Les avocats ont souvent du mal à gérer leur temps. Peut-être est-ce dû à trop en prendre ou à manquer de ressources pour mieux les organiser. Quelle qu’en soit la cause, l’adoption de techniques efficaces de gestion du temps peut aider les avocats à être plus productifs tout au long de la journée et à augmenter leurs heures facturables. De nombreux outils sont disponibles pour les cabinets d’avocats, comme Google Agenda pour améliorer la productivité et la gestion du temps. Cet outil permet de suivre efficacement le temps et d’éviter les pertes de temps, les délais manqués et les inexactitudes qui peuvent entraîner des écarts dans les heures facturables.

Trop d’avocats et de cabinets d’avocats évitent la technologie, mais c’est un outil précieux pour aider dans les tâches quotidiennes d’un cabinet d’avocats. Avec le passage au travail à distance, les exigences des clients et l’augmentation de la charge de travail, la technologie est un ajout vital. Même quelque chose d’aussi omniprésent que Google Agenda peut contribuer grandement à améliorer les processus d’un cabinet d’avocats, en particulier lorsqu’il est combiné avec un logiciel de gestion de cabinet juridique.

Qu’est-ce que Google Agenda ?

Google Agenda est un service de calendrier de gestion du temps et de planification disponible sur le Web et sous forme d’applications mobiles pour les plates-formes Android et iOS. Il fait partie de la suite Google de logiciels bureautiques, qui comprend des outils comme Google Drive et Google Meet.

Avec Google Agenda, les utilisateurs peuvent créer et modifier des événements, configurer des rappels et ajouter des calendriers spéciaux pour des événements tels que les anniversaires. Google Agenda se synchronise également avec Gmail pour suivre automatiquement les événements des e-mails et les ajouter au calendrier, évitant ainsi les erreurs et les doubles entrées.

Le calendrier comporte d’autres fonctionnalités utiles, notamment des rappels pour les activités à faire, des titres recommandés, des contacts et des lieux lors de la création d’événements, ainsi que des objectifs pour définir et suivre des objectifs personnels. Les événements sont suivis à l’heure locale, mais les utilisateurs peuvent spécifier un fuseau horaire différent pour un événement.

1. Les cabinets d’avocats peuvent accéder à Google Agenda de n’importe où

Les avocats travaillent plus souvent à distance ou sur le terrain, ce qui alimente le besoin d’une solution basée sur le cloud. Google Agenda réside dans le cloud, ce qui garantit que les avocats et les autres membres du personnel peuvent accéder à leurs horaires et les modifier partout où ils peuvent accéder à Internet, que ce soit sur des smartphones ou des ordinateurs portables.

Le calendrier vous permet de changer rapidement de vue entre une vue de jour, de semaine, de mois ou d’année pour obtenir une vue complète de leur calendrier. Si d’autres ont partagé leurs calendriers, chaque utilisateur peut choisir de voir le calendrier ou de le masquer pour que les choses restent plus rationalisées et organisées.

2. Tirez parti des outils et des fonctionnalités

Google Agenda dispose de nombreux outils intégrés pour l’organisation et la gestion du temps. Les événements ont une heure de début et d’arrêt définie ou l’option pour un événement d’une journée entière. Les utilisateurs peuvent activer une fonction récurrente avec une fréquence définie pour les événements qui ont lieu régulièrement, tels que la formation continue ou les réunions du personnel qui ont lieu chaque semaine ou toutes les deux semaines.

Les avocats et autres membres du personnel peuvent également organiser des événements par couleur. Par exemple, les réunions avec les clients ou les événements qui relèvent de l’heure facturable pourraient être marqués en bleu, tandis que les réunions avec les membres du personnel ou l’heure non facturable pourraient être marqués en rouge. Pour les tâches individuelles de la liste des tâches, elles peuvent être marquées en violet.

3. Améliorer la collaboration entre les cabinets d’avocats par le partage

Comme le reste de Google Suite, le calendrier améliore la collaboration à l’échelle de l’entreprise. Les avocats peuvent envoyer des invitations à toute personne disposant d’une adresse e-mail et ils la recevront dans leur calendrier en ligne avec la fonction de synchronisation google.

Les calendriers peuvent également être partagés avec l’ensemble de l’entreprise, afin que tout le monde ait accès aux horaires et aux événements importants des uns et des autres. Les paramètres de partage garantissent que les avocats et les autres membres du personnel peuvent limiter qui peut voir les calendriers et les événements, et qui peut apporter des modifications à l’horaire. Les avocats et autres membres du personnel peuvent également inviter d’autres personnes à des événements, qui apparaissent ensuite dans le calendrier. Les personnes extérieures à Google Suite auront la possibilité de répondre « oui », « non » ou « peut-être » à l’événement.

4. Prioriser les tâches et les événements à venir

L’un des meilleurs conseils de gestion du temps est d’organiser les tâches de la journée par priorité. Cela garantit que les tâches les plus importantes sont effectuées en premier, suivies des tâches de priorité moyenne ou faible. Les avocats devraient commencer par une liste complète des choses qui doivent être faites dans un proche avenir. Ceux-ci peuvent être organisés dans Google Agenda. Cela fournit une liste complète de tout ce qui doit être fait, qui peut ensuite être hiérarchisé par importance. Les avocats peuvent utiliser des couleurs, des étiquettes ou des notes pour désigner les tâches les plus importantes et les moins importantes pour rester sur la bonne voie.

Une autre option consiste à commencer par les tâches les plus fastidieuses ou les plus difficiles, puis à travailler vers les tâches les plus faciles. De même, ces tâches peuvent être balisé ou codé par couleur pour l’organisation dans Google Agenda. Cette fonctionnalité propose également des notifications facultatives, telles que des notifications push, pour rappeler d’effectuer différentes tâches.

Comment les cabinets d’avocats peuvent utiliser Google Agenda et le logiciel de gestion de la pratique juridique pour une meilleure gestion du temps

Google Agenda dispose d’une variété d’outils utiles pour les cabinets d’avocats, notamment la collaboration, l’accès depuis n’importe où en utilisant le cloud et des outils organisationnels tels que des rappels, des notifications push et un code couleur pour les événements et les réunions. Combiné aux intégrations d’un logiciel de gestion de cabinet juridique tel que Bill4Time, Google Agenda peut garantir qu’un cabinet d’avocats fonctionne aussi efficacement et sans erreur que possible, maximisant ainsi les heures facturables et assurant le bon fonctionnement quotidien.