Les améliorations apportées à la façon dont les utilisateurs peuvent stocker, accéder et modifier des fichiers au format Microsoft Office dans les applications Google Workspace signifient que vous n’aurez peut-être plus besoin d’autant d’applications Office que par le passé.
Image: Andy Wolber / TechRepublic
J’ai travaillé avec des organisations qui utilisent Google Workspace (anciennement G Suite et Google Apps) depuis des années. Dans la plupart des cas, les membres de ces organisations utilisaient également des applications Microsoft Office. Les deux suites avaient tendance à coexister, car les organisations avaient souvent de nombreux fichiers aux formats Microsoft Office.
Chaque année, je recevais régulièrement une question de la part des clients: « Dois-je installer Microsoft Office sur mes nouveaux ordinateurs? » Chaque année, je répondais: « Oui, vous avez probablement encore besoin d’Office. »
Récemment, ma réponse a changé – au moins pour une organisation. J’ai dit à mon client: « Vous pouvez acheter Office si vous le souhaitez, mais je ne pense vraiment pas que vous en ayez besoin. »
Au cours des dernières années, ai-je expliqué, Google a apporté plusieurs modifications à Drive, aux éditeurs Docs / Sheets / Slides et à Gmail. En savoir plus sur chacune de ces améliorations clés susceptibles de réduire le besoin d’applications Microsoft Office dans les organisations qui utilisent Google Workspace.
VOIR: Google Sheets: trucs et astuces (Téléchargement TechRepublic)
Google Drive préserve les formats de fichiers
Lorsque vous téléchargez un fichier Word, Excel ou PowerPoint sur Google Drive, les fichiers conservent leur format natif. Ainsi, les fichiers .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt et .pptx restent tous dans leurs formats respectifs. Si vous préférez convertir les fichiers de ces formats au format Google correspondant par défaut, c’est également une option.
Google Drive Desktop donne une vue locale
Google Drive Desktop (anciennement Google Drive File Stream) offre aux utilisateurs des systèmes d’exploitation Windows et macOS une application installée qui offre un moyen convivial pour accéder aux fichiers sur Google Drive. Drive Desktop permet aux utilisateurs de parcourir les dossiers et les fichiers, comme ils le pourraient avec l’explorateur de fichiers Windows ou le Finder macOS. Bien entendu, les fichiers Drive Desktop sont également disponibles dans Google Drive en ligne. Les gens peuvent sélectionner des fichiers et / ou des dossiers spécifiques à synchroniser localement, pour assurer la disponibilité même lorsqu’ils sont déconnectés d’Internet.
Modifier les fichiers Microsoft Office dans Docs / Sheets / Slides
Google Docs, Sheets et Slides vous permettent désormais de modifier et de collaborer de manière native sur des fichiers Word, Excel et PowerPoint. Les fichiers conservent également leurs formats d’origine.
À un moment donné dans le passé, vous deviez convertir des fichiers aux formats natifs de Google. Cela signifiait que les gens se retrouvaient souvent avec deux fichiers: un au format Microsoft et un autre au format Google. L’époque où vous êtes obligé de vous convertir à collaborer est révolue. Vous souhaitez créer un nouveau document Google? Fonce. Vous préférez ouvrir un fichier Microsoft Word et le partager? Les deux fonctionnent, et d’après mon expérience, les deux fonctionnent bien.
Ouvrez les pièces jointes Microsoft Office directement depuis Gmail
Avez-vous reçu une pièce jointe Word / Excel / PowerPoint dans votre compte Gmail d’une personne utilisant Microsoft Office? Dans Gmail sur le Web, placez votre curseur sur la pièce jointe, puis sur l’icône en forme de crayon, puis cliquez / sélectionnez dessus pour ouvrir l’élément et le modifier dans Google Docs, Sheets ou Slides. Encore une fois, c’est à peu près un processus pointer, cliquer et modifier.
De nombreuses personnes qui utilisent Google Workspace n’auront plus besoin d’installer Microsoft Office
Dans le cas de mon client, ils ont décidé de ne pas installer Office sur de nouveaux ordinateurs. Leur travail quotidien se compose de propositions de subventions et de lettres, ainsi que de listes d’organisations, de projets et de bourses. Ils déplacent progressivement les fichiers des formats Microsoft vers les formats Google depuis au moins deux ans. La combinaison de leurs besoins, leur maîtrise des applications Google Workspace et la série constante d’améliorations de la compatibilité Office de Google ont rendu la décision possible.
Bien entendu, les personnes d’autres organisations avec lesquelles je travaille continuent d’utiliser les applications Workspace et Office. Certains sont des utilisateurs expérimentés d’Excel. Quelques-uns utilisent Publisher ou Microsoft Access. Même dans ces organisations, je les encourage à examiner attentivement s’ils doivent vraiment continuer à payer à la fois pour les applications Office et Workspace pour tous les membres de l’organisation.
Tous les membres de votre organisation ont-ils besoin et utilisent-ils à la fois les applications Office et Workspace? Les changements mentionnés ci-dessus vous ont-ils permis de réduire vos coûts de quelque manière que ce soit? Faites-moi savoir ce que vous avez remarqué dans votre organisation, soit dans les commentaires ci-dessous, soit sur Twitter (@awolber).
