AVIS: Google Workspace (anciennement Google Apps) et Microsoft 365 (Auparavant Office 365) sont les leaders dominants du marché des suites de productivité basées sur le cloud.

Les deux sociétés dépensent des milliards pour développer et améliorer leurs plates-formes dans le cadre d’une bataille féroce pour les clients.

C’est une excellente nouvelle pour les entreprises car les deux suites sont excellentes et s’améliorent constamment.

Nous implémentons et prenons en charge Workspace depuis près de 15 ans et 365 depuis près de 10 ans, et ces suites sont si bonnes que votre entreprise devrait être sur l’un ou l’autre – rien d’autre sur le marché ne s’en approche.

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Mais lequel choisir ?

Principales caractéristiques

Workspace et 365 sont tous deux des services d’abonnement avec trop de fonctionnalités pour rendre justice ici.

Bien qu’ils soient très différents dans leur implémentation (Workspace est centré sur le Web, alors que 365 tourne autour de la suite Office à succès de Microsoft), les deux ont un ensemble de fonctionnalités clés qui sont une nécessité pour la plupart des entreprises. Ceux-ci sont:

• Courriel professionnel et calendriers partagés ;
• Stockage en nuage (stockage de fichiers en ligne) ;
• Suite d’applications de productivité pour la création et la collaboration sur des documents ; et,
• Outils de communication en temps réel pour le chat, les appels vidéo, les réunions en ligne, etc.

Comparons ces fonctionnalités clés entre les suites et voyons si nous pouvons choisir un gagnant, mais d’abord, regardons le prix.

Prix

Vous avez le choix entre plusieurs options pour Workspace et 365, mais pour la plupart des PME, l’option standard sera la plus appropriée.

Workspace Standard coûte 18 $ plus la TPS par utilisateur et par mois et comprend 2 To de stockage par utilisateur, qui peut être utilisé pour le stockage des e-mails et des fichiers dans le cloud.

365 Standard coûte 18,90 $ plus la TPS par utilisateur et par mois et comprend 1 To de stockage de fichiers dans le cloud et une taille de boîte aux lettres maximale de 50 Go.

Microsoft 365 Standard inclut également une licence pour utiliser les applications Microsoft Office (y compris Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Publisher et Access) sur plusieurs appareils.

Si vous utilisez Google Workspace mais que vous souhaitez utiliser ces applications Microsoft Office, vous devrez prévoir un montant supplémentaire de 14,80 $ plus la TPS par utilisateur et par mois pour celles-ci.

Gagnant: Microsoft 365, car la plupart d’entre nous auront besoin d’applications Microsoft Office.

Courriel professionnel et calendriers partagés

Google a un énorme avantage sur Microsoft dans ce domaine, car l’offre de messagerie professionnelle de Google Workspace a commencé sous le nom de Gmail, qui a été conçu dès le départ pour le cloud.

La messagerie professionnelle 365 de Microsoft, en comparaison, a commencé sa vie en tant que produit de messagerie de bureau Microsoft Exchange, et cela se voit.

Avec Workspace, vous pouvez toujours utiliser Outlook ou tout autre client de messagerie populaire, mais son interface de messagerie Web basée sur Gmail est si bonne que vous abandonnerez probablement Outlook avant longtemps. Comme vous pouvez vous y attendre de la part de Google, la recherche dans votre courrier électronique est rapide et puissante, bien que 365 ait largement rattrapé son retard dans ce domaine.

L’un des principaux avantages de Workspace est qu’il limite uniquement la taille de votre compte de messagerie par la quantité de stockage disponible dans le cadre de votre forfait, et ces forfaits sont évolutifs.

Microsoft 365, d’autre part, offre une limite dérisoire de 50 Go qui ne peut pas être augmentée pour l’amour ou l’argent. La seule façon d’augmenter la taille maximale de votre boîte aux lettres est de passer à un plan d’entreprise (impossible pour la plupart des PME), et même dans ce cas, le maximum n’est augmenté qu’à 100 Go.

Choice Technology est sur Google Workspace et mon compte de messagerie contient plus de 650 Go d’e-mails, et je ne perds jamais de temps à détacher des fichiers ou à archiver des e-mails. Je ne supprime jamais un message, même s’il est trivial, car il est tout aussi simple de l’archiver, et vous ne savez jamais quels messages vous voudrez retrouver à l’avenir.

En revanche, nous avons de nombreux clients sur 365, et beaucoup n’ont d’autre choix que d’archiver régulièrement leurs e-mails pour rester en dessous de la limite de 50 Go. C’est une perte de temps ridicule pour les personnes qui manquent généralement de temps.

D’après mon expérience, le moteur anti-spam de Workspace est également nettement meilleur que celui de 365, ce qui est important car le courrier électronique est la principale source d’attaques de phishing et de logiciels malveillants dans les entreprises.

