La fonctionnalité « Suggestion » de Google Docs, similaire à la fonctionnalité « Suivi des modifications » de Microsoft Word, est un excellent moyen de collaborer à distance avec d’autres. L’outil « Suggérer » permet aux utilisateurs de faire des suggestions sous forme de commentaires dans un document auquel d’autres utilisateurs peuvent ensuite répondre, en acceptant ou en rejetant les modifications proposées.
C’est une fonctionnalité très utile pour l’édition. Nous regardons comment cela fonctionne.
Comment « suivre les modifications » dans Google Docs à l’aide de la fonctionnalité « Suggérer »
Dans Google Docs, vous devez disposer d’une autorisation de modification pour pouvoir utiliser la fonctionnalité « Suggérer ». Si le document est celui que vous avez créé, vous aurez évidemment déjà l’autorisation activée. Si le document a été créé par quelqu’un d’autre, il doit s’assurer qu’il vous a donné l’autorisation de le modifier. Ils peuvent le faire en modifiant les autorisations lorsqu’ils partagent le document avec vous via un lien ou un e-mail.
Il existe trois manières d’accéder à la fonctionnalité « Suggérer ». Le plus simple est de mettre en surbrillance le texte que vous souhaitez commenter, puis de rechercher le menu contextuel qui apparaît à droite de votre texte. Si vous cliquez sur l’icône représentant un crayon vert (en bas des deux icônes qui apparaissent), Google Docs passera du mode « Édition » au mode « Suggérer ».
Crédit : capture d’écran : google docs
Une autre case avec une coche apparaîtra alors, vous offrant la possibilité d' »Ajouter un commentaire ». Cliquez dessus et vous pouvez commenter cette zone de texte. Vous pouvez simplement commenter, ou vous pouvez @mentionner d’autres utilisateurs si vous en avez besoin en utilisant leur adresse e-mail.
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L’autre méthode pour entrer en mode « Suggérer » est via les options de menu en haut de votre écran Google Docs. Regardez en haut de votre écran pour trouver le menu déroulant « Modification ».
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Ouvrez le menu et sélectionnez « Suggérer ».
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Tout ce que vous tapez dans le document sera automatiquement transformé en un texte vert avec une zone de commentaire générée sur le côté droit de votre texte. Ceci est recommandé si vous avez besoin de faire beaucoup de commentaires.
La troisième méthode pour ajouter un commentaire à un document Google consiste à faire un clic droit et à sélectionner l’option « Commentaire ».
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Si vous cliquez sur l’option « Suggérer des modifications » dans le même menu, vous mettez le document en mode « Suggérer ».
Une fois que vous avez commenté, le propriétaire du fichier recevra un e-mail concernant vos suggestions avec une option pour ouvrir le document.
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Comment répondre à un commentaire dans la fonctionnalité « Suggérer » de Google Docs
Vous pouvez répondre aux commentaires de la fonctionnalité « Suggérer » de Google de plusieurs manières. Vous pouvez accepter les modifications en cliquant sur la coche ou rejeter la suggestion en cliquant sur l’icône « x ».
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Vous pouvez également répondre à un commentaire en cliquant dans la zone de texte et en le tapant.
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Vous pouvez également @mentionner d’autres utilisateurs à l’aide de leur adresse e-mail.
Il existe également un moyen rapide d’accepter ou de rejeter toutes les modifications suggérées par quelqu’un. Accédez au menu « Outils » de Google Docs et cliquez sur « Examiner les modifications suggérées ».
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Cela fait apparaître une boîte sur votre écran avec l’option » Tout accepter » ou » Tout rejeter « .
Comment gérer vos notifications de commentaires « Suggérer » Google Docs
Que vous souhaitiez vous assurer de ne jamais manquer un commentaire ou que vous souhaitiez désactiver les notifications pour les commentaires, il existe un moyen rapide d’ajuster vos paramètres.
Cliquez sur l’icône « Commentaires » en haut à droite de votre écran. Celui-ci a la forme d’une bulle de dialogue.
Cliquez ensuite sur l’icône en forme de cloche qui apparaît. De là, vous pouvez choisir quand vous souhaitez recevoir des notifications.
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Les options sont « Tous », ce qui signifie que chaque fois que des commentaires sont faits ; « Uniquement le vôtre », c’est-à-dire chaque fois que d’autres répondent à vos commentaires ou aux commentaires auxquels vous êtes ajouté ; et « Aucun », ce qui signifie que vous ne recevrez jamais d’e-mails concernant les commentaires relatifs à ce fichier.
Une dernière chose à noter à propos de la fonctionnalité « Suggestion » de Google Docs est que vous pouvez utiliser des raccourcis clavier avec elle. Vous pouvez sélectionner un commentaire et utiliser les raccourcis clavier pour effectuer les opérations suivantes :
Répondre au commentaire actuel – R
Passer au commentaire suivant – J
Passer au commentaire précédent – K
Résoudre le commentaire actuel – E
Quitter le commentaire actuel – U
Maintenant, passez à l’édition.
