Les administrateurs de Google Workspace peuvent souhaiter prendre en compte les cinq paramètres du service Hangouts et Chat, puis communiquer les modifications prévues à tous les membres de leur organisation.
Image: Andy Wolber / TechRepublic
À une certaine époque, Hangouts fonctionnait comme le hub central de plusieurs services de communication de Google. Avec l’installation d’une seule application, les personnes qui utilisaient Hangouts pouvaient discuter avec d’autres utilisateurs de Hangouts, envoyer des messages par SMS, par vidéoconférence et gérer les appels via Google Voice. Mais d’ici la fin de 2021, pour les personnes disposant d’un compte Google Workspace, Google a l’intention de remplacer Hangouts par d’autres applications, notamment Google Chat, Google Meet, Google Voice ainsi que Messages (sur Android).
Google permet aux administrateurs de Google Workspace d’ajuster un paramètre qui contrôle l’accès aux applications Chat et Hangouts classiques. Si un administrateur ne fait rien, les applications Hangouts cesseront de fonctionner à un moment donné et le chat sera la seule option pour les membres de l’organisation.
VOIR: Google Sheets: trucs et astuces (Téléchargement TechRepublic)
Cependant, certains administrateurs de Google Workspace voudront suivre les étapes ci-dessous pour faciliter au maximum le passage de Hangouts classique à Google Chat. Gardez à l’esprit que ces étapes s’appliquent uniquement aux administrateurs de l’espace de travail.
- Connectez-vous au Administrateur de Google Workspace console.
- Accédez au Paramètres du service Google Chat et de la version classique de Hangouts.
- Passez en revue les cinq options de service (Figure A):
- Chat préféré (recommandé pour la migration): Cette option permet à la version classique de Hangouts de continuer à fonctionner sur le la toile et fait de Chat l’option par défaut dans Gmail – à la fois sur le Web et dans les applications mobiles Gmail sur Android et iOS.
- Chat et Hangouts classiques: À l’instar de l’option Chat préféré ci-dessus, les Hangouts classiques et le chat restent actifs. Cependant, cette option maintient les Hangouts classiques actifs par défaut pour les chats dans Gmail.
- Chat uniquement: Sélectionnez cette option pour empêcher l’accès aux Hangouts classiques et autoriser uniquement les utilisateurs à utiliser Google Chat.
- Hangouts classiques uniquement: Sélectionnez cette option pour empêcher l’accès à Google Chat et autoriser uniquement les utilisateurs à utiliser les Hangouts classiques.
Noter: La plupart des administrateurs de l’espace de travail ne doivent pas sélectionner cette option, sauf si l’intention est de ne jamais déployer le nouveau client Google Chat.
- Les deux sont désactivés: Un administrateur peut choisir cette option dans les cas où l’organisation s’appuie sur un outil de discussion tiers. Par exemple, une organisation qui utilise Équipes Microsoft, Mou, Mattermost ou Twist peuvent choisir de désactiver l’accès au chat et aux Hangouts.
Figure A
Les administrateurs de Google Workspace voudront peut-être examiner les options de chat et de Hangouts classiques, puis discuter du moment de tout changement avec les membres de leur organisation.
Comme pour de nombreux paramètres de la console d’administration de Google Workspace, vous pouvez sélectionner une option de service différente pour différents groupes de personnes si vous configurez Workspace. unités organisationnelles.
Choisissez la vitesse à laquelle vous souhaitez que les gens passent de Hangouts à Google Chat
Avant d’apporter des modifications, discutez du calendrier et des étapes nécessaires pour passer de la version classique de Hangouts à Google Chat avec les membres de votre organisation. Google Consolidation des services de chat La page d’aide fournit des détails clés que les personnes impliquées dans ces discussions devraient examiner.
Dans les organisations où les gens utilisent actuellement la version classique de Hangouts, je conseillerais à un administrateur Google Workspace de:
- Laissez le paramètre sur l’option Chat et Hangouts classiques.
- Sélectionnez une date pour basculer le paramètre sur Chat préféré.
Noter: Ces deux paramètres permettent une utilisation active de la version classique de Hangouts et de Google Chat. Il existe des différences clés entre Hangouts et Chat en ce qui concerne la gestion des membres du groupe (fixe ou modifiable), la propriété des conversations (par les membres du groupe ou par l’organisation) et l’accès aux participants externes (autorisé ou interdit). Revoir Interopérabilité du chat de Google et des Hangouts classiques page d’aide pour plus de détails.
Communiquer les changements et le calendrier à tout le monde dans l’organisation
En général, la communication fonctionnera mieux lorsque tout le monde utilise le même client de chat, qu’il s’agisse de Hangouts ou de Chat. Si vous passez de Hangouts à Chat, les utilisateurs voudront peut-être:
- Installez Google Chat sur les appareils mobiles (Android, iOS).
- Ajoutez Google Chat aux favoris dans le navigateur Web ou, si vous le souhaitez, installez l’application Web à partir de Chrome, lorsque vous y êtes invité.
- Démarrez toutes les nouvelles conversations dans le client Google Chat.
Informez un peu les gens de la transition et encouragez-les à suivre les étapes ci-dessus dans le cadre du changement. Bien sûr, si vous gérez des appareils ou des configurations de signets Chrome, vous pouvez également choisir d’installer l’application Google Chat et d’ajouter le signet automatiquement. Dans tous les cas, assurez-vous de donner aux gens un temps raisonnable pour se préparer. Voir l’article qui accompagne celui-ci, Transition de la version classique de Hangouts vers Google Chat: ce que les utilisateurs doivent savoir, pour obtenir des conseils pratiques pour aider les personnes de votre organisation à changer.
Informez également les internautes de la date à laquelle vous passerez au paramètre « Chat préféré ». Aux États-Unis, vous pouvez choisir le 7 septembre 2021 (le lendemain de la fête du Travail) comme date pour ajuster le paramètre et passer au chat préféré. Vous pouvez également encourager les utilisateurs à désinstaller Hangouts et à supprimer les favoris de Hangouts une fois qu’ils ont correctement installé et configuré Chat et déterminer qu’ils n’ont plus besoin de la version classique de Hangouts.
Quelle est votre expérience ou votre plan?
Si vous êtes un administrateur Google Workspace, quelles mesures avez-vous prises pour faciliter la transition de Hangouts vers Google Chat pour les membres de votre organisation? Pendant combien de temps prévoyez-vous d’autoriser l’utilisation de Hangouts et de Chat? Avez-vous l’intention de passer bientôt à Chat Preferred? Faites-moi savoir quel a été votre calendrier et votre approche de communication, soit dans les commentaires ci-dessous, soit sur Twitter (@awolber).
