Google Tables est un nouvel outil de gestion et de visualisation des données. Jack Wallen vous aide à vous mettre à niveau afin que vous puissiez rendre cette tâche encore plus facile.

Nuage.

Image: Getty Images / iStockphoto

Avez-vous trouvé que le suivi des projets et la collecte ou la visualisation de données pour divers aspects de votre entreprise étaient une corvée? Non seulement vous devez tenir à jour les données de plusieurs utilisateurs, mais vous devez également avoir les moyens de les représenter facilement de manière à ce que les gens puissent les consommer facilement.

Si cela ressemble à quelque chose que vous avez vécu, alors vous pourriez être intéressé par Google Tables. Cette nouvelle offre basée sur le cloud de Google a été créée en tant qu’outil convivial et intuitif pour vous aider à suivre le travail, à automatiser les tâches et à gagner du temps avec vos différentes collaborations.

Tables vous permet de créer facilement de nouveaux espaces de travail à partir de modèles ou d’importer des données depuis Google Sheets. Une fois que vous avez entré ou importé vos données, vous pouvez facilement classer, attribuer ou lier des colonnes, changer de disposition, grouper / filtrer / trier vos données, enregistrer les configurations d’affichage pour différentes tâches, partager des tables individuelles et créer des formulaires pour plus de facilité. saisie des données.

VOIR: Cloud hybride: un guide pour les professionnels de l’informatique (Téléchargement TechRepublic)

Quels sont les éléments de base de Google Tables?

Il y a quatre éléments fondamentaux que vous devez connaître pour comprendre les tableaux. Ces éléments sont:

  • Les tables: Conteneurs contenant des données structurées

  • Espaces de travail: Collections de tableaux groupés

  • Colonnes: Types de données prédéfinis dans chaque table

  • Vues: Versions enregistrées d’une table qui représente les données d’une manière spécifique

Bien que vous puissiez créer un nouvel espace de travail à partir d’une feuille de calcul Google Sheets, cela peut devenir très déroutant au début, en particulier lorsque vous êtes nouveau dans l’outil. À cette fin, votre meilleur pari est de commencer avec l’un des modèles proposés dans les tableaux. Heureusement, il existe un certain nombre de modèles parmi lesquels choisir et chaque modèle offre un onglet d’instructions pratique pour vous aider à commencer à faire fonctionner le modèle.

Passons en revue le processus de travail avec l’un de ces modèles afin que vous puissiez commencer à faire fonctionner Google Tables pour vous.

Remarque: Google Tables est en version bêta, alors gardez cela à l’esprit pour l’avenir.

Comment se connecter et trouver un modèle dans Google Tables

La première chose à faire est de vous connecter à votre compte Google – vous pouvez utiliser Tables à partir d’un compte gratuit ou de Google Workspace. Alors connectez-vous à votre compte Google depuis votre navigateur Web, puis dirigez-vous vers https://tables.area120.google.com/.

Une fois là-bas, cliquez sur Voir plus de modèles (Figure A).

Figure A

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La page d’accueil de Google Tables.

Sur la page Modèles, recherchez un modèle que vous pouvez utiliser. Par exemple, travaillons avec le Modèle de suivi des tâches simple. Une fois que vous avez ouvert ce modèle, cliquez sur l’onglet Instructions. Dans cet onglet, vous trouverez des instructions simples sur la façon d’utiliser ce modèle (Figure B).

Figure B

tablesb.jpg

Les instructions du modèle de suivi des tâches sont suffisamment claires pour que quiconque puisse les utiliser.

Les instructions font un bon travail pour vous indiquer quels éléments sont utilisés dans le modèle et comment les manipuler. Il y a cinq étapes:

  1. Cliquez sur l’onglet Liste TODO pour voir comment vous pouvez organiser vos tâches.
  2. Modifiez le paramètre de regroupement dans la barre d’outils.
  3. Passez à d’autres vues enregistrées et pré-créées.
  4. Modifiez les options de colonne pour les données que vous pouvez saisir dans les cellules.
  5. Découvrez les bots préconfigurés et activez-en un.

Après avoir lu attentivement les instructions, cliquez sur l’onglet Liste TODO et commencez à parcourir le tableau (Figure C). Ici, vous pouvez modifier toutes les données du tableau pour mieux répondre à vos besoins.

Figure C

tablesc.jpg

Le modèle de liste TODO dans toute sa splendeur.

Pour modifier une entrée de données, double-cliquez simplement sur sa cellule et effectuez les modifications souhaitées. Vous pouvez également ajouter de nouvelles lignes en cliquant sur le bouton + associé à une catégorie (dans ce cas Domicile, Travail, Courses, Fam / Amis).

Après avoir modifié / ajouté des données, vous pouvez modifier la disposition de la vue entre:

Lorsque vous sélectionnez une vue différente, vous êtes autorisé à choisir les colonnes à afficher (Figure D).

Figure D

tablesd.jpg

Le passage aux vues d’une table vous permet de configurer les colonnes affichées.

Une fois que vous avez sélectionné vos colonnes, cliquez sur OK et la vue changera (Figure E).

Figure E

tablesc.jpg

Nous avons réussi à passer à une vue Kanban Board.

Comment créer un formulaire pour faciliter la saisie de données dans Google Tables

Maintenant que vous avez votre table exactement comme vous le souhaitez, facilitons l’ajout de données. Pour cela, vous allez créer un formulaire. Dans le coin supérieur droit de la fenêtre Tableau, cliquez sur Formulaires, puis, lorsque vous y êtes invité, cliquez sur Nouveau formulaire.

Dans la fenêtre contextuelle résultante, remplissez le formulaire pour inclure tous les éléments que vous voulez dans le tableau, ainsi que donner un nom au formulaire (Figure F).

Figure F

tablese.jpg

Créer un formulaire pour saisir des données dans votre table.

Une fois le formulaire rempli, cliquez sur Enregistrer. De retour à la fenêtre Table, vous verrez votre formulaire répertorié. À droite du nom du formulaire, vous verrez un bouton de menu à trois points. Cliquez sur ce bouton puis, dans la liste déroulante, cliquez sur Copier l’URL. Collez l’URL dans la barre d’adresse du navigateur pour voir et utiliser le formulaire (Figure G).

Figure G

tablesf.jpg

Utilisation du formulaire nouvellement créé pour saisir des données dans votre tableau.

Et c’est tout ce qu’il y a à faire. Vous avez modifié un modèle Google Table, modifié la vue, créé un formulaire de saisie de données et pouvez désormais utiliser ce tableau pour la gestion quotidienne de vos tâches. Une fois que vous serez encore plus familiarisé avec le fonctionnement de Google Tables, vous pourrez essayer d’en créer un à partir de votre propre feuille de calcul Google Sheets.

Profitez de ce puissant outil de gestion et de visualisation des données.

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