La plupart des gens pourraient être plus organisés, en particulier ceux d’entre nous Travailler à domicile et/ou la gestion d’une entreprise. Heureusement, nous avons tous accès à Google Agenda. C’est gratuit, peut se synchroniser avec d’autres calendriers et applications de productivité comme Trello ou Notion, et est relativement facile à utiliser. Aller au-delà de l’écriture manuscrite listes de tâches; Voici comment utiliser Google Agenda pour planifier votre semaine.

Organisez votre semaine

Beaucoup de gens utilisent des applications de calendrier pour suivre les rendez-vous ou Zoom Appels. C’est bien, mais vous pouvez faire beaucoup plus. En utilisant l’application Agenda de Google en tant que planificateur, vous pouvez :

• Créer des listes de tâches numériques

• Créer des événements et des tâches

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• Éléments de code couleur

• Configurer des rappels

Vous pouvez également ajouter des extensions pour étendre ses fonctionnalités. Certains sont esthétiques, comme ceux qui vous permettent de définir un image d’arrière-plan(Ouvre un nouvel onglet) ou choisissez des couleurs au-delà de celles standard fournies par Google pour le codage des couleurs. D’autres peuvent s’intégrer à des applications de vidéoconférence comme Join.me(Ouvre un nouvel onglet) et BlueJeans(Ouvre un nouvel onglet).

Créer des listes de tâches, des calendriers et des catégories

Tâches Google

Avant de créer votre emploi du temps, demandez-vous ce que vous faites habituellement. Cela semble simple, mais écrire des tâches régulières et des éléments importants, tels que des réunions, vous aidera à mieux comprendre comment gérer votre temps. Vous pouvez commencer par création d’une liste de tâches.

Katrina Oko-Odoi, responsable du marketing de contenu pour Le cuivre ferme, Recommande(Ouvre un nouvel onglet) que les gens « pensent à la fois à long et à court terme. Enregistrez les projets ou les tâches que vous devrez accomplir, même si vous n’avez pas besoin de les terminer aujourd’hui ou même cette semaine. Pour les projets plus importants, essayez de les décomposer en étapes réalisables. Cela facilitera le tracé du temps sur votre calendrier.

Vous pouvez créer votre liste à l’aide d’autres applications de productivité liées à Google Agenda, ou simplement utiliser Tâches Google(Ouvre un nouvel onglet) pour rester simple. Tâches est accessible à partir de n’importe quelle application Google Workspace, telle que Drive, Agenda ou Conserver. Cliquez sur l’icône de coche bleue dans la barre de menus de droite pour y accéder.

Utilisez Tâches pour noter une liste des choses que vous savez que vous devrez faire tout au long de la semaine sans ordre particulier. Une fois que vous avez terminé, cliquez dessus et faites-les glisser en tant que nouvelles tâches vers des jours spécifiques de votre calendrier. Par exemple, si vous savez que vous voulez bloquer du temps pour l’exercice pendant la semaine, vous pouvez créer une tâche appelée « exercice », puis la faire glisser vers le jour et l’heure souhaités.

Regroupez les tâches par liste afin qu’il soit plus facile de les suivre. Vous pourriez, par exemple, faire une liste appelée « corvées » où vous gardez des tâches ménagères régulières, ou « administration de la vie » pour des choses comme la vérification des e-mails et la planification des rendez-vous. Si vous voulez avoir la liberté d’ajouter et d’organiser des tâches de n’importe où dans votre navigateur, consultez des extensions comme le Application Tasksboard pour Chrome(Ouvre un nouvel onglet).

Google Agenda vous permet également de créer des calendriers distincts pour différents aspects de votre vie. Vous pouvez avoir un calendrier pour le travail et un pour les événements personnels, rempli avec des tâches pertinentes pour chaque catégorie. Si vous utilisez votre calendrier principalement pour le travail, essayez de créer un calendrier pour les réunions importantes, un pour les échéances de projet et un autre pour les événements professionnels afin de garder votre vie professionnelle plus organisée. Des calendriers spécifiques peuvent être activés et désactivés à partir de la barre latérale gauche.

Pour créer un nouveau calendrier, cliquez sur le signe plus (+) à côté de la section Autre calendrier dans le coin inférieur gauche, puis choisissez Créer un nouveau calendrier. Ajoutez un nom pour le calendrier, écrivez une description et attribuez un propriétaire (si plusieurs personnes utilisent le même compte Google).

Ajouter à votre calendrier

L’ajout de nouvelles tâches, événements ou rappels à votre calendrier est facile. Cliquez et faites glisser le jour spécifique que vous souhaitez ajouter quelque chose et une nouvelle boîte apparaîtra où vous pourrez remplir les détails. Ou, cliquez simplement sur le bouton Créer à côté du grand signe plus dans le coin supérieur gauche.

