La connexion aux différentes sources de données d’entreprise d’une organisation est un objectif principal de toute solution de découverte électronique. Après tout, comment pouvez-vous identifier, préserver et analyser les informations stockées électroniquement (ESI) si vous ne pouvez pas vous y connecter?

Lors de l’évaluation d’une solution ediscovery, l’une des premières choses que vous pouvez examiner est la façon dont elle pourrait se connecter aux données de votre organisation. L’une des réponses les plus courantes sera, « Oh, il y a une API » ou application programming interface. Les API partagent des informations avec un programme externe tout en gardant les détails internes de son système cachés.

Mais ce n’est pas parce qu’une API est disponible qu’elle peut être adaptée à la tâche à accomplir. Certaines API sont limitées dans les données et les métadonnées qu’elles capturent. Donc, même s’il existe une API et qu’une solution peut s’y connecter, cela ne signifie pas que vous obtiendrez ce dont vous avez besoin.

Dans d’autres cas, il peut y avoir plus d’une API disponible pour une source de données particulière, où l’une peut être plus efficace pour un cas d’utilisation particulier qu’une autre. Un bon exemple de ceci est avec Google Drive.

API pour Google Drive

Google Drive a plus d’une API qui peut donner accès à des logiciels tiers 3rd: Drive API et Google Vault.

API de lecteur a été conçu pour interagir avec le stockage Google Drive et prend en charge plusieurs langages de programmation populaires, tels que Java, JavaScript et Python. Il est idéal pour synchroniser des applications avec votre google drive pour faciliter le partage de fichiers.

Google Vault a été spécialement conçu pour les tâches de rétention des données et de découverte électronique, permettant aux utilisateurs de définir des stratégies de rétention, ainsi que de préserver, rechercher et exporter les données de votre organisation tout en conservant une piste d’audit.

Limitations de l’API Drive par rapport à l’API Vault

Alors, est-ce que cela fait vraiment une grande différence dans la façon dont la solution de découverte électronique de votre organisation se connecte à Google Drive ? Après tout, la connexion n’est-elle pas le principal obstacle à surmonter?

Pour répondre à cette question, je me suis entretenu avec Dave Ruel, chef de produit chez Hanzo.

« Un grand défi lors de la collecte de fichiers via l’API Drive est que le processus est soumis à des limites de débit Google à l’échelle de l’entreprise. En d’autres termes, la collecte de documents se situe dans les mêmes limites de débit que chaque utilisateur de l’entreprise qui télécharge, télécharge, ouvre, modifie, déplace et supprime des fichiers dans le système. En outre, s’il existe des migrations de données à grande échelle, des sauvegardes, etc., la vitesse du système peut être affectée lors de la collecte d’informations avec une probabilité accrue de sauter complètement des fichiers. Pire encore, il y a peu ou pas de piste d’audit sur la collection elle-même. »

Outre les limites de taux, qui pourraient avoir un impact sur les opérations quotidiennes d’une organisation si la collecte de données était requise pour la découverte électronique, il existe également des limites en matière de suspensions légales.

« Du point de vue de l’ediscovery », poursuit Ruel, « Drive API ne prend pas en considération les données qui sont en attente légale. Ainsi, si un document mis en attente légale est supprimé par l’utilisateur, il ne sera pas disponible via l’API Drive; cependant, il serait toujours disponible via la collection Google Vault. D’un point de vue juridique, c’est un point critique à retenir lors de la collecte. »

Parallèlement à ces défis, l’API Drive ne dispose pas d’une piste d’audit intégrée ou d’une connaissance du nombre de documents originaux et finaux, qui sont également importants pour la découverte électronique.

Cela signifie donc qu’un outil de découverte électronique qui repose sur l’API Drive n’utilise probablement pas l’approche optimale.

Avantages de l’utilisation de l’API Vault

Le plus grand avantage de l’utilisation de l’API Google Vault par rapport à l’API Drive est que Vault est spécialement conçu pour la découverte électronique et la prévention de la perte de données (DLP), il est donc configuré pour fournir aux solutions de découverte électronique les informations dont elles ont le plus besoin. L’utilisation de l’API Google Vault est également la méthode préférée de Google pour collecter des informations juridiquement défendables à partir de leur espace de travail.

Quelques autres avantages de l’utilisation de l’API Google Vault pour la découverte électronique :

• Google Vault inclut un journal d’audit
• Google Vault orchestre les mises en attente légales pour les dépositaires Gmail, Gdrive, Chat et Group
• L’API Google Vault donne la possibilité de collecter toutes les données de conservation légale, y compris le contenu utilisateur supprimé (non disponible via l’API Drive)
• L’API Google Vault fournit des formats de données Gmail/GDrive faciles à consommer et conviviaux

À première vue, l’API que votre solution de découverte électronique utilise pour se connecter aux données de votre espace de travail Google d’entreprise peut ne pas figurer en tête de votre liste de priorités. Mais il est important de se rappeler que toutes les API ne sont pas créées égales et que vous souhaitez utiliser la connexion optimale pour le travail à accomplir. Pour l’ediscovery, cela signifie choisir un outil qui utilise l’API Google Vault plutôt que l’API Drive.

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