• Barnaby Lashbrooke est le PDG de Time etc, une société de services d’assistants virtuels.
• Il s’appuie sur Google Agenda pour rester sur la bonne voie pendant sa semaine de travail chargée.
• Lashbrooke ne travaille que 35 heures par semaine, ce qui est possible grâce à ses compétences en gestion du temps.

Quand les gens apprennent que je dirige une entreprise d’assistants virtuels à huit chiffres tout en ne travaillant que 35 heures par semaine, ils veulent toujours savoir comment. La vérité est que je compte à peu près sur un seul outil : l’humble application de calendrier.

J’avais l’habitude de travailler 100 heures par semaine mais j’ai réduit mes heures et nos revenus ont augmenté. Je suis beaucoup plus heureux maintenant et l’application de calendrier m’a aidé à y arriver.

Chaque chose que je fais est planifiée sur Google Agenda, généralement deux semaines à l’avance. Chaque lundi matin, je sais exactement à quoi va ressembler ma semaine à venir.

Cela m’aide à être militant avec mon temps et à rendre compte de chaque minute de ma journée. Je ne termine jamais non plus une journée à me demander ce que j’ai réellement accompli ou à me demander où sont passées les heures.

J’ai trouvé cette façon de travailler infiniment plus productive que d’écrire des listes de tâches.

Dans mon système, les tâches de priorité inférieure sont toujours effectuées car j’ai prévu un moment précis pour les terminer (bien que ce soit peut-être une semaine ou deux dans le futur). Et tout ce que je ne devrais pas faire — c’est-à-dire tout ce qui ne contribue pas directement à nos objectifs commerciaux — est délégué.

Un autre avantage de l’utilisation du système de calendrier est que je peux également revoir la façon dont j’ai utilisé mon temps et me demander si j’aurais pu faire les choses différemment, ce qui me donne des informations utiles pour apprendre.

Je décide quelles tâches seront intégrées à mon application de calendrier.

Une hiérarchisation efficace m’aide à éviter de m’enliser dans des tâches administratives ou des tâches en dehors de mes compétences qui pourraient être mieux gérées par quelqu’un d’autre.

J’utilise la matrice d’Eisenhower, ou la matrice urgente-importante, pour déterminer ce que je devrais faire moi-même, de toute urgence, ce que je devrais économiser pour plus tard et quelles tâches devraient être déléguées ou supprimées complètement.

En tant qu’équipe, nous utilisons Monday.com pour conserver tous nos objectifs et projets stratégiques, ce qui est un excellent moyen de stocker et de collaborer sur des projets majeurs et des décisions stratégiques.

Typiquement, un projet lundi engendrera un tas d’actions, dont certaines seront pour moi :

J’identifie ensuite laquelle de ces actions aidera mon entreprise à atteindre son objectif principal : augmenter les revenus et la fidélisation des utilisateurs.

Seules les tâches pouvant être liées à cet objectif sont planifiées sur le calendrier, généralement pendant un certain temps au cours des deux prochaines semaines. Toute tâche qui ne contribuera pas directement à l’objectif est déléguée à un autre membre de l’équipe.

Je prépare mon emploi du temps les jours où je travaille au bureau

Comme mon équipe, je passe au moins une journée complète dans notre bureau chaque semaine. Ces journées ont tendance à être assez intensives et sont axées sur l’interaction en face à face avec mes collègues.

Bien que nous ayons interdit les réunions inutiles, certaines sont inévitables et celles-ci sont délibérément programmées sur une seule journée par semaine dans la mesure du possible, car je trouve que cela me permet d’être complètement concentré. En ce moment, j’ai tendance à faire ma journée hebdomadaire de réunions depuis le bureau :

A partir du moment où ma journée de travail commence à 10h, chaque instant est pris en compte. Les réunions sont programmées pour se succéder, mais j’essaierai toujours de battre le chronomètre, en les condensant en périodes plus courtes dans la mesure du possible.

Toutes les réunions sont individuelles avec un objectif très précis et convenu à l’avance, et la plupart ne durent que 15 minutes. Nous faisons très rarement des réunions de groupe car je ne pense pas qu’elles soient efficientes ou efficaces.

