Alors que Google Docs fête officiellement ses 15 ans, nous examinons certaines des fonctionnalités les plus intéressantes de l’application.
Capture d’écran de Google Doc par Andy Wolber/TechRepublic
Google Docs fête ses 15 ans ce mois-ci, depuis le lancement officiel de l’application en octobre 2006, s’appuie sur des concepts initialement mis en œuvre par l’équipe derrière Writely, que Google a acquise. À l’époque, la véritable innovation de l’application était l’édition de documents par plusieurs personnes dans un navigateur qui fonctionnait. Des années plus tard, la collaboration reste l’un des points forts de Google Docs.
VOIR: Joyeux anniversaire, Google Docs ! Les 15 meilleures fonctionnalités de l’application (PDF gratuit) (TechRepublic)
Au fil des ans, l’image de marque autour de Google Docs a changé. Il fait partie de Google Apps for your Domain, Google Apps for Work et plus tard, Google Apps (moins les modificateurs). Pendant un certain temps, il faisait partie de G Suite. À la fin de 2021, Google Docs sert aux côtés d’autres éditeurs collaboratifs, tels que Google Sheets et Google Slides, en tant que composant principal de Google Workspace.
Pour reconnaître la longévité de 15 ans de Google Docs, je souligne 15 aspects clés de l’application. Vous en connaissez peut-être beaucoup, mais j’espère que vous trouverez également quelques fonctionnalités nouvelles pour vous.
VOIR: Comment devenir un utilisateur avancé de Google Docs (PDF gratuit) (TechRepublic)
1. Créez rapidement un nouveau document
Dans votre navigateur, tapez doc.nouveau puis appuyez sur Entrée pour créer un nouveau Google Doc. Cette séquence de huit touches vous fait passer rapidement de la navigation à l’édition.
2. Parlez au type
Sélectionnez Outils | Saisie vocale pour activer la détection vocale (Figure A) qui transforme les mots que vous prononcez en texte saisi dans votre document lorsque vous utilisez le navigateur Chrome. Prononcez la ponctuation (par exemple, dites « virgule » pour ajouter le symbole , ou « point d’interrogation » pour ajouter un ?), ajoutez des paragraphes (par exemple, dites « nouveau paragraphe »), sélectionnez du texte (par exemple, « sélectionnez un paragraphe ») et ajoutez une mise en forme (par exemple, dites « gras »).
Figure A
Sélectionnez Outils | Saisie vocale pour accéder aux fonctionnalités qui convertissent votre discours en texte.
3. Discuter et modifier
Sélectionnez du texte, choisissez Insérer | Commentez, puis ajoutez votre contribution. Le système de commentaires fournit un moyen de discuter du texte du document sans modifications. Sinon, si vous disposez des autorisations appropriées, passez en mode Suggestion pour saisir les modifications proposées ou utilisez le mode Édition pour effectuer des mises à jour.
4. Accéder à l’historique des documents
Affichez les modifications apportées à votre document Google au fil du temps. Utiliser le fichier | Historique des versions | Nommer la version actuelle pour conserver une version nommée de votre document à l’instant présent. Ou accédez à la fois aux versions nommées et enregistrées automatiquement de votre document (comme indiqué dans Chiffre B) avec Fichier | Historique des versions | Voir Historique des versions.
Chiffre B
Vérifiez les modifications apportées à votre document Google avec l’historique des versions.
5. Modifier les fichiers Microsoft Word
Les premières éditions de Google Docs convertissaient les fichiers de Microsoft Word dans l’éditeur Google Docs, qui permettait également l’édition collaborative. Maintenant, vous pouvez ouvrir un fichier Microsoft Word (par exemple, .docx) dans Google Docs et le modifier directement, sans qu’aucune conversion ne soit nécessaire. Toutes les fonctionnalités collaboratives de Docs restent disponibles lorsque vous modifiez un fichier .docx dans son format natif.
VOIR: Comment ajouter des citations dans un document Google (TechRepublic)
6. Sélectionnez des polices très lisibles
Étant donné que Google Docs vous permet de choisir parmi une longue liste de polices, vous pouvez choisir des options autres que la police Arial de taille 11 par défaut. Pour plus de lisibilité et de lisibilité, je vous encourage à envisager soit Atkinson Hyperlisible, soit l’une des nombreuses polices Lexend prises en charge. Ces polices cherchent à rendre le texte plus lisible et lisible pour tout le monde.
7. Tapez @ pour ajouter des puces intelligentes
Tapez la touche @ dans un document Google pour afficher une liste dynamique de personnes, de lieux, de fichiers, de dates ou de groupes. Sélectionnez l’un des éléments affichés pour créer ce que Google appelle une puce intelligente. Chaque puce intelligente injecte un peu de magie connectée au Web dans votre document : des informations supplémentaires sur une personne ou un lien en direct vers un fichier Drive ou un événement de calendrier. Plus intéressant encore, un nouveau modèle de notes @Meeting (Figure C) ajoute une mise en forme à votre document et insère des puces intelligentes pour chaque invité Google Agenda ainsi qu’une puce intelligente liée à l’événement Calendrier.
