Les techniques de navigation, le temps d’écriture, le besoin de contenu associé et de collaboration peuvent tous différer lorsque vous travaillez avec de longs Google Docs. Avec un fichier de quelques centaines de mots, il faut peu de temps pour faire défiler du début à la fin. Avec un long Google Doc, cependant, le défilement n’est peut-être pas le meilleur moyen de naviguer.

De nombreux fichiers courts sont des projets à court terme, commencés et terminés en quelques minutes, heures ou jours plutôt que les semaines, les mois ou les années que vous pourriez travailler sur un long Google Doc.

Souvent, les courts Google Docs sont autonomes, sans avoir besoin d’autres fichiers, tandis que certains Google Docs longs s’appuient sur des dossiers remplis de références et de documents sources pertinents. En outre, vous souhaiterez peut-être collaborer avec des personnes pour une partie particulière du contenu d’un long Google Doc, plutôt que de partager l’accès à votre fichier principal comme vous le feriez avec un court Google Doc.

VOIR: Google Workspace vs Microsoft 365 : une analyse côte à côte avec liste de contrôle (TechRepublic Premium)

Les sections ci-dessous expliquent comment organiser des dossiers et des fichiers, appliquer des styles pour faciliter la structure et la navigation, créer des liens vers des emplacements dans un document et des fichiers associés, partager un accès spécifique à un dossier ou à un fichier et préparer votre travail pour la révision finale.

Comment organiser des fichiers dans Google Drive

Pour les projets plus importants qui peuvent impliquer plusieurs parties, créez un nouveau dossier sur Google Drive. Dans ce dossier, vous pouvez créer des dossiers supplémentaires pour contenir des fichiers pertinents pour une partie de votre projet. Par exemple, un projet récent sur lequel j’ai travaillé a examiné six solutions logicielles différentes en profondeur, alors j’ai créé un dossier pour chaque fournisseur qui contenait un Google Doc pour les notes, un Google Doc séparé pour mon brouillon de rédaction, un Google Sheet pour suivre les détails des fonctionnalités et une vidéo enregistrée d’une réunion de démonstration Google Meet.

Dans le dossier principal du projet, créez un nouveau Google Doc pour votre projet. Donnez à votre doc un nom qui vous assure de reconnaître le fichier rapidement et facilement. S’il y a une date limite associée au projet, vous pouvez l’indiquer dans le nom. Par exemple, un fichier nommé MajorWritingProject-20221130 renforce subtilement le fait que vous devez terminer votre travail d’ici la fin du mois de novembre 2022.

Sélectionnez votre dossier de projet sur Google Drive, puis sélectionnez le menu à trois points supplémentaires et choisissez Ajouter aux étoiles. Faites de même pour le Google Doc principal de votre projet. De cette façon, vous pouvez accéder rapidement à vos fichiers de projet en accédant à Google Drive | Étoilé, dans le menu de gauche, comme indiqué dans Figure A.

Figure A

Sections de structure

Pendant que vous travaillez, appliquez des styles de paragraphe pour structurer les sections de texte. Les styles font la différence entre les titres (p. ex., titre, sous-titre), les en-têtes (p. ex., titre 1, titre 2, titre 3) et le texte normal. Le système s’appuie sur ces styles pour créer automatiquement un plan de document, auquel vous pouvez accéder à partir de View | Afficher le plan. Une fois active, l’icône de contour fournit un moyen rapide non seulement d’afficher les sections de texte, comme indiqué dans Figure B, mais vous permet également de cliquer ou d’appuyer sur une section répertoriée pour accéder directement au contenu correspondant.

D’après mes calculs, Google vous donne au moins cinq façons différentes d’appliquer des styles lorsque vous écrivez. Je considère cela comme un signal fort que vous devriez utiliser des styles, comme indiqué dans Figure B. Par exemple, voici cinq façons différentes d’entrer le texte de l’en-tête 2.

• Sélectionnez du texte, puis cliquez ou appuyez sur la flèche à droite de l’élément de menu Texte normal et sélectionnez Titre 2.
• Sélectionnez texte, puis Format | Styles de paragraphe | Appliquer la rubrique 2.
• Tapez @heading, qui affiche un menu dans le document à partir duquel vous pouvez sélectionner et appliquer l’une des options d’en-tête.
• Sélectionnez du texte, puis appuyez sur un raccourci clavier : Ctrl+Alt+2 sous Windows et ChromeOS ou Commande+Option+2 sous macOS.
• Avec Markdown activé (Outils | Préférences | Détecter automatiquement markdown), commencez une ligne de texte avec ## suivi d’un espace. Le texte suivant sera entré dans le style Titre 2.

