Alors que les entreprises débattent de l’opportunité de ramener ou non les employés au bureau à temps plein, elles s’efforcent d’affiner leur politiques de travail à distance.

Une entreprise dont ils pourraient beaucoup apprendre: Google.

Le directeur général Sundar Pichai a récemment annoncé qu’en raison de la pandémie de Covid-19, Google prolongerait son travail de la politique intérieure au moins jusqu’en juillet 2021. C’est une décision révélatrice étant donné que Google a très probablement accès à certains des ensembles de données les plus riches au monde.

Parmi ces données, il y a recherche que l’entreprise a publiée l’année dernière. Une équipe a interrogé plus de 5 000 employés de Google et organisé des groupes de discussion avec une centaine d’autres afin de mieux comprendre l’impact du travail distribué.

Ils se sont concentrés sur la mesure:

• bien-être,
• performance,
• connectivité, et
• productivité.

Google a formulé plusieurs recommandations sur la façon de garder les choses aussi cohérentes que possible pour les équipes qui sont dispersées. Je n’ai pas pu m’empêcher de remarquer combien de ces pratiques sont fondées sur intelligence émotionnelle– la capacité d’identifier, de comprendre et de gérer les émotions.

Voici quelques-uns des faits saillants, ainsi que mes propres commentaires.

Les réunions d’équipe « sont souvent quelques-unes des seules interactions que vous aurez avec votre équipe lorsque vous travaillez séparément, alors planifiez-les, hiérarchisez-les même s’il n’y a rien d’urgent et soyez socialement présent », déclare Google.

Alors que la communication écrite est la pierre angulaire d’un environnement de travail à distance, beaucoup de choses peuvent se perdre dans le médium. L’humour et le ton peuvent être facilement mal interprétés, et il n’y a aucune chance d’entendre la voix d’une personne, de voir l’expression de son visage ou de lire son langage corporel.

En revanche, les réunions virtuelles sont une chance d’obtenir ces signaux émotionnels et d’établir des relations avec vos coéquipiers.

(Attention: veillez simplement à ne pas planifier trop de réunions, ou votre équipe peut avoir l’impression de ne pas avoir assez de temps pour faire le travail.)

Google recommande également d’utiliser l’heure des réunions pour mieux connaître vos coéquipiers. Vous pouvez même planifier un petit-déjeuner ou un déjeuner virtuel ensemble.

Vous devez également utiliser des questions ouvertes lorsque vous parlez personnellement. Par exemple, ne demandez pas « Comment s’est passé votre week-end? » Essayez plutôt « Qu’avez-vous fait ce week-end? »

« Certains signaux d’engagement sont perdus lorsque nous travaillons virtuellement ensemble », explique Google, « en particulier lorsque nous coupons le microphone ou que nous nous concentrons sur nos ordinateurs portables. »

Certaines recommandations incluent

• en vous assurant que votre caméra est allumée pour que les autres puissent vous voir,
• garder votre microphone éteint lorsque cela est pratique,
• donner à la fois des indices verbaux et non verbaux, comme un signe de tête, un « mmhmm » ou même un « ouais, bonne idée » et
• garder les téléphones face cachée et maintenir un contact visuel (sauf si vous prenez des notes).

Tout en étant sûr de donner à ses collègues du temps et de l’espace pour réellement, vous savez, faire du travail, Google recommande de s’enregistrer avec un petit bonjour via un message encourageant, un article de presse pertinent pour le projet ou une photo amusante.

Vous pouvez également envisager de planifier une «pause-café virtuelle», comme vous le feriez au bureau. Cela vous donnera une autre chance de parler de votre journée, de vos projets de week-end ou de toute autre chose.

« Lorsque vous travaillez à distance, il n’est pas aussi facile de dire un » merci « ou un » bon travail « à un coéquipier », déclare Google. « Assurez-vous d’envoyer un message à un collègue pour le féliciter ou le remercier, partager ses félicitations lors des réunions d’équipe et utiliser le programme de reconnaissance de votre entreprise. »

Il peut être difficile pour des collègues plus introvertis de participer à des réunions de groupe – et plus encore dans un environnement virtuel. Les chefs d’équipe peuvent aider à compenser cela en demandant directement à ces participants leur avis.

Sur la même ligne, restez en phase avec les expressions et le langage corporel des participants. Si vous voyez qu’ils essaient peut-être d’entrer dans la conversation, donnez-leur la possibilité de parler.

«Les normes définissent des attentes claires quant à la manière dont vous travaillez avec votre équipe», déclare Google. « Mais ils sont souvent supposés plutôt qu’explicitement énoncés, laissant des possibilités de confusion. »

Les chercheurs de Google recommandent de discuter des normes d’équipe avec des collègues. Ceux-ci comprendraient:

• les attentes quant au temps qu’il faut pour répondre aux courriels / pings, en tenant compte des heures creuses et des fuseaux horaires si nécessaire;
• clarifier les attentes et l’appropriation des tâches au sein d’une équipe, y compris quand ils peuvent avancer si un membre de l’équipe est inaccessible et quand il vaut mieux obtenir une réponse;
• la meilleure façon de partager des informations;
• à quelle fréquence rester en contact; et
• une vision large pour aider les coéquipiers à s’aligner sur un objectif plus large.

Une fois que vous avez établi ces normes, elles doivent être documentées et diffusées à tous les membres de l’équipe. Cela met tout le monde sur la même longueur d’onde, réduit le stress et peut réduire le problème de la faible productivité car un membre de l’équipe attend quelque chose des autres membres de l’équipe.

Comment décidez-vous d’envoyer un message ou de faire un appel?

« La vidéo est idéale pour les discussions plus sensibles ou détaillées », déclare Google, « tandis qu’un message rapide est idéal pour les enregistrements ou clarifier des questions simples. »

Il est important de reconnaître la différence. Trop d’appels et vos employés se sentiront épuisés. Mais vous pouvez également perdre beaucoup de temps à échanger des messages lorsqu’un appel de cinq minutes peut fournir des réponses à plusieurs questions.

Au milieu d’une pandémie, votre bien-être est plus important que jamais.

En reconnaissance de cela, Google recommande:

• mettre en place un espace de bureau confortable pour séparer physiquement votre vie professionnelle et familiale;
• fixer des limites à votre journée de travail pour ne pas travailler trop d’heures; et
• se lever toutes les heures pour une courte pause.

En plus des suggestions de Google, j’ajouterais la nécessité de planifier le temps de tampon – des blocs de temps dans votre emploi du temps qui servent de tampons entre les réunions ou d’autres travaux à haute concentration. Cela vous donne la possibilité de vous promener, de surfer sur Internet ou de faire tout ce que vous voulez décompresser, ce qui vous permet d’éviter l’épuisement des réunions virtuelles.

En suivant ces suggestions fondées sur la recherche, vous faites intelligence émotionnelle la base de votre stratégie de gestion du travail à distance – et aidez également vos collègues faire travailler les émotions pour eux, plutôt que contre eux.