Il est plus facile que jamais de créer des notes de réunion Google Docs liées à un événement Google Agenda
Illustration : Andy Wolber/TechRepublic
Nous avons pu joindre des fichiers de Google Drive aux événements de Google Agenda pendant un certain temps. Je crée souvent un document Google pour les notes de réunion, je le joins à un événement de calendrier et le partage avec les participants à la réunion. Le document Google partagé fournit aux participants un enregistrement de la discussion. Et le lien entre l’événement Calendrier et le document permet aux utilisateurs d’accéder aux notes non seulement à partir de Google Drive, mais également dans Google Agenda.
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Alors que le processus prenait auparavant plusieurs étapes, Google a rationalisé la séquence nécessaire pour créer, partager et joindre des notes de réunion à la fin de 2021. Désormais, comme détaillé ci-dessous, un organisateur de réunion peut créer un nouveau document Google pour les notes de réunion à partir des détails de l’événement Google Agenda ou d’un document Google. Dans tous les cas, les notes de réunion Google Docs peuvent être connectées à votre événement Agenda et partagées avec les participants.
(Remarque : assurez-vous d’utiliser un navigateur de bureau et d’être connecté à votre compte Google en suivant les étapes ci-dessous. De plus, pour ajouter de nouvelles notes de réunion Google Doc, vous devez être l’organisateur de la réunion ou avoir autorisation de modifier les détails de l’événement du calendrier.)
Comment créer des notes de réunion avec un événement Google Agenda
- Créez un nouvel événement Google Agenda avec le https://cal.new lien dans votre navigateur.
- Modifiez tous les détails de l’événement (par exemple, le titre, le lieu, l’heure, etc.) et ajoutez des invités.
- Sélectionnez la puce Créer des notes de réunion dans la zone de notes (Figure A).
- Sélectionnez Enregistrer. Cela enregistre votre événement, envoie des invitations et partage l’accès au document Google joint à votre événement avec vos invités.
- Depuis votre calendrier Google, sélectionnez l’événement pour afficher les détails, y compris le lien vers les notes de réunion Google Doc. Sélectionnez le document Google joint (par exemple, le fichier à côté de l’icône du trombone) pour l’ouvrir (Chiffre B).
Figure A
Sélectionnez « Créer des notes de réunion » pour ajouter un nouveau document Google connecté à votre événement de calendrier.
Chiffre B
Pour accéder aux notes existantes depuis Google Agenda, ouvrez votre événement et sélectionnez le Google Doc connecté.
Par défaut, les notes de réunion créées avec cette méthode sont intitulées « Notes » suivies du titre de l’événement.
Comment ajouter (ou accéder) aux notes de réunion pour un événement existant
- Ouvert Google Agenda dans votre navigateur.
- Sélectionnez l’événement.
- Sélectionnez le lien « Prendre des notes de réunion » (Figure C) qui s’affiche lorsqu’aucune note de réunion n’est encore associée à un événement. Cela crée une nouvelle note de réunion dans Google Docs pour l’événement.
Figure C
Si aucune note de réunion n’existe encore, sélectionnez Prendre des notes de réunion à partir des détails de l’événement. (Vous devrez être l’organisateur de la réunion ou avoir la possibilité de modifier les détails de l’événement pour ce faire.)
Sinon, si des notes de réunion existent déjà, sélectionnez le document Google joint pour l’ouvrir.
Comme ci-dessus, les notes de réunion créées avec cette méthode sont intitulées « Notes » suivies du titre de l’événement.
Comment créer des notes de réunion à partir d’un document Google
- Créer ou ouvrez un document Google.
- Tapez @ dans le document. Une liste d’éléments potentiels à insérer doit s’afficher, y compris les contacts, les fichiers, les dates et les événements du calendrier.