Si vous souhaitez définir une tâche à répéter, cliquez sur l’heure de cette tâche à l’endroit où elle est indiquée. Ne se répète pas. Un drop-doLe menu wn s’ouvrira avec une gamme d’options que vous pouvez choisir de répéter la tâche. Selon l’élément à faire, vous pouvez le configurer pour qu’il se répète quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement ou un jour spécifique de la semaine. Vous pourriez définir une heure pour votre tâche d’exercice, et elle apparaîtrait chaque semaine à l’avenir.

Le codage couleur de votre emploi du temps peut sembler inutile, mais cela aide à garder les choses droites afin qu’il ne devienne pas accablant. Lorsque vous créez une tâche ou un événement, vous verrez une icône de couleur circulaire qui devient par défaut bleue. Cliquez dessus pour modifier la couleur qui apparaît sur votre calendrier.

Vous n’aimez pas les options que vous voyez? Si vous avez le extension pour des couleurs supplémentaires(Ouvre un nouvel onglet) installé, cliquez sur l’icône plus dans la zone de couleur et insérez une valeur hexadécimale à partir de Sélecteur de couleurs de Google(Ouvre un nouvel onglet).

Meilleures pratiques pour la planification hebdomadaire

Lorsque vous remplissez votre emploi du temps, Oko-Odoi recommande d’ajouter d’abord les « non négociables ». Il s’agit de rendez-vous, de réunions et d’autres événements qui doivent avoir lieu à une heure et à un jour précis. Vous pouvez ensuite remplir d’autres points importants de votre liste de tâches, en les extrayant de Google Tasks ou de toute autre application ou extension connectée.

Commencez par les éléments les plus importants, en bloquant suffisamment de temps pour ne pas vous précipiter ou être submergé par trop de tâches en une journée. Si vous travaillez sur quelque chose de particulièrement dense, essayez de le diviser en blocs de temps sur plusieurs jours. Expérimentez avec les deux types de blocage du temps pour avoir une idée de ce que vous aimez, puis courez avec.

La YouTubeuse de productivité Jules Acree, par exemple, a certains jours marqués comme « jours de la pomme de terre » sur son calendrier tandis que d’autres sont étiquetés « jours de création ». Les « jours de la pomme de terre », Acree s’occupe des tâches de montage et d’autres tâches qui ne nécessitent pas d’être devant la caméra ou d’avoir l’air fantaisiste. Les journées de création sont destinées à filmer des vidéos et/ou à prendre des réunions.

Pour créer des étiquettes comme elle l’a fait pour chaque jour, ajoutez simplement un événement qui dure toute la journée à votre calendrier et étiquetez-le comme tel. Acree code également les échéances en jaune vif afin qu’elles se démarquent, ce qui est particulièrement utile pour les pigistes qui attribuent leur propre horaire de travail. Si vous voulez la voir décomposer davantage sa philosophie organisationnelle, regardez la vidéo ci-dessus.

Assurez-vous que vous construire à temps pour les pauses. Travailler pendant cinq heures d’affilée peut sembler bien sur le papier, mais vous serez épuisé à la fin si vous ne prenez pas un moment pour prendre du recul de temps en temps. La fonction de rappels est utile ici – si vous êtes le genre de personne qui est aspirée dans votre travail, essayez de planifier des rappels de pause tout au long de votre journée de travail.

Planifiez des blocs de temps pour les appels, y compris quelques minutes pour vous préparer à l’avance. De cette façon, vous pouvez décompresser entre les tâches et vous concentrer pleinement lorsqu’il est temps de sauter sur cet appel Zoom. Vous pouvez appeler ces blocs quelque chose comme « temps de préparation » et les coder par couleur différemment des autres.

Enfin, parfois, des choses surgissent de nulle part. Lorsque cela se produit, vous avez besoin de temps pour y faire face. Essayez de réserver du temps au cas où vous recevriez un appel inattendu ou auriez à passer à une tâche imprévue. Faites-le, et vous aurez toujours le temps et l’espace pour obtenir vos tâches principales dans la boîte.

Essayez-le par vous-même

Plus vous utilisez Google Agenda, plus il devient facile d’organiser votre semaine. Apprendre les tenants et aboutissants, tels que raccourcis clavier(Ouvre un nouvel onglet), vous aidera à rendre la planification de vos journées intuitive et simple. Pour récapituler, les bases de la planification de votre semaine avec Google Agenda sont:

• Dressez la liste de vos tâches et déterminez celles qui sont récurrentes

• Catégoriser ces tâches

• Créer des calendriers pour ces catégories

• Remplissez ces calendriers avec vos tâches

• Éléments de code couleur par catégorie

Si vous n’êtes pas sûr que ce système est fait pour vous, essayez-le pendant une semaine pour le savoir. Affichez Google Agenda, passez à l’affichage de la semaine et passez à la semaine suivante. Vous pouvez également besoin d’aide supplémentaire éliminer les distractions, éviter la procrastination et prévenir la fatigue pour maintenir la productivité.

Remplissez votre horaire hebdomadaire prévu et voyez à quel point il est facile de s’en tenir à votre plan. Pour en savoir plus, consultez ces Conseils sur le calendrier et Google propre guide(Ouvre un nouvel onglet).