Mon ami (et écrivain occasionnel pour Le bord) Raphaël JR a une newsletter dans laquelle il a récemment écrit sur le nettoyage de votre liste de contacts Google en supprimant les entrées anciennes et inutiles.

Quelle bonne idée, pensai-je. Mais.

Malheureusement, je suis un peu un collectionneur en ce qui concerne les contacts. Après des années en tant que journaliste technique, j’ai je ne sais combien de listes de contacts professionnels, dont beaucoup sont complètement obsolètes. Mais bien qu’il soit probable que beaucoup de ces personnes aient déménagé dans différentes entreprises et différentes adresses e-mail, je pense que je devrais conserver les entrées – et si je les rencontrais à un moment donné et que je voulais vérifier d’où je les connaissais ? Ou s’ils y travaillent toujours même si cela fait plusieurs années et que je veux dire bonjour ?

Il y a une autre raison pour laquelle je suis réticent à supprimer certains contacts – une malheureuse. Au fil des années, ma liste de contacts a commencé à inclure des amis et des parents qui ne sont plus avec nous – et je trouve que je répugne à retirer ces noms de ma liste. Ce n’est ni logique ni raisonnable, mais pour moi, cela ressemble à une sorte de rejet. En 2015, dans un article intitulé «Mon cimetière numérique,  » New York Times L’écrivain Rob Walker l’a exprimé ainsi : « L’acte pratique par conception de supprimer le nom d’un ami décédé d’un simple toucher ou clic peut donner l’impression de participer ouvertement à la suppression de cette personne du monde. »

Le résultat de tout cela est une liste de contacts Google qui contient plusieurs centaines de noms, dont beaucoup appartiennent à des personnes que je n’ai pas contactées depuis longtemps, ou dont je ne veux tout simplement pas supprimer les entrées. Que faire?

J’ai trouvé plusieurs façons de mettre de l’ordre dans Google Contacts sans perdre de façon permanente les noms, numéros et autres informations des personnes. Les voici:

Cachez vos contacts excédentaires

Google a une façon étrange de retirer les noms de votre liste de contacts principale : vous les « cachez ». J’ai mis « masquer » entre guillemets, car ce que vous faites essentiellement, c’est déplacer cette entrée de votre liste de contacts principale vers une liste « Autres contacts ».

« Autres contacts » contient les entrées de toutes les différentes personnes à qui vous avez envoyé des e-mails ou de qui vous les avez reçus. Pour cette raison, il peut s’agir d’un énorme liste – mais comme elle n’est généralement pas visible, si vous y déplacez vos anciens contacts, ils n’encombreront pas votre liste de contacts principale.

Vous pouvez retrouver vos « Autres contacts » sur la version de bureau de Google Contacts en bas de la liste de gauche des étiquettes. (Sur la version mobile de Contacts, vous ne pouvez pas voir votre liste « Autres contacts », mais si vous recherchez un contact spécifique qui figure dans cette liste, il apparaîtra dans cette recherche.)

Voici comment déplacer un ou plusieurs contacts vers la liste « Autres contacts » à l’aide de l’application Web Google Contacts :

Masquer un seul contact

• Passez le curseur sur la liste des contacts pour la mettre en surbrillance, puis cliquez sur les trois points à droite de l’entrée.
• Sélectionnez « Masquer des contacts ».

Masquer plusieurs contacts

• Cliquez sur l’icône de chaque contact que vous souhaitez masquer ; l’icône se transformera en une case à cocher.
• Lorsque vous avez sélectionné tous les contacts que vous souhaitez masquer, cliquez sur les trois points en haut de la page.
• Cliquez sur « Masquer des contacts ».

Incidemment, si votre liste « Autres contacts » est en elle-même trop lourde, vous pouvez empêcher Gmail d’y ajouter des noms chaque fois que vous envoyez ou recevez un e-mail.

• Allez dans « Paramètres » > « Voir tous les paramètres ».
• Dans l’onglet « Général », faites défiler jusqu’à « Créer des contacts pour la saisie semi-automatique : » et cochez « Je vais ajouter des contacts moi-même ».

Exportez et supprimez vos contacts excédentaires

Si vous voulez vraiment nettoyer votre liste de contacts, mais que vous ne voulez pas perdre les informations de ces contacts, vous pouvez les exporter dans un fichier CSV ou vCard séparé. Une fois qu’ils sont stockés en toute sécurité, vous pouvez les supprimer de votre liste de contacts Google.

Si vous êtes comme moi, vous avez probablement plus de contacts excédentaires que vous ne voudriez en traiter en une seule séance. Voici donc la façon dont j’ai trouvé pour le gérer. (Encore une fois, cela utilise l’interface Web pour Google Contacts).

• Dans la colonne de gauche, faites défiler vers le bas et cliquez sur « Créer une étiquette ». Choisissez un nom approprié (j’ai nommé le mien « Bye bye »).

• Passez autant de temps que nécessaire à parcourir votre liste de contacts. Ajoutez cette étiquette à toute entrée que vous souhaitez retirer de la liste. Le moyen le plus rapide consiste à cocher toutes les entrées que vous souhaitez étiqueter, cliquez sur le symbole d’étiquette ci-dessus, sélectionnez l’étiquette que vous avez créée à cet effet dans la fenêtre contextuelle, puis cliquez sur « Appliquer ».

• Lorsque vous êtes prêt à exporter tout ce que vous avez mis sous cette étiquette, cliquez sur l’étiquette sur le côté gauche de l’application.
• Faites défiler la même colonne de gauche et cliquez sur « Exporter ».

• L’étiquette que vous avez choisie doit être en haut de la fenêtre contextuelle. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez cliquer sur la petite flèche à droite de l’étiquette et sélectionner la bonne.
• Vous pouvez exporter vos contacts sous forme de fichiers CSV formatés pour Google ou Microsoft Outlook, ou sous forme d’iCards (si vous importez vers iOS).
• Une fois que vous avez des fichiers CSV ou iCards, importez-les dans une feuille de calcul ou une autre application où vous pouvez y accéder si vous en avez besoin. Par exemple, j’ai importé le mien dans un fichier Google Sheets.
• Une fois que vous êtes satisfait de votre exportation, retournez dans Google Contacts et cliquez sur l’étiquette que vous avez créée pour vos exportations.
• Cliquez sur le bouton supprimer.

• Vous avez le choix de supprimer uniquement l’étiquette (auquel cas, toutes ces entrées seront toujours là) ou de supprimer à la fois l’étiquette et toutes les entrées qui ont l’étiquette. Sélectionnez ce dernier.

Maintenant, vous avez nettoyé (au moins quelque peu) votre liste de contacts – et tous les contacts que vous vouliez toujours conserver sont en sécurité dans un autre fichier où vous pouvez les trouver si jamais vous en avez besoin.