Depuis une décennie, BU bénéficie d’un stockage de données gratuit sur Espace de travail Google, la suite populaire d’outils de cloud computing actuellement utilisée par 195 000 comptes universitaires. Maintenant, Google a annoncé qu’il interromprait le stockage illimité gratuit pour les collèges et les universités.

Mais l’Université a négocié une remise énorme sur les frais que la centrale technologique avait initialement prévus. L’accord de quatre ans comprend une première année gratuite, ce qui signifie que BU ne sera pas facturé avant décembre 2022.

Google Workspace, anciennement connu sous le nom de G Suite, inclut la messagerie (Gmail), la création de contenu (Google Docs) et le stockage de fichiers (Drive). Les services sont utilisés par tous les étudiants et anciens élèves, ainsi que par certains professeurs et membres du personnel, dit Tracy Schröder, vice-président des services et technologies de l’information de BU.

La fin du stockage gratuit et illimité annoncée par Google avril dernier, alarmé les étudiants et les administrateurs des technologies de l’information dans les collèges à travers le pays. Le Sénat du gouvernement étudiant de la BU adopté une résolution condamnant « la tentative de Google de tarifer les étudiants pour des services jusqu’ici gratuits ».

« Google a des accords de longue date avec l’enseignement supérieur pour l’utilisation gratuite de leurs services de plate-forme de collaboration », déclare Schroeder. « Le stockage est illimité dans leurs nombreuses applications. » Désormais, cependant, l’entreprise appliquera des frais pour la consommation de stockage dans toutes les applications Google Workspace. Le stockage actuel de 6,5 pétaoctets de BU aurait coûté à l’Université environ 900 000 $ par an selon la formule de coût initiale de Google, dit-elle.

« Grâce à une combinaison de négociations entre BU et une organisation communautaire d’institutions de recherche appelée Internet2, nous avons pu réduire ce coût à 171 000 $ par an pour couvrir deux pétaoctets »dans le cadre de l’accord de quatre ans. BU déplacera son stockage restant vers d’autres services à faible coût ou sans frais, a déclaré Schroeder.

Google a déclaré à l’Université que seulement 345 utilisateurs ici génèrent 84 % des données de l’Université, dit-elle, « nous avons donc un groupe relativement petit sur lequel nous devons nous concentrer ».

La charge annuelle de 171 00 $, lorsqu’elle entrera en vigueur, sera ajoutée à la demande de budget de son unité pour l’exercice 2023, dit Schroeder, ajoutant que « c’est un facteur qui contribue aux frais de scolarité des étudiants, mais il y a beaucoup d’autres facteurs. Dans le calcul global des frais de scolarité, 171 000 $ n’est pas un facteur important.

*Dans un diaporama récent au Sénat du gouvernement étudiant, Hessann Farooqi (CAS’22), vice-président du gouvernement étudiant, et Navya Kotturu (CAS’24), son chef de cabinet, ont noté la baisse des frais de scolarité. « Rester avec Google obligera les étudiants à réduire l’utilisation du stockage », a noté la présentation, et « les coûts augmenteront probablement avec le temps à mesure que les besoins de stockage de BU augmentent ».

« Dans un monde idéal, il n’y aurait pas d’impact sur les frais de scolarité, mais dans les circonstances, je suis personnellement satisfait du nouvel arrangement », déclare Kotturu. « Étant donné que nous sommes passés de l’administration nous informant que les dépenses non budgétisées auraient été un facteur contribuant à l’augmentation des frais de scolarité, cela n’étant plus » un moteur important « , je suis reconnaissant pour la remise et pour la possibilité de continuer à utiliser Google Espace de travail.

Farooqi dit que Google Drive « est un élément central de presque toutes nos vies universitaires ». Bien qu’il soit « ravi que nous ayons réduit l’augmentation des frais de scolarité… nous avons été amenés à nous attendre à des augmentations des frais de scolarité et des frais sur une base annuelle en raison d’autres facteurs. Inutile de dire qu’aucun étudiant de BU n’est ravi de cela.

En ce qui concerne les raisons de la nouvelle charge de Google, Schroeder déclare : « Google a décrit son besoin de facturer comme un ‘tragédie des biens communs.’ Essentiellement, certaines institutions ou personnes ont, à leur avis, considérablement surconsommé les ressources de stockage de Google parce qu’elles étaient gratuites et, par conséquent, le service n’est pas viable pour tout le monde.

« Dans certains cas, les institutions ne savaient pas comment les services étaient utilisés, ou ils étaient utilisés par des personnes non autorisées via des comptes compromis. On pourrait dire que c’est dans une certaine mesure la faute de Google en ne fournissant pas aux institutions les outils nécessaires pour gérer la consommation des membres de leur communauté, et ils auraient dû le faire avant de facturer.

« Mais ce n’était pas le point de vue de Google », poursuit Schoeder. « Au lieu de cela, ils ont annoncé un nouveau modèle économique de tarification et promis les outils de gestion nécessaires à suivre. À leur crédit, Google est venu à la table et a écouté les préoccupations des instituts de recherche et a travaillé avec nous pour trouver une voie raisonnable à suivre.