Les variantes de chacun d’entre eux vous permettent d’entrer la gamme complète de titres, d’en-têtes et de styles de texte normaux.

Figure B

Lien pour accéder rapidement à un emplacement ou à un fichier

Pour accéder rapidement à un endroit spécifique dans un Document Google, placez le curseur à un point du texte, puis choisissez Insérer | Ajoutez un signet à partir du système de menus. Alternatively, tapez @bookmark suivi de la touche Entrée ou Retour. Cela ajoute un indicateur de signet sur le côté de votre texte, comme indiqué dans Figure C.

Cliquez sur ou appuyez sur le signet, puis sélectionnez l’icône de copie pour placer le lien vers le signet dans votre presse-papiers. Vous pouvez ensuite coller ce lien ailleurs. Par exemple, vous pouvez coller ce lien en haut de votre document pour accéder rapidement au signet en suivant le lien.

Vous pouvez également insérer un lien vers d’autres éléments stockés sur Google Drive pour accéder rapidement à un fichier associé. Tapez @ a suivi une partie d’un fichier ou d’un dossier, puis sélectionnez le fichier ou le dossier dans la liste Google Drive affichée lorsqu’il est affiché. Le système insère une petite icône qui indique un dossier ou le type de fichier avec le nom de l’élément, comme indiqué dans Figure C. Placez votre curseur sur l’icône ou le nom, puis cliquez ou appuyez sur le nom du fichier pour ouvrir le fichier.

Figure C

Collaborer

Dans Google Drive, sélectionnez un dossier ou un fichier suivi du bouton Partager, entrez les adresses e-mail des collaborateurs et ajustez le niveau d’autorisation (c’est-à-dire Visualiseur, Commentateur ou Éditeur) comme vous le souhaitez. Vous souvenez-vous des sous-dossiers suggérés précédemment pour des parties spécifiques de votre projet ? Vous pouvez partager l’accès à un dossier entier pour permettre aux collaborateurs d’accéder à chaque élément qu’il contient. Ou, au lieu de cela, vous pouvez partager l’accès à un seul Google Doc. Pour les projets avec des segments logiques, une structure de dossiers et de fichiers prudente vous permet de collaborer avec différentes personnes sur différents éléments de votre projet.

Bien que cela puisse être de plus en plus rare, certaines personnes préfèrent encore revoir et annoter les pages imprimées. Sélectionnez | fichier | de mise en page Pages pour configurer votre document pour la sortie d’impression. Une fois dans ce mode, vous pouvez utiliser Insert | Numéros de page pour diverses options de numérotation. Voir Comment ajouter des numéros de page et des signets dans Google Docs pour plus de détails. Sélectionnez | fichier Imprimez pour sortir votre Document sur une imprimante.

Examen final

Lorsque vous pensez que votre document est presque terminé, sélectionnez Outils | Orthographe et grammaire | Vérification de l’orthographe et de la grammaire. Cela peut trouver de nombreuses erreurs ou omissions potentielles dans votre document. Assurez-vous d’examiner et de corriger tous les problèmes identifiés.

En outre, vous pouvez également utiliser la fonction de recherche (Ctrl + F sous Windows ou ChromeOS, Commande + F sur macOS) pour rechercher des mots ou des termes dont vous voulez vous assurer qu’ils sont utilisés de manière cohérente. Par exemple, les termes multifacteur et multifacteur sont tous deux largement utilisés dans des publications technologiques comme celle-ci. Une recherche peut vous aider à trouver des termes dans votre document afin d’assurer la cohérence. Dans les documents longs, vous pouvez identifier plusieurs termes qui méritent une considération et une normalisation similaires.

Quelle est votre expérience ?

Avez-vous utilisé l’une des stratégies ci-dessus lorsque vous avez travaillé avec de longs documents dans Google Docs ? Quelles autres techniques vous ont aidé à gérer des projets d’écriture plus importants avec Google Docs ? Utilisez-vous régulièrement des styles avec l’outil de plan pour organiser et accéder aux sections de votre fichier ? Mentionnez-moi ou envoyez-moi un message sur Twitter (@awolber) pour me faire savoir comment vous travaillez avec des projets d’écriture plus importants dans Google Docs et Google Drive.