Tout temps libre que je gagne en écourtant les réunions est utilisé soit pour avancer toute la journée, soit pour s’adapter à des tâches supplémentaires non urgentes mais importantes.

Quand je travaille à la maison, je laisse l’après-midi pour un travail créatif

J’ai maintenant un espace de travail identique à la maison et au bureau, donc je n’ai pas à passer la première heure à m’habituer à une configuration différente, et donc je n’ai pas à transporter des choses. Dans les deux espaces de travail, j’ai un écran super large pour le multitâche, une chaise ergonomique confortable, un support Macbook et tous les concentrateurs et adaptateurs dont j’ai besoin, ainsi que des écouteurs antibruit et un HD/

4K

webcam.

J’enregistre les tâches qui impliquent des niveaux élevés de concentration pour quand je suis à la maison :

Je regroupe toutes mes tâches basées sur les chiffres dans la matinée. Pendant ce temps, mon après-midi est composé de travaux créatifs qui nécessitent une réflexion stratégique ou de la créativité.

Pourquoi organiser mon temps comme ça ? Afin de tirer le meilleur parti des heures de la journée, il est important de travailler avec – et non contre – vos flux de productivité naturels. Notre concentration culmine et diminue tout au long de la journée, et il est donc utile d’identifier les moments où vous êtes le plus attentif.

J’ai appris que je suis meilleur pour trouver des idées l’après-midi vers 16 heures, et que je suis dans le meilleur état d’esprit pour le faire après un déjeuner sain et un café ou deux.

Je ne suis pas le seul à tracer ma journée autour de mes niveaux d’énergie. Le chef d’Amazon, Jeff Bezos, organise le sien pour que toutes les réunions « à QI élevé » soient faites et dépoussiérées avant l’heure du déjeuner. Et, comme il devient plus difficile de prendre une décision plus il est tard, après 17 heures, il reporte toute prise de décision au lendemain.

À la fin de la journée, je programme un arrêt brutal, pour me donner un délai définitif et m’assurer de terminer le travail afin de pouvoir passer du temps avec mes trois enfants.

Déléguez les e-mails au besoin

Le courrier électronique est l’un des plus grands tueurs de temps. Pour cette raison, mon assistante virtuelle Lisa a une autonomie complète sur ma boîte de réception.

Elle filtre tout ce qui entre, éliminant pratiquement le besoin pour moi de m’en occuper.

Lisa organise mes e-mails dans les dossiers suivants :

À la fin de chaque journée à 17 heures, je saute dans le dossier marqué Priorité 1 et m’occupe de tout ce qui est urgent et qui nécessite une réponse. Je me donne 50 minutes pour attaquer ma boîte de réception prioritaire, mais la plupart du temps, je peux le faire plus rapidement.

Ce qui est intéressant dans le fait de traiter ma boîte de réception comme quelque chose qui peut attendre, c’est que certaines choses se font sans mon implication (ce qui suggère que je n’aurais pas dû être CC en premier lieu).

Et en déléguant l’organisation de ma boîte de réception, je n’ai pas à gaspiller d’énergie mentale sur des choses comme ignorer les e-mails de vente à froid ou les demandes LinkedIn qui ont un peu de culpabilité.

La plupart des communications avec mon équipe se font sur

Mou

. C’est beaucoup plus rapide que de converser par e-mail et plus facile à gérer dans les moments libres entre les tâches.

Prendre le contrôle de ma journée de travail

Respecter un horaire de travail strict demande beaucoup d’autodiscipline et une certaine dose de cruauté. Et il faudra peut-être un peu de temps à votre équipe pour s’habituer au fait que, non, vous ne pouvez pas consacrer 10 minutes en ce moment pour un rattrapage rapide.

Mais planifier vos journées et vos semaines pour une productivité optimale tout en restant concentré sur vos objectifs commerciaux vous rapprochera finalement de leur réalisation et vous laissera plus de temps à consacrer aux choses qui comptent vraiment : la famille et les amis.

Barnaby Lashbrooke est le fondateur et PDG d’une société d’assistants virtuels Temps, etc.et auteur du manuel de productivité Le mythe du travail acharné.

Si vous êtes un PDG et que vous souhaitez discuter de la façon dont vous restez organisé, envoyez un e-mail à Jenna Gyimesi à jgyimesi@insider.com.