Google Drive est un outil incroyablement puissant pour stocker et organiser toutes sortes de données. Et le meilleur de tous, il est disponible gratuitement pour toute personne disposant d’un compte Google (au moins pour commencer). De plus, comme Drive conserve tous vos fichiers dans le cloud, il offre des avantages importants par rapport à tout stocker localement sur votre téléphone ou votre PC. Drive fonctionne également sur pratiquement tous les appareils dotés d’une connexion Internet, ce qui le rend facile à utiliser à la maison, à l’école, au bureau et partout entre les deux.
Cependant, si vous êtes nouveau sur Drive, il y a quelques bases importantes que vous devez connaître avant de transférer toutes vos données et fichiers. Voici donc un bref aperçu des éléments les plus critiques du service de stockage en nuage populaire de Google.
Stockage et tarification
Chaque utilisateur de Google Drive bénéficie de 15 Go de stockage gratuit. Cependant, toutes les données que vous avez enregistrées dans Google Photos sont également prises en compte dans cette limite. Donc, si vous l’utilisez pour sauvegarder vos photos, il ne vous reste peut-être pas une tonne d’espace pour les documents et les fichiers. Cela dit, vous pouvez augmenter votre stockage dans Drive via un Abonnement Google One, qui commence aussi bas que 1,99 $ par mois (ou 20 $ par an) pour 100 Go de stockage et va jusqu’à 9,99 $ pour 2 To de stockage (ou 100 $ par an).
Pour la plupart des gens, 100 Go est plus que suffisant pour stocker des fichiers importants, des documents de travail et des photos de famille. Mais si vous envisagez d’utiliser Drive comme moyen de sauvegarder toutes vos données, vous voudrez probablement opter pour l’un des plus grands plans. La bonne chose est que même si le plan de base de 20 $ par an est relativement bon marché, il existe un certain nombre de façons d’obtenir de l’espace de stockage supplémentaire gratuitement, au moins temporairement. Par exemple, toute personne qui achète un nouveau Chromebook obtiendra 100 Go d’espace dans Drive gratuitement pendant un an, tandis que les clients nouveaux sur Google One peuvent recevoir des offres pour tester le service avec un abonnement gratuit d’un mois.
Donc, avant de commencer à télécharger tous vos fichiers, vous voudrez savoir combien de stockage vous avez besoin et combien cela peut (ou non) vous coûter.
Téléchargement, fichiers de support et organisation
Une fois que vous avez déterminé la quantité de stockage dont vous avez besoin, vous pouvez commencer à télécharger ou à transférer vos fichiers sur Drive. Pour les fichiers uniques ou les données stockées localement sur votre appareil, vous pouvez simplement appuyer sur le bouton Nouveau et sélectionner l’option de téléchargement de fichiers ou de dossiers. Sur un ordinateur, vous pouvez également glisser-déposer des fichiers dans la fenêtre de votre navigateur lorsque vous êtes sur le site Web Drive. Drive prend en charge une grande variété de types de fichiers, y compris la plupart des formats les plus populaires comme . JPG, . PNG, . GIF, . MP3, et plus encore. Pour obtenir la liste complète des types de fichiers d’assistance, consultez le Centre d’aide officiel de Google ici.
Une fois que vous avez téléchargé tous vos fichiers, vous pouvez les gérer comme vous le feriez localement sur votre téléphone ou votre ordinateur. Vous pouvez créer des dossiers imbriqués et glisser-déposer des fichiers d’un endroit à un autre. Et bien sûr, vous pouvez rechercher un fichier ou un dossier spécifique en tapant dans la zone de recherche, bien qu’il soit important de se rappeler que si vous stockez beaucoup de fichiers dans Drive, cela peut prendre un peu plus de temps pour les trouver (surtout si votre connexion Internet n’est pas très rapide). Donc, si vous êtes en mesure de créer un répertoire général de dossiers pour des projets importants ou des ensembles de données le premier jour, vous économiserez probablement beaucoup de temps et de maux de tête plus tard.
Il est également important de noter que même si vous pouvez créer de nouveaux Google Docs, Sheets, Slides, etc. directement dans Drive sur PC, sur mobile, vous devez installer Drive et le programme de productivité spécifique que vous souhaitez individuellement. En effet, bien qu’ils fonctionnent tous ensemble, ils sont considérés comme des applications distinctes.
Une autre bonne façon d’utiliser Google Drive pour organiser votre travail consiste à enregistrer des modèles pour divers projets dans Docs. Cela vous permet de commencer à écrire un script ou de créer des formulaires sans repartir de zéro à chaque fois. Vous pouvez également enregistrer templates pour des choses comme les bibliographies, ce qui permet aux étudiants de gagner du temps lorsqu’ils essaient de citer des sources pour un document de recherche.
