Comme son nom l’indique, Google Workspace est un espace de travail pour la productivité. Il s’agit d’une plate-forme de collaboration qui unifie le chat, la messagerie électronique, les appels vocaux et vidéo et la gestion de contenu, permettant aux équipes de travailler de n’importe où. Pendant la pandémie mondiale, les applications qui alimentent le travail à distance ont certainement gagné du terrain, souvent sans le temps d’élaborer des politiques de gouvernance et des playbooks d’ediscovery.
Passer du temps à développer des stratégies de gouvernance de l’information et à tester vos pratiques d’ediscovery pour de nouveaux types de données ne peut pas être éternel à coup sûr. Comme Slack et d’autres outils de collaboration, le contenu de Google Workspace est pertinent pour l’ediscovery. Par conséquent, les entreprises doivent conserver, collecter et produire ces données en réponse aux demandes de découverte.
Notez que selon la règle fédérale de procédure civile (FRCP) 37(e), une partie peut être pénalisée si elle ne parvient pas à préserver les informations stockées électroniquement (ESI) alors qu’elle peut raisonnablement anticiper un litige. Ainsi, pour éviter les sanctions et répondre aux exigences de préservation, les entreprises doivent planifier la manière de gérer leurs informations de manière défendable, responsable et proactive.
Bien que Google Vault fournisse des fonctionnalités rudimentaires de conservation et d’exportation pour l’ediscovery, il n’optimise pas les workflows d’ediscovery. Par exemple, supposons que votre entreprise réagisse régulièrement aux litiges ou mène des enquêtes de routine. Dans ce cas, la dernière chose que vous voulez, c’est que votre équipe soit prise au dépourvu et sans plan pour gérer efficacement l’ediscovery. Lisez l’infographie ci-dessous pour passer en revue six défis courants auxquels les professionnels de l’ediscovery en entreprise sont confrontés lors de la collecte de données à partir de Google Drive.
Hanzo a reconnu que les données d’entreprise stockées dans Google Drive, et le manque de contrôle précis autorisé par Google Vault, créent un workflow de surcollecte décourageant.
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