Découvrez comment les personnes sans compte Google peuvent créer et télécharger du contenu sur un lecteur partagé avec les autorisations appropriées.
Fin août 2022, Google a annoncé que les utilisateurs de certaines éditions de Google Workspace auraient la possibilité d’accorder l’accès aux lecteurs partagés aux personnes qui n’ont pas de compte Google. Plus précisément, les visiteurs invités seraient désormais en mesure de créer et de télécharger des fichiers sur un lecteur partagé. Cet accès étendu vous permet d’inviter les visiteurs à créer ou à télécharger du contenu, tel que des images ou des fichiers, à partir de personnes sans compte Google, ainsi que de collaborer sur du contenu de lecteur partagé.
Le partage de visiteurs permet à une personne disposant d’un compte Workspace de partager un dossier ou un fichier de Google Drive vers n’importe quelle adresse e-mail, y compris les personnes qui utilisent une adresse e-mail non associée à un compte Google. Cela permet à deux personnes, par exemple, de collaborer dans Google Docs, Sheets ou Slides même lorsque l’un des collaborateurs a une adresse e-mail qui n’est pas un compte Google. Ce type de collaboration de partage de visiteurs fonctionne également lors de l’édition de fichiers Microsoft Word, Excel ou PowerPoint dans Docs, Sheets ou Slides.
Lorsque le partage est lancé à une adresse e-mail associée à un compte Google, les utilisateurs sont invités à se connecter. Lorsque cette adresse e-mail n’est pas liée à un compte Google, ils reçoivent une notification par e-mail. Lorsque l’invité clique sur le lien de partage, il est redirigé vers un écran de vérification, à partir duquel il peut déclencher l’envoi par le système d’un e-mail de vérification supplémentaire contenant un code d’accès. Une fois vérifié, le visiteur se verra accorder l’accès pendant sept jours, après quoi il devra revérifier en utilisant le lien dans l’e-mail d’invitation d’origine.
VOIR: Obtenez un Chromebook Samsung remis à neuf pour moins de 200 $ (TechRepublic)
N’oubliez pas que la propriété des fichiers diffère entre Mon Drive et un Lecteur partagé. Lorsqu’une personne disposant d’un compte Google crée un nouveau fichier sur My Drive, le système considère le créateur comme le propriétaire. Pour vérifier cela, accédez à Google Drive sur le Web, cliquez ou appuyez sur un fichier que vous avez créé lorsque vous étiez connecté à un compte Google, puis appuyez sur le bouton Afficher les détails (le i entouré d’un cercle) en haut à droite de My Drive.
Sous l’onglet Détails, faites défiler vers le bas pour voir le propriétaire d’un fichier indiqué par le système. Les fichiers que vous créez affichent « moi » en tant que propriétaire. Suivez un processus similaire pour un dossier ou un fichier stocké sur un lecteur partagé, et vous constaterez que le champ propriétaire ne s’affiche pas, car les fichiers sur un lecteur partagé ne sont pas la propriété d’un individu. Au lieu de cela, le lecteur partagé « possède » le fichier.
La possibilité pour les visiteurs invités sans compte Google de créer et de télécharger du contenu sur des lecteurs partagés est disponible pour six Espace de travail Google éditions : Essentials, Business Standard et Plus, Enterprise Standard et Plus, et Education Plus.
Un administrateur Google Workspace peut gérer l’accès
Un administrateur Google Workspace peut gérer les paramètres de partage des visiteurs pour l’organisation à partir du Console d’administration > Menu > Applications > Google Workspace > Drive et Docs > Paramètres de partage > Options de partage (Figure A). Si le partage à l’extérieur de l’organisation est désactivé, le partage des visiteurs ne sera pas autorisé.
Figure A
De même, un administrateur peut également gérer les paramètres de création de lecteur partagé, situés plus bas dans la même section d’administration (Figure B). Ces paramètres permettent à un administrateur de contrôler non seulement qui peut créer des lecteurs partagés, mais également si des personnes extérieures à l’organisation peuvent accéder au contenu d’un lecteur partagé en tant que membre du lecteur ou en se voyant accorder l’accès à un élément individuel.
Figure B
Enfin, un administrateur peut également contrôler des paramètres de lecteur partagé spécifiques. Ceux-ci peuvent être trouvés dans la console d’administration > Menu > Applications > Google Workspace > Drive et Docs > Gérer les lecteurs partagés. Pour chaque disque partagé, un administrateur peut gérer les membres ou ajuster les paramètres de partage, entre autres options.
Quelle est votre expérience ?
Une utilisation évidente de ces capacités améliorées de partage de visiteurs est de collecter du contenu sur un lecteur partagé sans avoir à se soucier de savoir si tout le monde a un compte Google ou non. Avez-vous utilisé le partage de visiteurs pour collaborer sur Google Drive ? L’ajout de la possibilité de télécharger et de créer du contenu sur un lecteur partagé est-il utile ?
Mentionnez-moi ou envoyez-moi un message sur Twitter (@awolber) pour me faire savoir comment vous utilisez les fonctionnalités de partage de visiteurs de Google Workspace.
