Nos attentes ne correspondent pas toujours à la réalité. Vous avez probablement vos propres exemples : vous avez vu une magnifique photo d’un repas ou d’un projet de bricolage et vous vous êtes dit, hé, je pourrais le faire ! Parfois, cela fonctionne, et d’autres fois, vous finissez par faire un mème sur les attentes par rapport à la réalité.
La même chose peut arriver avec collecte de données depuis Google Workspace. Les entreprises qui utilisent Google Workspace pour gérer et collaborer sur leurs documents l’apprécient comme une solution pratique et utile, en particulier pour les équipes distantes qui doivent travailler ensemble sur des documents malgré le fait qu’elles se trouvent dans des emplacements physiques dispersés. Mais supposons que ces organisations n’aient pas encore intégré les données de Google Workspace dans leur pipeline de gouvernance de l’information plus large. Dans ce cas, ils peuvent avoir des attentes irréalistes quant à la difficulté de rechercher, de préserver et de gérer ces données.
Alors, que se passe-t-il lorsque l’équipe juridique est informée d’un éventuel litige et apprend que toutes les données réactives sont susceptibles de se trouver dans Google Workspace ? Si vous n’êtes pas préparé, vous risquez de vous retrouver avec une expérience d’ediscovery très coûteuse et longue.
Ce que vous attendez : collecte de données à partir de Google Workspace
Ce n’est un secret pour personne que les volumes de données de tous les fournisseurs de cloud ont explosé ces dernières années. Selon L’enquête sur les données Seagate Rethink d’IDC -2020, les données d’entreprise augmenteront de plus de 42 % d’ici 2022, une grande partie de ces données étant stockées sur des services cloud tels que Google Workspace. Étant donné que Google fournit aux clients d’entreprise des téraoctets de stockage de données, il n’est pas rare que les entreprises laissent s’accumuler d’énormes volumes de données.
Par exemple, supposons que vous ayez besoin de collecter des informations auprès de Jason dans le marketing sur le pitch de campagne pour le produit X. Ainsi, même si vous savez que vous allez avoir beaucoup de données à trier dans Google Workspace, vous vous attendez à pouvoir utiliser Google Vault pour aider à filtrer ces données. Peu importe que vous ne connaissiez pas la structure globale des données que Jason utilise sur son Drive. Vous pouvez sûrement naviguer dans ses dossiers et choisir ce que vous voulez collecter, n’est-ce pas ? Vous allez simplement trouver les fichiers marketing pertinents pour le produit X et télécharger ces fichiers.
Alors la réalité frappe.
Que se passe-t-il réellement : sur la collecte d’un gâchis de données désorganisées
Ce que vous ne saviez pas, c’est que Jason a beaucoup de films, d’extraits sonores et d’autres fichiers qu’il utilise comme source d’inspiration et source pour concevoir de nouvelles campagnes marketing, ce qui signifie son dossier Drive est énorme.
De plus, lorsque vous essayez d’accéder aux fichiers dont vous avez besoin, vous vous rendez compte que vous ne savez pas où se trouve quoi que ce soit dans Jason’s Drive, et Google Vault ne fournit pas d’informations granulaires sur la structure des données. Essayez comme vous le pouvez, vous réalisez que vous ne pouvez tout simplement pas accéder uniquement au contenu dont vous avez besoin. Vos options semblent être limitées à la collecte de Jason’s Drive ou à la non-collecte.
Essayez comme vous le pouvez, vous réalisez que vous ne pouvez tout simplement pas accéder uniquement au contenu dont vous avez besoin. Vos options semblent être limitées à la collecte de Jason’s Drive ou à la non-collecte.
Ce scénario est courant et crée un flux de travail de surcollecte fastidieux dans lequel vous téléchargez simplement tout de chaque dépositaire. Cependant, étant donné que le coût de l’ediscovery est directement lié au volume de données impliqué et que la politique de confidentialité peut dicter les limites de ce qui peut être copié et stocké, il est important d’éviter de collecter des fichiers sans rapport.
Peut-être pouvez-vous utiliser un outil externe pour effectuer une recherche plus détaillée ou éliminer ce matériel source non pertinent de votre téléchargement ? Même dans ce cas, cependant, vous vous rendez compte que ce n’est pas une excellente solution – vous devrez toujours collecter les données de Jason’s Drive, les transférer dans un moteur de traitement pour l’indexation et consacrer du temps et de l’argent à ce dont vous aviez besoin en premier lieu. De plus, si cette affaire implique plusieurs dépositaires, vous pouvez rapidement vous rendre compte que vous n’avez pas les ressources nécessaires pour collecter chaque fichier et ensuite les trier.
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