Microsoft Word est peut-être le traitement de texte le plus connu, mais Docs basé sur le cloud de Google éclipse progressivement le vénérable logiciel de Redmond parmi les internautes soucieux de leur budget. Non seulement c’est gratuit, mais Google Docs offre des options de partage transparentes et est accessible sur n’importe quel ordinateur ou appareil mobile avec une connexion Web.

Le succès de Google a incité Microsoft à proposer versions basées sur Internet de sa suite Office, ainsi qu’une version allégée et gratuite de Microsoft Word pour le Web. Et tandis que Google Docs n’offre plus stockage illimité gratuit, 15 Go, c’est beaucoup de Docs. Si vous avez remplacé Word par Google Docs, lisez la suite pour découvrir quelques astuces cachées.

Découvrir les modèles

Vous ne savez pas par où commencer ? Découvrez les modèles inclus. Accédez-y depuis le page principale des documents en survolant l’icône plus en bas à droite et en cliquant sur le Choisir le modèle icône qui apparaît. Ou cliquez Fichier > Nouveau > À partir du modèle dans un document existant.

Les modèles sont classés par objectif et comprennent des exemples formatés pour les propositions de projet, les bulletins d’information, plusieurs documents juridiques, les lettres d’offre d’emploi, les curriculum vitae, les rapports scolaires, etc. D’autres peuvent être mis à disposition en installant des modules complémentaires spécifiques.

Déverrouiller l’édition hors ligne

La seule complication avec les services basés sur le cloud est l’accès lorsque vous n’avez pas de connexion Internet, mais Google Docs prend en charge l’édition hors ligne. Aller à Fichier > Rendre disponible hors connexion, et la version la plus récente du document sera visible et modifiable lorsque vous n’êtes pas connecté. Lorsqu’une connexion est rétablie, toutes les modifications seront automatiquement synchronisées. Revenir à Fichier > Rendre disponible hors connexion pour le désactiver à tout moment.

Afficher l’historique des versions

Nous aimons tous garder une trace des modifications apportées à un document, surtout s’il est utilisé par plusieurs personnes. Vous devez pouvoir remonter dans le temps si quelqu’un a supprimé quelque chose accidentellement ou si vous avez simplement changé d’avis. C’est là qu’intervient l’historique des versions de Google.

Dans votre document, cliquez sur le La dernière modification remonte à X jours/heures lier en haut, ouvrir Fichier > Historique des versions > Voir l’historique des versions, ou utilisez le raccourci Ctrl + Alt + Maj + H pour voir une liste des modifications enregistrées par date et heure. Si plusieurs modifications ont été apportées le même jour ou dans un court laps de temps, ces versions sont regroupées en sous-entrées sous une seule entrée.

Pour plus de clarté, les versions peuvent recevoir des noms spécifiques. Cliquez sur le commutateur dans le coin supérieur droit pour afficher les versions du document que vous avez nommé.

Créer une table des matières

Table des matières avec numéros de page

Pour les longs documents qui bénéficieraient d’une certaine organisation, allez à Insérer > Table des matières et sélectionnez l’un des deux formats (avec numéro de page ou avec liens bleus).

Docs recherchera du texte sous forme de titre et l’organisera en haut de la page, avec des liens qui vous permettront d’accéder directement à cette section. Comment stylisez-vous comme titre ? Mettez votre texte en surbrillance, cliquez dans la zone Styles et sélectionnez Titre 1, Titre 2, Titre 3, etc. (Ou allez à Format > Styles de paragraphe.)

Si vous créez des en-têtes après avoir déposé la boîte de table des matières dans votre document, cliquez sur l’icône de mise à jour circulaire à côté de votre table des matières pour que les modifications prennent effet. Vous pouvez également afficher la table des matières sur le panneau latéral.

Google à partir de documents

Google Docs facilite la recherche à partir d’une seule fenêtre. Si vous avez besoin de trouver un fichier ou des informations Google Drive sur le Web, cliquez sur le bouton Explorer (celui qui ressemble à une boîte avec un losange à l’intérieur) dans le coin inférieur droit du document.

Cela ouvrira un nouveau panneau avec une barre de recherche, où vous effectuerez une recherche sur le Web ou dans vos documents existants. Ce dernier est étiqueté Cloud Search sur les comptes professionnels Workplace et Drive sur les comptes personnels. Sur Workplace, survolez l’entrée et cliquez sur l’icône plus pour ajouter un lien vers le document ou insérer une image. Pour ajouter une citation d’une recherche Web à votre document, survolez-la et cliquez sur l’icône guillemet.

Partager un lien

Pour partager un document, cliquez sur le bleu Partager en haut à droite et entrez les adresses e-mail de tous les destinataires. Pour envoyer un lien direct vers le document, cliquez sur Copier le lien pour récupérer le lien partageable, mais seuls ceux ajoutés à la liste de partage pourront l’ouvrir.

Modifier les autorisations en cliquant Partager > Changer pour n’importe qui avec le lien, qui permet à toute personne disposant de l’URL de voir le document, même si vous n’avez pas spécifiquement saisi son adresse e-mail. Indiquez ensuite si ces personnes sont des téléspectateurs, des commentateurs ou des éditeurs. Pour le verrouiller plus tard, remplacez-le par Limité.

Une fois toutes les décisions prises, cliquez sur Copier le lien à partir de cette page pour récupérer le lien partageable.

Ajouter de nouvelles polices

Google Docs prend en charge plus de 30 polices dans la barre d’outils déroulante des polices, mais d’autres sont cachées à la vue de tous. Cliquez dans le menu des polices et sélectionnez Plus de polices au sommet. Cela ouvrira un menu d’autres polices qui doivent être ajoutées à Docs avant de pouvoir être utilisées.

Clique le Afficher : toutes les polices menu et sélectionnez Afficher pour prévisualiser les polices. Cliquez sur une police pour l’ajouter à la liste des polices actives sous Mes polices. Cliquez sur d’accord pour enregistrer les nouvelles polices dans votre liste active.

Insérer des caractères spéciaux

Il existe plusieurs façons de saisir des caractères spéciaux dans Google Docs. Ouvert Insertion > Caractères spéciaux pour une base de données pleine d’objets que vous pouvez insérer, y compris des symboles, des emoji, des ponctuations, des caractères et des accents difficiles à créer avec un clavier standard. Vous savez de quoi vous avez besoin mais vous ne savez pas comment ça s’appelle ? Dessinez-le et Google Docs vous donnera les résultats.

Un moyen plus simple de le faire peut être via le menu Substitutions, où vous pouvez taper une chose, et Google Docs affichera autre chose. Aller à Outils > Préférences > Remplacements et vous pouvez ajouter des caractères dans la colonne Remplacer qui seront remplacés par le caractère dans la colonne « Avec », comme lorsque vous écrivez (c) pour créer un symbole ©.

Le seul inconvénient est que l’écran Substitutions ne vous permet pas de sélectionner directement un caractère spécial, mais au moins vous pouvez en ajouter un au document et le copier. Par exemple, si vous souhaitez créer facilement un , vous pouvez créer une substitution où l’écriture « c^ » se transforme en le caractère dont vous avez besoin.