Figure C
Tapez la touche @ pour afficher une liste dynamique de puces intelligentes. L’option @Meeting Note s’inspire de Google Calendar pour ajouter des puces intelligentes qui renvoient à votre événement, à la date et aux participants dans un modèle.
8. Vérifiez l’orthographe et la grammaire
Si vous ne l’avez pas déjà fait, sélectionnez Outils | Orthographe et grammaire, puis assurez-vous qu’il y a des coches à côté de Afficher les suggestions d’orthographe et Afficher les suggestions de grammaire. Ces deux caractéristiques mettent en évidence à la fois des erreurs relativement simples et des problèmes plus difficiles à détecter.
9. Comparez deux documents
Google Docs peut rapidement mettre en évidence les différences entre deux Google Docs. Pour comparer votre document actuel à un autre, choisissez Outils | Comparez les documents, sélectionnez un autre document Google, ajustez le nom de la personne à qui attribuer les différences (si nécessaire), puis comparez. Une invite pour ouvrir un troisième Doc nouvellement créé avec les différences mises en évidence s’affichera.
10. Étendez les fonctionnalités avec des modules complémentaires
Il existe un écosystème tiers florissant (Chiffre D) caché derrière les modules complémentaires | Obtenir l’option de menu Modules complémentaires. Insérez des équations mathématiques, toutes sortes de graphiques ou même une notation musicale dans un document Google. D’autres modules complémentaires vous aident à rationaliser la signature, à organiser les citations, à gérer les fusions et à imprimer des enveloppes et des étiquettes.
Chiffre D
Explorer les modules complémentaires | Obtenez des modules complémentaires pour trouver des applications tierces qui ajoutent des fonctionnalités à Google Docs.
11. Convertissez votre document en différents formats
Aller au fichier | Télécharger en tant que… puis choisissez un format de fichier dans lequel exporter votre Google Doc. Depuis octobre 2021, votre document peut être téléchargé au format .docx, .odt, .rtf, .pdf, .txt, .epub ou un fichier compressé .html.
12. Publier sur le Web
Vous pouvez également transformer un document Google en document Web publié, accessible à toute personne ayant accès à Internet : Fichier | Publier sur le Web. Ceci est différent lorsque vous utilisez le bouton Partager pour créer un lien, même si vous ajustez les autorisations sur ce lien pour vous assurer que votre document est disponible pour tout le monde sur le Web. L’option Publier met votre document en ligne sans aucune interface d’édition de Google Docs, bien qu’un avis « Publié à l’aide de Google Docs » s’affiche en haut de la page.
VOIR: Comment activer la création .docx dans l’application Google Docs
(TechRepublic)
13. Traduire dans une autre langue
Besoin de votre texte dans une autre langue ? Essayez les outils | Traduisez le document, puis choisissez une langue dans la liste. Vous obtiendrez un autre document avec votre texte dans la langue sélectionnée. Pour une communication commerciale standard et non critique, les résultats fonctionneront probablement bien sans examen supplémentaire. Lorsqu’il s’agit de documents juridiques, de langage littéraire ou poétique ou de sujets sensibles, je vous recommande de travailler avec un traducteur humain pour réviser les résultats.
14. Afficher l’activité du document
Dans une organisation, le tableau de bord des activités vous aide à savoir si (et quand) vos collègues ont accédé à un document (Chiffre E). Ces informations peuvent influencer le contenu que vous couvrez lorsque vous vous rencontrez ou vous inciter à reporter la réunion jusqu’à ce que les gens aient eu le temps d’y accéder.
Chiffre E
Dans une organisation, consultez le tableau de bord des activités pour savoir si (et quand) des collègues ont accédé à votre document Google.
15. Modifier n’importe où
Enfin, alors que Google Docs offre l’expérience la plus complète dans un navigateur de bureau (c’est-à-dire Chrome), les applications mobiles pour Android et iOS (et iPadOS) permettent d’afficher, de modifier et de collaborer sur des documents à partir de téléphones et de tablettes. , trop. Et, que vous travailliez dans un navigateur ou un appareil mobile, si vous vous déconnectez, les modifications que vous apportez peuvent être synchronisées la prochaine fois que vous vous connectez à Internet.
Quels sont les 15 aspects de Google Docs que vous appréciez ?
Y a-t-il des fonctionnalités clés de Google Docs que vous utilisez que j’ai manquées ? Quelles 15 caractéristiques choisiriez-vous de mettre en évidence ? Faites-moi part de vos réflexions, soit dans les commentaires ci-dessous, soit sur Twitter (@awolber).