Alternativement, au lieu d’utiliser des applications dédiées, vous pouvez partager une feuille Google avec des colocataires pour vous aider à déterminer le coût des services publics et d’autres dépenses partagées. Et bien qu’il n’ait pas été strictement conçu pour cela, les étudiants ont découvert que lorsque des endroits comme les écoles interdisent ou imposent des restrictions sur les applications de messagerie typiques, vous pouvez toujours discuter avec des amis à l’aide de Google Docs. Tout ce que vous avez à faire est d’inviter les gens à un document vierge, puis d’utiliser la collaboration en temps réel pour parler et répondre les uns aux autres. Et une fois que vous avez terminé, vous pouvez simplement supprimer le document ou le conserver pour un autre jour.
Collaboration
En plus de rendre le stockage en nuage simple et facile à utiliser, l’une des fonctionnalités les plus puissantes de Google Drive est sa gamme d’outils de collaboration. Partager un fichier ou un document avec quelqu’un d’autre est aussi simple que d’appuyer sur le bouton de partage et d’entrer son adresse e-mail. Alternativement, Drive peut générer un lien à envoyer via le texte, les médias sociaux ou l’application de messagerie de votre choix. Une fois que quelqu’un y a accès, vous pourrez afficher ou modifier le fichier avec lui en temps réel.
Cela dit, il est important de savoir avec qui vous partagez vos fichiers et comment ils les utilisent. Par exemple, il peut être très utile de donner la permission d’éditer à un enseignant ou à un mentor si vous cherchez de l’aide pour un essai, mais moins si vous partagez simplement un ebook avec un ami. En plus du propriétaire du fichier, Drive offre trois niveaux d’accès différents : visualiseur, commentateur et éditeur. Et si quelque chose ne va pas et que vous souhaitez voir une ancienne copie d’un document, d’une feuille ou d’une diapositive Google, vous pouvez ouvrir le menu Fichier et sélectionner l’option qui indique Historique des versions.
Les utilisateurs ne peuvent voir et lire que le document, mais n’ont pas la possibilité de modifier le contenu. Les commentateurs peuvent afficher et faire apparaître des pensées et des questions sur le contenu à l’aide de l’outil de commentaires de Google, tandis que les éditeurs peuvent apporter des modifications tout comme le propriétaire d’un document.
Si vous souhaitez voir les fichiers que d’autres vous ont envoyés récemment, vous pouvez cliquer sur l’onglet Partagé avec moi de Google Drive. Et si vous avez un compte Google Workspace à l’école ou au travail, vous pouvez également ouvrir le tableau de bord d’activité pratique en cliquant sur l’icône ondulée. (Il se trouve en haut à droite à côté du bouton bleu Partager sur un bureau.) Enfin, si vous voulez un moyen rapide de voir quels fichiers vous avez partagés avec d’autres, vous pouvez taper « to: » dans la zone de recherche de Drive.
Accès aux fichiers hors connexion
Bien que Google Drive soit principalement conçu comme un moyen de gérer les documents et les fichiers stockés dans le cloud, il prend en charge l’accès hors ligne, ce qui peut être pratique lorsque vous ne disposez pas d’une bonne connexion Internet. Cependant, vous devez suivre certaines étapes avant de pouvoir tirer pleinement parti de l’utilisation de Drive hors ligne.
Tout d’abord, vous devez apporter quelques modifications aux paramètres de votre Drive lorsque vous êtes connecté à Internet avant se déconnecter. Sur un ordinateur, vous devez cliquer sur l’icône d’engrenage dans le coin supérieur droit de l’onglet de votre navigateur Google Drive, appuyer sur Paramètres, puis cocher la case à côté de l’option de menu Hors ligne. Sur mobile, vous devrez ouvrir l’application Drive, rechercher un fichier spécifique, puis le désigner pour un accès hors connexion en activant l’option à partir de l’icône Plus (c’est celle qui ressemble à trois points verticaux). Une fois que vous avez fait cela, vous serez en mesure d’accéder, de modifier et d’enregistrer toutes les modifications que vous apportez. Et la prochaine fois que votre appareil se connectera à Internet, il synchronisera automatiquement toutes les modifications que vous avez apportées au document hors ligne avec celui enregistré dans le cloud. Pendant ce temps, sur un Chromebook, tout ce que vous avez à faire est d’ouvrir vos paramètres Google Drive, de faire défiler vers le bas, de cocher la case à côté de l’option Hors ligne et d’appuyer sur Terminé.