Gagnant: Google Workspace par un pays mile. Éviter d’avoir à archiver/supprimer des e-mails est une raison suffisante pour choisir Workspace over 365.

Stockage en ligne

Le stockage dans le cloud vous permet de stocker en toute sécurité vos fichiers sur le cloud et d’y accéder depuis n’importe où et depuis n’importe quel appareil. Vous devez toujours stocker vos fichiers sur le cloud – non seulement cela les rend accessibles en toute sécurité de n’importe où, mais cela signifie également que vous n’allez pas les perdre si votre disque dur tombe en panne ou si votre PC est volé.

Workspace propose Google Drive, tandis que 365 a Microsoft OneDrive for Business. Les deux fournissent des clients logiciels qui vous permettent d’intégrer le stockage cloud dans vos systèmes d’exploitation de bureau et mobiles, afin que vous puissiez ouvrir et enregistrer des fichiers dans le cloud aussi facilement que sur votre disque dur local.

OneDrive for Business, autrefois un spin-off épouvantable de Microsoft SharePoint, s’est considérablement amélioré au fil des ans et est désormais un service mature et fiable et un digne concurrent de Google Drive.

Google Drive est solide comme le roc et étroitement intégré au reste de Google Workspace.

Gagnant: Trop près pour appeler. Il y a des avantages et des inconvénients pour chaque produit, mais je vais appeler une égalité sur celui-ci.

Suite d’applications de productivité

Google a été l’un des premiers pionniers dans l’espace des suites d’applications de productivité en ligne, et toutes les applications de productivité dans Workspace sont uniquement Web. Bien que nous utilisions par défaut Google Docs ou Sheets chaque fois que nous créons un document chez Choice Technology, il est indéniable que Microsoft a un net avantage dans ce domaine.

Microsoft Word est le seul choix si vous souhaitez créer un document de haute qualité prêt à imprimer (comme une proposition client), et vous pouvez exécuter les applications Office les plus populaires sur presque tous les appareils.

Vous pouvez ouvrir des documents Word dans Google Docs, mais la mise en forme n’est jamais tout à fait correcte. La plupart d’entre nous auront besoin de Word, ne serait-ce que pour ouvrir et collaborer sur les fichiers .docx qui nous sont envoyés.

Gagnant: Microsoft 365. Les applications de productivité de Google sont plus rapides et plus faciles à utiliser, mais Office reste le papa mack des suites d’applications de productivité.

Communications en temps réel

Google a également été l’un des premiers leaders dans ce domaine : lorsqu’ils ont lancé Hangouts en 2013, il s’agissait d’un produit vraiment révolutionnaire. Il vous a permis de discuter, gratuitement, avec à peu près n’importe qui dans le monde à partir d’un navigateur Web. Les appels vidéo et les vidéoconférences de haute qualité ont rapidement suivi.

Google n’a pas fait assez avec Hangouts ou Google Chat (successeur de Hangouts) pour garder une longueur d’avance sur la concurrence, et aussi surprenant que cela aurait été de le dire il y a quelques années, Microsoft Teams est ici le gagnant.

Bien qu’il ait ses particularités, Teams a évolué rapidement pour devenir une plate-forme de communication en temps réel beaucoup plus puissante que Hangouts ou Chat.

Gagnant: Microsoft 365, mais rappelez-vous que vous pouvez toujours utiliser Google Chat ou Microsoft Teams gratuitement, même si vous n’utilisez pas leurs suites de productivité.

Conclusion

Cela fait donc trois victoires pour Microsoft 365 et une pour Google Workspace, avec une catégorie à égalité.

À première vue, 365 est le gagnant, et cela témoigne de son amélioration au cours des cinq dernières années. Si nous avions effectué cette comparaison en 2016, Microsoft aurait fait bien pire.

Mais pour moi, les limitations autour du stockage des e-mails de 365 sont un facteur décisif, et nous recommandons généralement Workspace over 365 uniquement sur cette base.

Notre conseil aux clients est le suivant : une fois que vous avez pris en compte le coût des applications Office, Workspace coûtera un peu plus de 365 par mois, mais cela vaut la peine d’éviter de dépasser la limite de 50 Go de boîtes aux lettres.

Nous sommes en 2021 pour l’amour de Dieu – aucun d’entre nous n’a le temps d’élaguer sa boîte aux lettres pour la maintenir en dessous d’une limite arbitraire.

Vainqueur général : Google Workspace, mais peut-être seulement jusqu’à ce que Microsoft règle cette limite de 50 Go de boîte aux lettres.

– Damian Funnell est le fondateur de Choice Technology, une société de services informatiques et un commentateur technologique. Il est joignable à damian.funnell@choicetechnology.co.nz.