- Vous pouvez alors soit sélectionner un événement de calendrier affiché (par exemple, faire défiler vers le bas et le sélectionner) ou saisir quelques caractères supplémentaires à rechercher. Une fois que l’événement de calendrier souhaité s’affiche, sélectionnez-le (Chiffre D).
- Si aucune note de réunion n’est encore associée à l’événement de calendrier sélectionné, une petite invite s’affichera « [tab] pour insérer des notes de réunion » à droite de la puce à puce insérée avec le titre de votre événement (Figure E). Sur votre clavier, appuyez sur la touche de tabulation et votre document ajoutera automatiquement plusieurs détails et formatages liés à la réunion (par exemple, un lien vers l’événement, une liste de participants, ainsi que des notes et des sections d’action).
- À droite du corps du document, là où s’affichent les commentaires, une invite s’affichera pour « Partager et joindre » (pour les réunions avec des invités) ou « Joindre » (pour les réunions sur votre calendrier sans invités) à l’événement choisi précédemment (Figure F). Sélectionnez le bouton « Partager et joindre » (ou « Joindre ») pour lier le document et l’associer à l’événement Calendrier. Vérifiez et ajustez les autorisations pour garantir l’accès aux documents, comme demandé.
Chiffre D
Pour transformer un document Google en notes de réunion, saisissez @ pour afficher les éléments à insérer, puis recherchez et sélectionnez votre événement dans la liste.
Figure E
Après avoir sélectionné votre événement, appuyez sur la touche de tabulation pour insérer des notes de réunion. Cela applique le modèle de notes de réunion à votre document, qui ajoute la date de l’événement, le titre et la liste des participants, entre autres modifications.
Figure F
À droite de vos notes de réunion, sélectionnez « Partager et joindre » (ou « Joindre »), puis examinez et ajustez les autorisations pour autoriser l’accès aux documents, si vous y êtes invité.
Par défaut, les notes de réunion créées avec cette méthode sont sans titre, bien que lorsque vous appuyez ou cliquez sur le document « sans titre », le nom du document se remplira automatiquement avec le contenu de la première ligne de votre fichier. Si vous l’avez créé à partir d’un document Google vierge, il s’agirait de la date (par exemple, « 20 octobre 2021 ») suivie du titre de l’événement.
Considérations supplémentaires : nommage, impression et exportation
Une fois que vous avez créé et lié un document Google de notes de réunion à un événement de calendrier, n’hésitez pas à renommer le document Google comme vous le souhaitez. Par exemple, au lieu du format de date par défaut convivial (par exemple, « 20 octobre 2020 »), je préfère avoir des dates dans une séquence année-mois-jour, car je trouve que ce format me donne un moyen fiable de trouver fichiers avec recherche. Je mets généralement les dates après le titre (par exemple, « TechNotes – 20201020), bien que si vous mettez la date en premier, cela permet des tris séquentiels.
Vous pouvez également choisir d’exporter ou d’imprimer vos notes de réunion. Une fois imprimées, les puces intelligentes pour la date, le titre de l’événement et chaque participant s’affichent sous forme de texte entouré d’un écran gris clair, tout comme les puces apparaissent sur un ordinateur. Et si vous exportez vos notes de réunion Google Doc dans un fichier au format .docx ou .pdf, ces formats de fichier transforment les puces intelligentes en texte qui renvoie respectivement à l’événement Google Calendar (sur le Web) et à l’adresse e-mail de chaque participant.
Quelle est votre expérience avec les notes de réunion ?
Ajoutez-vous systématiquement des notes de réunion lorsque vous créez un événement Google Agenda ? Ou retardez-vous le processus et ajoutez-vous des notes de réunion plus tard, soit à partir de l’événement Calendrier, soit à l’aide du menu @ dans Google Docs ? Faites-moi savoir si et comment cette nouvelle fonctionnalité a modifié le flux de travail de vos notes de réunion dans Google Docs et Calendrier, avec un commentaire ci-dessous ou sur Twitter (@awolber).
