Si vous rencontrez des difficultés pour localiser des fichiers dans Google Drive, Jack Wallen souhaite vous présenter l’outil de filtre de recherche intégré qui vous aidera à rendre le processus plus rapide et plus précis.

Je suis un utilisateur expérimenté de Google Drive. J’ai fait de Drive mon service cloud principal dès sa sortie en 2012 et je n’ai pas regardé en arrière depuis. Au cours de cette décennie, j’ai probablement écrit près de 100 millions de mots dans Google Docs et collaboré avec d’innombrables éditeurs et autres utilisateurs sur des milliers de documents.

Au cours de ces années, j’ai dû régulièrement rechercher des documents dans Drive, parfois à la recherche d’un morceau écrit il y a des années, caché dans un dossier obscur qui précède mon système actuel de hiérarchie des dossiers.

Inutile de dire que Google Drive est ma confiture et je suis toujours à la recherche de moyens de le rendre plus efficace. C’est pourquoi j’ai grandi pour dépendre de la fonction de recherche trouvée dans Drive. Il est très similaire à la fonction de recherche de Gmail et il m’a rarement laissé tomber lorsque j’ai besoin de localiser ces documents et fichiers difficiles à trouver dans Drive.

La fonction de recherche Drive est beaucoup plus puissante que vous ne le pensez. Non seulement il peut rechercher des noms de fichiers, mais même des chaînes dans le corps d’un document. Donc, si vous ne vous souvenez pas du nom du document, mais que vous vous souvenez de quoi il s’agit, la fonction de recherche Drive est là pour vous aider. La fonction de recherche est si puissante qu’elle peut même détecter des chaînes de caractères dans les images. Donc, si c’est dans Drive, vous pouvez le trouver.

Laissez-moi vous montrer comment utiliser cette fonctionnalité de recherche incroyablement puissante dans Google Drive.

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Ce dont vous aurez besoin

Les seules choses que vous devrez suivre sont un compte Google Workspaces (cela fonctionne avec les comptes gratuits et payants) et certains fichiers enregistrés dans Drive. C’est tout: lançons cette chasse au trésor.

Comment utiliser l’outil de recherche Drive

Connectez-vous à Google Workspaces

La première chose à faire est de vous connecter à votre compte Google Workspaces. Une fois que vous avez fait cela, allez à Google Drive et vous êtes prêt à chercher.

Ouvrez l’outil de recherche

Dans la barre de recherche au-dessus des liens rapides (Figure A), vous devriez voir une icône Paramètres à l’extrême droite.

Figure A

Si vous tapez vos résultats de recherche dans le champ, il y a de fortes chances que vous trouviez ce que vous cherchez. Toutefois, si vous avez une grande quantité de données dans Drive, vous voudrez peut-être affiner un peu votre recherche. En faisant cela, la recherche sera non seulement plus rapide, mais elle entraînera également moins de fichiers trouvés, ce qui devrait faciliter la recherche de ce que vous recherchez.

Affinez votre recherche

Cliquez sur l’icône Paramètres pour ouvrir les outils de filtre de recherche. Une fois que cela s’ouvre (Figure B), vous pouvez affiner votre recherche.

Figure B

Voici une description de chaque section de la fenêtre Paramètres :

• Type : sélectionnez parmi les types de fichiers que vous souhaitez rechercher, tels que des documents, des feuilles de calcul, des présentations, des formulaires, de la vidéo et de l’audio.
• Propriétaire: Choisissez parmi n’importe qui, appartenant à moi, ne appartenant pas à moi ou à une personne spécifique.
• A les mots : tapez une chaîne qui sera utilisée pour effectuer une recherche dans le corps des documents et des fichiers.
• Nom de l’élément : tapez une chaîne qui sera utilisée pour rechercher des noms de fichiers.
• Emplacement : Sélectionnez n’importe où, Mon drive, Lecteurs partagés, Partagé avec moi, Dans la corbeille, Étoilé ou Chiffré.
• Date de modification : Sélectionnez n’importe quelle heure, aujourd’hui, hier, 30/07/90 derniers jours ou personnalisé.
• Approbations : sélectionnez L’option En attente de mon approbation ou Demandée par moi.
• Partagé vers : saisissez le nom ou l’adresse e-mail d’une personne à qui vous avez partagé le fichier.
• Suivi : sélectionnez l’option Tout, Suggestions uniquement ou Mesures à prendre uniquement.

Si vous tapez uniquement une chaîne de recherche dans le fichier de recherche et appuyez sur Entrée, cela revient à taper la chaîne dans la section A les mots et à appuyer sur RECHERCHER. Cependant, si vous souhaitez affiner votre recherche, vous pouvez obtenir assez granulaire ici.

Une fois que vous avez rempli et / ou sélectionné vos options, cliquez sur RECHERCHER et vous devriez voir le fichier que vous avez recherché pour dans les résultats.

Et cela, des gens merveilleux, c’est à quel point il est facile d’affiner vos recherches dans Google Drive. Lorsque votre compte Drive contient une quantité massive de données, l’utilisation de cet outil de recherche vous facilitera considérablement la vie (et vos résultats de recherche seront plus exploitables). Jouir!

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