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Plusieurs calendriers vous permettent de partager des calendriers, mais ils peuvent également compliquer la planification. Voici comment exporter et importer des données de Google Agenda pour réduire votre nombre d’agendas.

Illustration de l'icône Google Agenda (à gauche), avec cinq calendriers nommés ci-dessous (Calendrier un, Calendrier deux, Calendrier trois, etc.);  des lignes du calendrier 3 et 4 au calendrier un (à droite) et des lignes du calendrier 5 au calendrier deux (à droite), avec EXPORT sous les lignes à gauche et IMPORT sous les calendriers de destination à droite.

Image: Andy Wolber / TechRepublic

Google Agenda permet aux utilisateurs de créer, partager et accéder à plusieurs agendas. Cela peut faciliter la planification d’un événement avec un collègue, car un calendrier partagé vous permet de déterminer si une personne a déjà planifié un événement à une heure donnée. Un calendrier partagé peut également indiquer la disponibilité d’une ressource partagée, telle qu’une salle de conférence.

Certaines personnes comptent sur des calendriers différents pour des rôles distinctement différents. Par exemple, une personne que je connais a utilisé cinq calendriers Google différents: un pour le travail, deux pour les rôles de bénévole communautaire (avec deux organisations à but non lucratif différentes), un pour un rôle d’élu et encore un autre pour gérer les activités personnelles. Cette configuration permettait à la personne de partager chaque calendrier différent avec un ensemble différent de personnes, tout en pouvant toujours afficher les cinq calendriers à la fois.

Cependant, la gestion de plusieurs calendriers peut rendre difficile la vérification de la disponibilité, car vous devez vérifier plusieurs calendriers pour les événements. Je recommande aux gens de maintenir le moins de calendriers possible. Pour de nombreuses personnes, deux calendriers suffisent: un pour les activités professionnelles et un pour les événements personnels.

Pour réduire le nombre de calendriers que vous utilisez, choisissez d’abord les calendriers que vous souhaitez conserver. Si vous utilisez G Suite pour le travail, le calendrier principal associé à votre compte G Suite servira généralement de calendrier de travail central et un calendrier principal associé à un compte Gmail personnel peut être utile pour vos activités personnelles. Ensuite, suivez les étapes ci-dessous pour exporter les données de calendrier de chaque calendrier dont vous n’avez plus besoin, puis importez ces données dans un calendrier que vous continuerez à utiliser.

Pour exporter des événements de calendrier, vous devrez utiliser Chrome sur un ordinateur portable ou un ordinateur de bureau pendant que vous travaillez dans ce processus de consolidation de calendrier.

VOIR: Google Sheets: trucs et astuces (Téléchargement TechRepublic)

Comment exporter un calendrier Google

Tu peux exporter n’importe quel calendrier Google affiché dans votre liste Mes calendriers.

1. Ouvrez Chrome et accédez à https://calendar.google.com.

2. Sélectionnez le pignon (dans le coin supérieur droit, à gauche du sélecteur déroulant jour / semaine / mois / etc.), puis Paramètres (Figure A).

Figure A

Capture d'écran de Google Agenda, avec sprocket sélectionné et menu avec l'option Paramètres sélectionnée.

Dans Google Agenda sur le Web, sélectionnez le sprocket, puis Paramètres.

3. Faites défiler le menu de gauche jusqu’à Paramètres de mes calendriers où le système affiche vos calendriers.

4. Cliquez sur le nom du calendrier que vous souhaitez exporter.

5. Les paramètres du calendrier s’affichent à droite. Sélectionnez le bouton Exporter le calendrier (Figure B).

Figure B

Capture d'écran de Google Agenda, avec un calendrier sélectionné (à gauche), un bouton d'exportation (au milieu) et une alerte de fichier de calendrier téléchargé (en bas à droite).

Sélectionnez le calendrier que vous souhaitez exporter (flèche gauche), puis sélectionnez le bouton Exporter le calendrier (flèche du milieu). Le système enverra les événements du calendrier à votre ordinateur sous forme de téléchargement (flèche droite).

6. Chrome téléchargera les événements de votre calendrier dans un fichier. Remarque: Ce fichier est généralement nommé avec les informations de votre compte, suivi de «.ical.zip».

7. Pour accéder à votre fichier exporté depuis Chrome, sélectionnez le menu à trois points verticaux (dans la zone supérieure droite de votre navigateur), puis choisissez Téléchargements. Sélectionnez Afficher dans le dossier pour localiser l’élément téléchargé. Sur la plupart des systèmes, vous pouvez double-cliquer pour ouvrir le fichier .zip et accéder au fichier de calendrier .ics.

