Découvrez comment ajouter des liens de contact pour fournir un contexte et encourager les connexions en mentionnant une personne disposant d’un compte Google dans un document.
Google Docs sur le Web est maintenant un peu plus mis en réseau. Tapez le symbole @ suivi de quelques caractères du nom d’une personne, puis sélectionnez un contact dans la liste affichée. Google Docs insère le nom de votre contact avec un arrière-plan en forme de tablette en niveaux de gris (Figure A).
Figure A
Dans un document Google sur le Web, saisissez @ suivi de quelques lettres du nom d’un contact, puis sélectionnez le contact souhaité dans la liste affichée pour créer un lien de contact.
Placez votre curseur sur le nom et c’est là que la magie d’un document en ligne en réseau se produit: les coordonnées, les liens et les icônes d’action s’affichent. Les détails incluent des éléments tels que les e-mails, le téléphone et les informations de localisation, tandis que les liens peuvent conduire à des ressources Web ajoutées par la personne sur son profil Google.
De plus, le lien peut offrir un accès en un clic (ou en appuyant sur) aux actions qui vous permettent d’envoyer un e-mail, de chatter, d’appeler, de visioconférence ou de planifier une réunion avec la personne. Ces actions s’affichent à la fois dans Google Docs sur le Web et dans l’application Google Docs Android, bien que les actions puissent différer entre les deux plates-formes (Figure B). Actuellement, une pression sur le nom du contact dans les applications iOS Google Docs fait apparaître une offre d’envoi d’un e-mail à la personne.
Figure B
Dans Google Docs sur Android, appuyez sur un lien de contact pour afficher des données et accéder à des actions, telles que l’envoi d’un e-mail, la planification d’une réunion, une discussion ou un appel.
Un lien de contact dans un document Google fournit un contexte et encourage les actions. Au lieu de se demander « Qui est cette personne? » un lecteur peut déplacer son curseur sur un nom de contact pour afficher plus d’informations sur le contact. Au lieu d’avoir à ouvrir un autre onglet ou une autre application, un lecteur peut passer rapidement de la lecture à l’envoi d’e-mails, à la planification, au chat ou à la visioconférence.
VOIR: Google Sheets: trucs et astuces (Téléchargement TechRepublic)
Si la personne mentionnée n’a pas encore accès au document Google, le système ajoute un commentaire à côté de votre texte (Figure C). Ce commentaire peut servir d’invite pour partager l’accès au document avec eux, ou peut être ignoré, si vous le souhaitez.
Figure C
Google Docs affiche un message dans les marges si la personne que vous avez mentionnée n’a pas encore accès à votre document.
Si vous souhaitez simplement taper le nom d’une personne, vous pouvez toujours le faire. Le lien de contact ne devient actif que si vous tapez d’abord @ suivi d’un nom de contact. Les noms s’affichent différemment dans Google Docs: un nom standard ressemble à l’ensemble de votre autre texte brut, tandis qu’un lien de contact s’affiche entouré de gris (Figure D).
Figure D
Vous pouvez toujours saisir des noms de contacts standard non liés dans un document Google. Ce n’est que lorsque vous tapez @ suivi d’un nom que vous créez un lien de contact. Dans la capture d’écran, le nom entouré de gris offre un lien de contact, le nom ci-dessous s’affiche en texte brut standard.
Comment ajuster les données de contact affichées
Vous pouvez @ mentionner votre propre nom dans un document Google pour un exemple des données affichées. Ensuite, allez à votre Profil Google pour ajouter, modifier ou supprimer des informations, au besoin (Figure E). Vous pouvez ajouter des liens vers des sites tels que Twitter, LinkedIn ou d’autres sites Web et ressources publics. Pour la plupart des champs de données, vous pouvez choisir de restreindre l’accès uniquement à vous, aux membres de votre organisation ou à quiconque.
Figure E
Vous pouvez apporter des modifications à votre profil Google pour ajuster les informations que le système affiche à votre sujet dans un document Google. Si vous utilisez un compte Workspace, vous devrez peut-être contacter un administrateur si les informations organisationnelles doivent être mises à jour.
Noter: Si vous utilisez un compte Google Workspace, certaines informations peuvent être gérées par l’administrateur de votre organisation. Contactez votre administrateur Workspace pour apporter des modifications aux données organisationnelles que vous ne pouvez pas modifier.
Comment pouvez-vous utiliser les liens de contact dans un document Google?
Partout où vous souhaitez encourager les gens à se connecter, vous pouvez utiliser un lien de contact au lieu d’un nom en texte brut. Par exemple, dans un document de projet qui répertorie les membres de l’équipe, vous pouvez modifier le nom de chaque personne pour qu’il devienne un lien de contact @ mention. Les fichiers commerciaux ou marketing, la documentation technique, les propositions de projet et les listes de contacts peuvent tous bénéficier de liens de contact. Dans une école, un lien de contact sur un programme peut faciliter la connexion des élèves ou des parents à un enseignant.
Comment utilisez-vous les liens de contact @ mentionnés dans Google Docs? Quels types de documents avez-vous mis à jour pour profiter de cette fonctionnalité? Faites-moi savoir, soit dans les commentaires ci-dessous ou sur Twitter (@awolber).
