Si vous souhaitez bloquer du temps sur votre agenda pour vous rendre disponible aux autres, envisagez d’utiliser des créneaux de rendez-vous dans Google Agenda. Ensuite, partagez un lien vers votre page de rendez-vous pour que d’autres personnes réservent ces heures pour vous rencontrer.
Les blocs de rendez-vous dans Google Agenda sont idéaux pour les enseignants ou les professeurs qui occupent des heures de bureau, les superviseurs pendant la saison de révision ou d’évaluation, et toute autre personne qui rencontre souvent d’autres personnes. La seule chose dont vous avez besoin pour configurer des créneaux de rendez-vous pour vous-même est un compte Google Agenda professionnel ou scolaire. Alors, si votre entreprise utilise Gmail, par exemple, vous devriez voir la fonctionnalité à votre disposition.
Créer un bloc de rendez-vous dans Google Agenda
Ouvrez le Google Agenda site Web de bureau et connectez-vous au Compte Google que vous souhaitez utiliser, si nécessaire. Choisissez la vue «Jour» ou «Semaine» dans la liste déroulante en haut.
Cliquez sur votre calendrier comme vous le feriez pour créer un nouvel événement et choisissez «Rendez-vous» dans la fenêtre contextuelle.
Entrez un titre et sélectionnez la durée totale du bloc. Vous pouvez ensuite choisir entre «Single Slot» ou «Slots with Duration» dans la liste déroulante. Pour les slots avec durée, ajoutez la durée des slots. Cliquez sur « Enregistrer ».
Une fois que vous avez enregistré le bloc de rendez-vous, vous le verrez sur votre calendrier comme un événement avec une icône de bloc dans le coin supérieur gauche. Cliquez sur cet événement pour modifier, supprimer ou accéder à la page de rendez-vous.
Le lien vers lequel vous êtes dirigé vers la page de rendez-vous est celui que vous pouvez partager avec d’autres personnes qui peuvent inverser leurs créneaux horaires avec vous.
Réserver un créneau de rendez-vous dans Google Agenda
Lorsque vous partagez le lien vers votre page de rendez-vous, d’autres personnes peuvent déposer l’URL dans la barre d’adresse de leur navigateur Web. Ils se connecteront à leur compte Google Agenda pour voir les emplacements dont vous disposez.
Ils peuvent simplement cliquer sur l’emplacement qu’ils souhaitent réserver avec vous, ajouter éventuellement une description et cliquer sur « Enregistrer ». Cela ajoutera l’événement à leur propre calendrier Google.
Si la personne réservant le créneau souhaite inclure un fichier pour votre réunion, elle peut attachez-le à l’événement après son enregistrement, comme pour tout autre événement Google Agenda.
Afficher vos emplacements réservés dans Google Agenda
Une fois que quelqu’un a réservé l’un de vos créneaux de rendez-vous, vous le verrez comme un événement dans votre agenda Google. Cela s’affiche côte à côte avec le bloc de rendez-vous d’origine que vous avez configuré.
Cliquez sur cet événement particulier pour afficher les informations que la personne a incluses lors de l’enregistrement de l’emplacement. Vous pouvez également le modifier avec plus de détails, comme pour tout autre événement Google Agenda.
Lorsque vous visitez votre page de rendez-vous, les créneaux que d’autres réservent et enregistrent ne s’affichent plus. C’est un bon moyen pour vous de voir combien d’emplacements il vous reste dans votre bloc et pour quelles heures.
Par exemple, nous avons mis en place un bloc de créneaux horaires de 30 minutes de 12 h 00 à 16 h 00. Vous pouvez voir dans la capture d’écran ci-dessous que les créneaux horaires à 12 h 00, 14 h 00 et 15 h 00 ont été réservés.
Si quelqu’un qui réserve l’un de vos créneaux de rendez-vous annule l’événement, ce créneau rouvrira et s’affichera de nouveau sur votre page de rendez-vous pour qu’une autre personne puisse réserver.
Ajouter un invité à vos blocs de rendez-vous dans Google Agenda
Vous pouvez ajouter des invités à vos blocs de rendez-vous pour les inclure dans le processus. Lorsque vous ajoutez un invité, cette personne est incluse dans chaque créneau de rendez-vous et reçoit une notification lorsque quelqu’un réserve un créneau. Donc, ce serait approprié pour votre assistant, secrétaire ou partenaire commercial.
Pour ajouter un invité, double-cliquez sur le bloc de rendez-vous sur votre calendrier Google pour ouvrir la page des détails. Sur le côté droit, saisissez leur nom (s’ils figurent dans vos contacts Google) ou leur adresse e-mail dans le champ « Ajouter des invités ».
Cliquez sur «Enregistrer» en haut de la page des détails de l’événement. Il vous sera demandé si vous souhaitez envoyer un e-mail d’invitation à votre invité. Sélectionnez «Envoyer» ou «Ne pas envoyer» selon vos préférences.
N’oubliez pas que les invités sont ceux que vous souhaitez inclure dans votre bloc de rendez-vous. Pour les personnes qui ont besoin de réserver des créneaux horaires, demandez-leur de visiter votre page de rendez-vous comme décrit précédemment.
Supprimer un bloc de rendez-vous ou un emplacement dans Google Agenda
Étant donné que les blocs de rendez-vous et tous les créneaux réservés s’affichent sur votre calendrier Google comme des événements standard, vous pouvez les annuler comme des événements standard.
Cliquez sur l’événement pour afficher la fenêtre contextuelle et cliquez sur l’icône de la corbeille pour le supprimer.
Pour annuler un emplacement réservé individuel, cliquez sur la corbeille, puis décidez si vous souhaitez envoyer un e-mail d’annulation à cette personne.
Les blocs de rendez-vous et les créneaux horaires dans Google Agenda vous offrent un excellent moyen de réserver du temps pour les autres. Plutôt que d’envoyer des invitations individuelles à des événements, les étudiants, les membres de l’équipe et le personnel peuvent simplement choisir une heure qui leur convient.
