit pour les éducateurs, suivi de plans premium à partir de 3 $ par élève et par an.

Une offre est également disponible pour les organisations à but non lucratif, qui peuvent accéder aux différentes fonctionnalités de Workspace pour un prix réduit par utilisateur et par mois.

Utilisation de Google Workspace pour la collaboration

Google Workspace offre un environnement pratique et facile à utiliser pour les entreprises qui souhaitent stimuler la collaboration et la productivité des employés. Les utilisateurs peuvent commencer à utiliser le service avec un essai gratuit de 14 jours pour les utilisateurs professionnels ou individuels.

Dans l’ensemble, le service est considéré comme simple et fiable, en particulier pour les entreprises ayant une main-d’œuvre distribuée. Toutefois, les entreprises peuvent avoir besoin de passer au plan Entreprise pour bénéficier de contrôles de conformité et de sécurité avancés, tels que les régions de données, la transparence des accès et un centre de sécurité dédié.