Comment importer dans Google Agenda

Tu peux importer des données de calendrier (au format de fichier .ics ou .csv) vers n’importe quel calendrier Google affiché dans votre liste Mes calendriers.

1. Ouvrez Chrome et accédez à https://calendar.google.com.

2. Sélectionnez le pignon (dans la zone supérieure droite) pour accéder aux paramètres. (Figure A)

3. Sélectionnez Importer et exporter dans le menu de gauche.

4. Cliquez ou appuyez sur Sélectionner un fichier sur votre ordinateur, puis recherchez et sélectionnez le fichier de calendrier exporté que vous souhaitez importer (Figure C).

5. Si nécessaire, ajustez le calendrier répertorié sous le menu Ajouter au calendrier.

6. Sélectionnez Importer pour ajouter des événements du fichier choisi à votre calendrier Google sélectionné.

Figure C

Capture d'écran des paramètres du calendrier, avec l'option Importer et exporter sélectionnée (et l'option d'importation active), avec le fichier sélectionné et le calendrier de destination affichés dans les paramètres (à droite).

Sélectionnez Importer et exporter (flèche rouge) et assurez-vous que Importer est sélectionné. Sélectionnez votre fichier de calendrier et choisissez le calendrier dans lequel vous souhaitez importer des éléments (paramètres dans le cercle rouge), puis sélectionnez Importer.

Après avoir importé un calendrier, examinez les événements pour vous assurer que les données sont correctement importées. Remarque: Toutes les informations de chaque type de fichier de calendrier exporté ne seront pas importées. Par exemple, dans certains cas, seul le premier événement d’activités récurrentes peut s’afficher. Dans d’autres cas, les invités ou les détails de l’événement peuvent ne pas être entièrement importés.

Comment supprimer un calendrier Google

Lorsque vous n’avez plus besoin d’un calendrier Google, vous pouvez supprime-le. Ne le faites qu’après avoir examiné les éléments de votre calendrier pour vous assurer que vous n’avez plus besoin des données. Si vous le souhaitez et si votre politique de conservation des données organisationnelles le permet, exportez puis enregistrez d’abord les données de votre calendrier. Si vous conservez ce fichier de données de calendrier, vous pouvez l’utiliser pour importer et récupérer des données de calendrier à l’avenir.

Vous ne pouvez pas supprimer l’agenda principal associé à votre compte Google. Tout au plus, vous pouvez supprimer tous les événements de votre calendrier principal. Vous pouvez supprimer tout autre calendrier que vous avez créé.

1. Ouvrez Chrome et accédez à https://calendar.google.com.

2. Sélectionnez le pignon (dans la zone supérieure droite) pour accéder aux paramètres (Figure A).

3. Faites défiler le menu de gauche jusqu’à Paramètres de mes calendriers et cliquez sur le nom du calendrier que vous souhaitez supprimer (Figure D).

4. Dans la zone des paramètres principaux, faites défiler jusqu’à la fin de la section, puis sélectionnez Supprimer.

Remarque: Si vous avez sélectionné votre calendrier principal, puis choisissez Supprimer, le système supprimera tous les événements de votre calendrier principal.

5. Le système vous demandera ensuite de confirmer en sélectionnant Supprimer définitivement.

Figure D

Capture d'écran des paramètres de Google Agenda, avec le calendrier sélectionné (zone de menu de gauche) et la flèche pointant sur l'option du bouton Supprimer dans les paramètres (à droite).

Sélectionnez le calendrier que vous souhaitez supprimer dans le menu de gauche (flèche en haut à gauche), puis faites défiler vers le bas jusqu’aux options affichées à droite pour sélectionner le bouton Supprimer (flèche en bas au centre).

Quelles sont vos pratiques de calendrier?

Sur combien de calendriers différents comptez-vous et utilisez-vous systématiquement? Si vous utilisez plus de deux calendriers (un professionnel, un personnel), comment trouvez-vous que plusieurs calendriers vous sont utiles? Si vous avez consolidé vos calendriers, qu’est-ce qui vous a incité à réduire le nombre de calendriers que vous utilisez? Faites-moi savoir comment vous choisissez d’utiliser les calendriers – soit dans les commentaires ci-dessous ou sur Twitter (@awolber).

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